如何做好纸质档案数字化工作

　随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作，希望大家喜欢！

　 一、扫描加工前阶段

　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　1、纸质档案的准备。

　许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这是好事，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　2、基础设施的准备。

　纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　3、人员的准备。

　档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　4、管理制度的完善。

　科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　 二、扫描加工中阶段

　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　1、掌握标准要求。

　做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　2、掌握操作方法。

　在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　 三、扫描加工后阶段

　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　1、图像检查。

　数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　2、数据对接检查。

　目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　3、数据存储。

　在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　4、数据移交。

　这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。

利用生产设备完成对产品的加工。纸质历史档案内容显示，数字化加工成果是利用生产设备完成对产品的加工。数字化加工主要针对报纸、书刊、杂志、图册、表单、公文等形式的纸介数据，通过专业化的解决方案，加工成PDF、Html、Txt、Doc、Xls等多种可编辑的电子文件格式。

数字化改变了社会，改变了制造，改变了制造技术。从手工作业使用图板到计算机二维绘图和NC加工，从三维设计到数字样机，由数字化工艺过程设计到数字化制造、虚拟制造，从CAD应用到数字化企业（Digital Enterprise）的发展，使传统的制造发生了质的变革。数字化程度已经成为衡量设计制造技术水平的重要标志。实践表明，数字化技术是缩短产品研制周期、降低研制成本、提高产品质量的有效途径，是建立现代产品快速研制系统的基础。

1．CAD/CAM技术奠定了数字化设计制造的基础

产品几何、状态等的表达、传递是设计制造过程的核心。传统的以“工程图纸”为核心的设计制造技术体系构建了以模拟量传递为特征的制造模式。CAD技术的发展使得对产品及其零件的表达、传递可以采用数字化形式精确表达，从而推动了二维CAD和三维CAD的研究和应用。由此形成了以“三维几何模型”为核心的数字化设计制造技术体系，实现了以数字量传递和控制为特征的先进制造技术。目前，产品的数字化定义、数字样机、虚拟仿真等已成为产品研制的基本手段和技术选择。

CAD技术起步于20世纪50年代后期。60年代，随着计算机软硬件技术的发展，在计算机屏幕上绘图变为可能，CAD开始迅速发展。人们希望借助此项技术来摆脱烦琐、费时、精度低的传统手工绘图，即“甩图板”。此时CAD技术的出发点是用传统的三视图的方法来表达零件，以图纸为媒介进行技术交流，即二维计算机绘图技术。在CAD软件开发初期，CAD的含义仅仅是计算机辅助绘图（Computer Aided Drawing），此后逐步发展形成了计算机辅助设计（Computer Aided Design）的概念。CAD技术以二维绘图算法为主要目标的研究与应用一直持续到70年代末期。60年代初期出现了三维CAD系统，起初是极为简单的，只能表达基本几何信息线框系统，不能有效表达几何数据间的拓扑关系，缺乏形体的表面信息。

进入70年代，正值飞机和汽车工业的蓬勃发展时期，飞机及汽车制造过程中遇到大量的自由曲面问题，当时只能采用多截面视图、特征纬线的方式来近似表达所设计的自由曲面。由于三视图方法表达的不完整性，经常发生设计完成后，制作出来的样品与设计者所想象的有很大差异甚至完全不同的情况，这样大大拖延了产品研发时间。此时法国人提出了贝塞尔算法，使人们用计算机处理曲线及曲面问题变得可行，同时也使得法国达索飞机制造公司的开发者们，能在二维绘图系统CADAM的基础上，开发出以表面模型为特点的自由曲面建模方法，推出了三维曲面造型系统CATIA。它的出现标志着计算机辅助设计技术从单纯模仿工程图纸的三视图模式解放出来，首次实现计算机完整描述产品零件的主要信息，同时也使得CAD技术的开发有了现实的基础。曲面造型系统为人类带来了第一次CAD技术革命，改变了以往只能借助油泥模型来近似表达曲面的落后的工作方式。70年代末到80年代初，随着CAD技术的迅速发展，CAE／CAM技术也开始有了较大发展。SDRC公司在当时星球大战计划背景下，由美国宇航局支持及合作，开发出了许多专用分析模块，用以降低巨大的太空实验费用，而UG则侧重在曲面技术的基础上发展CAM技术，用以满足麦道飞机零部件的加工需求。

