“民警同志，我今年80岁了，想开一张我父母的户籍证明。”“我爸爸前两年过世的，我要查他60年代户口迁出的记录，好像是住过南昌路还是襄阳路那里的，我不确定。”“你看，这些60年代的户口登记簿内页都发黄、发脆了，还能撑多久真不好说。”这些纸质户籍档案带来的困扰，要如何破解？

纸质档案越存越多，查找、保存却存在诸多不便，在城市数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质户籍档案数字化无疑势在必行。今年以来，徐汇公安分局在市局人口办、智慧公安办的大力指导下，深入调查研究、倒排时间节点、逐项攻克难题，全速推进纸质户籍档案数字化加工，于6月底保质保量完成了全区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案数字化加工任务，并研发基于公安网的信息交互、网上调档实战应用系统，在实现派出所“综合窗口”全域入驻街镇社区事务受理中心的基础上，打通徐汇公安政务服务与群众的“最后一公里”，使户籍档案资源更好地服务于公安实战和社会公众，为上海建立符合现代化档案管理要求的档案体系开展积极探索。

查阅、保护历史户籍档案，数字化应用优势明显

由于辖区内解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多，户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务，使得徐汇公安分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下。“传统纸质档案查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，还需要人工费时翻阅查找，像我们辖区很多老房子，同一个地址下往往有好几家甚至是十几家人家，翻阅查找难度就更大了。”公安综合窗口民警严晓韫说。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的，居民要开具家人迁出证明，民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远，被查询人已经过世，后代又不甚了解详细地址的情况，光通过一个姓名，要查询到信息更是难上加难。

而电子档案是通过前期扫描纸质档案，产生高清像素，存入存储设备。用户查询时输入需求，后台算法通过对存储电子档案进行识别，得出针对性的查询结果。电子档案的应用减轻了窗口工作人员需要离开工位、手工检索查找等负担，大大缩短了居民等待的时间，加快了窗口的办事效率。

不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，不可避免会出现发黄、变脆、破损、甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中，又极易造成新的、不可逆的损坏。纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度，保存条件较为严苛。电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化，保存更加完整持久，反复查阅不会受损。纸质档案量只会越存越多，对保存的空间要求也会越来越大，不仅如此，还要安排专门的人员保管。而电子档案对空间的要求极小，在电脑设置密码等有效的方法下，可以妥善地保证电子档案的安全性和保密性。

贴近实战研发数据检索系统，放大内部“放管服”效能

徐汇公安分局全流程把控数据录入质量，严守安全底线，优先选择有涉密资质的加工单位并签订保密协议，通过“双机著录、一机校验”全面确保数据录入准确性。而无纸化只是数字化的第一步，能够随时调取这2000余万页信息的平台才是决定工作成败和服务成效的关键。徐汇公安分局专门研发了B/S网络版数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务，实现对原始户籍档案的电子调档查询。

电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移证存根、迁入户口证、移入户口证、死亡证存根、出生证、户口审批材料等7个档案类别，在查询类别不详的情况下，也可通过综合栏查询所有档案类别；设置了档号、姓名、身份证、详细地址、死亡时间、出生日期、年代7项查询条件，可通过其中一项条件查询或多项条件组合查询。

针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能，能够尽最大可能显示一家人家的户籍档案，方便查询。如遇到档案页面原始字迹模糊，还可放大缩小进行辨认，并增加了打印功能，大大方便了工作人员和民警随时查档调阅。

通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致的来回往返查询旧档案的老大难问题；同时也消除了派出所综合窗口入驻街道服务中心，档案室与窗口分离、民警调档不便的困扰，放大了内部“放管服”效能，市民满意度和民警工作效率成倍提升。

提升群众服务体验感受，助力城市数字化转型目前，徐汇公安分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次，核查户籍相关材料查档日均200余次，查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。

五年前，一位年迈的阿姨来湖南路派出所开其祖父母的户籍证明，她小时候只听她父母提起过祖父母的姓名，并不知道其它信息。当时，户籍窗口民警严晓韫翻了大半天档案，结果还是一无所获。心怀歉意的小严在工作日志上记上了一笔。2020年，湖南路派出所率先启用电子档案后，民警又联系到了阿姨。结果，根据阿姨提供的姓名，民警用了5分钟不到就查到了她祖父母的户籍档案。“谢谢，谢谢，太好了，一桩心事总算落地了。”困扰多年的问题终于解决了，阿姨开心地连连道谢。

李女士来到湖南路街道社区事务受理服务中心，想要办理过世母亲的历史户籍证明，综合窗口工作人员小张通过系统查询，几乎是立刻查询到了相关信息，并为李女士打印出了相关证明。“以前我记得在老派出所的时候，我要开老房子户籍证明，民警同志要进去翻半天；现在搬到这里，感觉所有东西都升级了，怎么会那么快？方便，真方便！”李女士感叹道。

除了到场办理外，“一网通办”的红利也延伸到了手机端。市民任先生在手机随申办内提交了一个开具户籍证明的申请，要求证明“60年代武康路某弄某号内，自己报出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员在工位电脑上收到申请后，通过姓名和地址，迅速查出60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。这样，任先生在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。

法律分析：案卷短期保存的年限为三十年。诉讼档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。根据人民法院诉讼档案的特点，可以分为以下几种情况：

1、凡属本院审判活动形成的需要长远利用的诉讼档案，划为永久保管；

2、凡属在相当长的时期内需要查考使用的诉讼档案，划为长期保管，保管时间为60年；

3、凡属在相对较短的时期内需要查考利用的诉讼档案，划为短期保管，保管时间为30年。

法律依据：《中华人民共和国档案法》第二十一条　 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。第二十二条　 非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。对保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，省级以上档案主管部门可以给予帮助，或者经协商采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以依法收购或者征购。

前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者转让，严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织。向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。

凭证保存期限一般是5年。

以下是具体说明：

一、纳税人/缴费人的凭证保存期限

1一般纳税人：五年。

2小规模纳税人：三年。

3社会保险、住房公积金、医疗保险等缴费人：五年。

4商业银行：十年。

二、企业财务凭证的保存期限

1永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告；

225年的：现金和银行存款日记账；

35年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

43年的：月度、季度财务报告；

5l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。财务凭证是按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账根据的书面证明。

原始凭证和记账凭证，常用的凭证有发票、支票、合同和工时记录等。预先编号制度下，所有作废的凭证都必须妥善保存；

三、个人金融凭证的保存期限

1银行存折、定期存单、支票等：三十年。

2外汇买卖凭证：五年。

四、产权证书的保存期限

1不动产权证书：永久保存。

2汽车、机动车所有权证书：保存期限与车辆使用寿命相同。

五、其他凭证的保存期限

1劳动合同：两年。

2营业执照、税务登记证、组织机构代码证等：需要在规定时间内更新。

通过以上介绍，大家可以看出不同凭证的保存期限存在差异，需要我们了解清楚并妥善保管。同时，为了避免遗失或损坏，可以利用电子档案的形式进行备份和保存。最后，需要强调的是，在期限到达之前不要随意销毁凭证，以免发生纠纷。

公司档案保存年限的规定：

企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

一、企业文件材料归档范围是：

（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；

（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；

（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

二、定期保管的企业管理类档案主要包括：

（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料；

（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；

（三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；

（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料；

（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；

（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料；

（七）本企业党群工作的一般性文件材料；

（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；

（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；

（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

法律依据

《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

第七条__企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。