由于表面模型技术只能表达形体的表面信息，难以准确表达零件的其他特征，如质量、重心、惯性矩等，从而提出了对实体造型技术的需求。由于实体造型技术能够精确表达零件的全部属性，在理论上有助于统一CAD／CAE／CAM的模型表达，给设计带来了惊人的方便性。可以说，实体造型技术的普及应用标志着CAD发展史上的第二次技术革命。进入80年代中期，CV公司提出了一种比无约束自由造型更新颖、更好的算法———参数化特征造型方法。它具有基于特征、全尺寸约束、全数据相关、尺寸驱动设计修改的特征。可以认为，参数化技术的应用主导了CAD发展史上的第三次革命。此时众多CAD／CAE／CAM软件开发公司群雄逐鹿。80年代后期到90年代，CAD向系统集成化方向发展，引起了CAD发展史上的第四次革命。特别是波音777实现了全数字样机，进一步发展了数字化设计制造技术。

2．NC技术促进数控设备的发展，实现产品制造的数字化 制造设备的数控化已成为一个大趋势。在制造技术的发展中，数控加工技术是一个重要 领域，包括数控编程技术、数控技术、智能控制技术等，数控车床、数控铣床等已成为制造的基本手段。由此，发展了柔性加工技术、数字化生产线等技术。数控化使得机床的效率、精度和产品适应性等大为提高。

技术的发展和竞争的加剧，使得人们对产品的要求越来越高，企业要制造高质量、高效率、高可靠性、低缺陷的产品，必须广泛采用先进制造工艺及现代化装备。数字化、精密化、高速化及高效化是现代工艺装备的主要发展趋势，采用先进和稳定的工艺技术，使用精密、高效的数控生产装备，对于提高产品质量、降低生产成本、缩短响应时间具有重要意义。

数控加工设备可以解决由手工作业所引起的质量不稳定问题，可以消除手工作业中工人的技术水平、经验、情绪、觉悟、品德等诸多非技术因素对质量的影响。通过进一步实现数控设备的集成控制，建立零件加工工艺方案、工艺参数设计、控制指令编辑、加工过程仿真等网络化集成应用，将设备的加工过程控制指令永远保存，任意“再现”，从而减少零件在设备上的“在线”时间，减少工人手工操作、输入所占用的机时，大大提高设备的使用效率。

3．知识库和智能化设计是传统工艺技术创新的关键

从系统的角度来认识，制造过程是一个多因素、多目标的复杂系统。由于工艺过程具有不连续性、不平衡性、动态性、多样性、模糊性等诸多的不确定，导致了加工工艺技术的“再现性”差，定性的描述较多，定量的表达较少，甚至有的零件本身几何形态的转移也要借助于刚性工具，也是模拟性的。同时，工艺过程涉及的因素多、系统多，构成工艺知识的“粒度”大小不一，很难完全用规则表达清楚。即使采用数值分析，其分析计算结果仍须要由人类专家进行评估、分析、判读。因此，以制造过程的知识融合为基础，采用智能化设计已成为解决加工工艺设计的有效方法和重要发展方向。

4．集成化促进了制造的柔性化和敏捷化，是实现快速反应制造的基础 面对变化莫测的市场，制造企业应具有快速组织生产、柔性制造和灵活应变的能力，即具备快速响应能力。快速响应制造以数字化、柔性化、敏捷化为基本特征，它要求制造企业通过企业内部网络和外部网络相结合，形成网络化的集成制造系统，对各种设计、制造和信息以及人力、物力等资源进行集成，从而快速地制造出高质量、低成本的新产品。目前，在实际的产品研制中，数字化技术的应用“点”很多，研究的触角也很广泛，但众多的研究基本上还处于“孤岛状”。单点推进多，系统化的研究应用少，总体效能不高，不能满足快速研制的需要。CAD/CAM/CAPP及计算机辅助工艺规划（Compute Aided Process Planning，capp）等技术在制造中有了多方面的应用，但对于数字化环境中零件、工艺、制造资源等之间的互动和关联的研究与应用还相差甚远，在数字空间中的运行模式尚在探索之中。建立基于信息技术的数字化定义、工艺设计、工装设计、设备数控的综合集成系统，可以减少中间传递环节，减少传递误差引起的返工，提高系统的柔性，实现快速反应。