原材料管理制度

为确保关系到公司产品成本、利润率与产品安全等各项关键性指标在可控范围之内，以保证公司原材料采购、供应、使用乃至生产、销售环节的稳定运作，特制定如下原材料管理制度。

一、 原材料的管理部门

原材料的供应管理部门为公司原料部，保管部门为仓库，原材料的使用安全性由配方管理员负责监督。

二、 原材料的采购管理规定

（一） 新原材料的采购

1、 新原材料的信息收集

1) 新原材料信息收集的主要负责部门：原材料信息组；

2) 新原材料信息收集的辅助部门：日化/食用香精研发部门。（日化/食用香精研发部门因研发需要，也经常需要收集与研发相关的新原材料信息，故日化/食用香精研发部门也有义务收集新原材料的相关信息,并将新原材料信息提供给原料部信息组。）

3) 新原材料的样品收集统一由原料部信息组负责。

2、 新原材料的采购申请

原材料的采购申请分为研发需要申请和原材料新增申请两类：

1) 研发需要申请由调香师填写《新原材料使用申请表》，经部门总监审核，经部门总监审核通过后，进入新原材料的评定与审批流程：

2) 原材料新增申请由原料部总监填写《新原材料使用申请表》，经与研发部门总监讨论通过后，进入新原材料的评定与审批流程。

3、 新原材料的评定与审批

1) 原材料的评定：

A 研发申请的原材料评定：由相对应的日化/研发部门总监会同原料部总监进行质量评定；

B 原材料新增的评定：由技术副总经理组织相对应的日化/食用香精研发部门人员和原料部总监进行评定。

C 新原材料评定的内容：原料的质量、产地、安全性、规格以及价格等

D 评定要求：评定小组至少应对二至三家供应商的原材料进行对比，以确保原材料的质量与价格的合理性；

E 评定需填写的表格：评定小组成员应在《新原材料质量评定表》上写明评定意见，并签名确认后，方可将《新原材料使用申请表》和《新原材料质量评定表》一同呈交上级审批。

2) 新原材料料使用申请的审批

新原材料使用申请和新原材料的质量评定由技术副总经理审批，经技术副总经理审批通过后的新原材料方可进入公司技术或研发部门使用。

3) 新原料采购申请的审批：

A 新原材料经评定小组确认可以使用，并由技术副总经理审批通过可引进的新原材料，品种在五种以内或总采购价值在五千元以内的新原材料采购，由原料部总监直接向财务请款购买；

B 新原材料品种在五种以上或总采购价值在五千元以上的采购，由原料部总监呈报总经理批准。

4、 新原材料的档案管理

1) 研发部门存档：日化/研发部门在进行原材料的评定时，应建立详细的原材料评定档案，以便于日后使用；

2) 原料部将原材料样品分成两份送质量管理部门存档：

A 原料部总监交一份新原材料的样品及技术指标转交给质检部门作为检测的标准依据；

B 原料部总监交一份新原料样品给色质谱分析室建立原材料谱库。

5、 原材料新增的后续处理：

原料部将新增的原材料名称、质量参数、规格、产地、使用要求等相关内容发给相对应的日化/食用香精研发部门总监，由相对应的日化/食用香精研发部门总监通知调香师适时使用。

（二） 现有原材料的采购

1、 现有原材料的采购申请

现有原材料在库存不足常态库存的情况下，仓库主管应根据该原材料的历史使用情况填写《原材料采购申请表》向生产品控部总监提出采购申请，由生产品控部总监向原料部总监提出采购意向。

2、 现有原材料的采购审批

1 原料部总监由到生产品控部送来的采购申请后，应及时核对原材料库存量，经确认需采购后，应及时组织本部门人员落料采购；

2 如原材料的价格及产地发生变化，原料部总监应按“原材料产地及价格变动”的相关规定处理。

（三） 原材料产地及价格发生变动时的处理

1 配方所确定的原材料的价格与产地，研发人员、配方管理员及生产技术人员应严格遵照执行，因市场变化而导致的价格或产地的变更，需要修改配方中的原料产地时，由原料部总监填写《原材料价格/产地变动申请表》并按新原材采购管理规定的相关流程处理。

2 原材料价格及产地变动的后续工作：

原料部总监将总经理审批的《原材料价格变动申请表》交给财务中心调整原材料价格，财务中心将该原材料价格调整登帐后，应及时通知配方管理员，由配方管理员重新核定产品的成本价格，并及时转交财务中心重新核算产品出厂价。

三、 原材料的库存管理规定

（一） 原材料的常态库管理

1、常态库存定额的形成和制定方法

（1）物资常态库存的形成：企业生产经营活动所需的物资，是分批进货陆续消耗使用的。因此，企业仓库中应经常保持一定合理的物资储备，称为库存物资。确定合理的库存量标准，应该以先进合理为原则。因为，过多的储备会造成物资积压，影响资金周转，而储备量过少，则会造成停工待料。

2、常态库存储备定额的制定：企业的库存物资总是经常在最大和最小之间变动，从而形成了库存的经常储备，其制订方法如下：

1) 日期定量法：即先确定物资的供应间隔天数(即物资的储备天数)，然后，据以确定物资的经常储备。

2) 日期定量法计算公式：库存经常储备定额＝平均每天需要量×经常储备合理天数

（二） 原材料的库存管理

1 原材料入库后，仓库管理员应按相关的原材料产品的保管要求进行分类存放；

2 任何出入库原材料均应列入仓库台帐，不得虚报冒领；

3 严格执行原材料、产品出入库管理制度，当天出入库的原材料（包括进口香精）仓库管理员要认真校对产地、型号、数量；验收入库后的原料、香精的名称、型号标识字迹应清晰明显，发出的货物要与《货物出库单》相一致，并及时登帐，做到帐物相符，不短斤缺两；

4 仓库应保持干净整洁，确保原材料保存的环境干燥、阴凉、通风；

5 仓库管理员对于库存货物应做到“六清”、“七防”、“四无”即“数量清、生产与保质期清、保存要求清、生产批次清、产地清、质量清”,“防串香、防渗透、防变味、防变质、防破损、防盗窃、防空帐”及“无鼠咬虫蛀、无霉烂变质、无包装破损、无超限或不符要求保存”；

6 库存物品应遵循“发旧存新”、“发零存整”的原则进行管理，不得新货新发，整货拆发，应按到货先后，做到先到先用，防止久放变质；

7 仓库管理员要严格执行收发管理制度，杜绝无单据交接货物（因特殊情况未能及时提供凭证者，仓库管理员随后要负责跟踪并将手续补办完整），不得无手续出入库；

8 仓库管理员要经常检查仓库货物，发现有盛装物破损，要及时给予更换，防止因泄漏造成公司财产损失；

9 除财务中心因业务需要外，未经总经理批准同意，其它任何部门和个人均不得查看仓库帐薄及相关数据；

10 仓库主管应于次月10日前将上一月的有关报表、单据交给财务中心，不得拖延而影响财务核算工作。

四、 原材料的出入库管理规定

（一） 原材料入库

1 原材料进厂后，应放置在材料待检区，由仓库管理员及原料采购员共同依据订单对原材料进行核对，查看品名（中英文），数量是否一致，确定无误后，由仓库管理员通知品控部门取样检验，符合质量标准的由品控部门开具《合格证》，仓库方可凭品控部门开具的《合格证》将货物验收入库；

2 经品控部门检验不合格的原材料，由品控部门开具《不合格证》，仓库管理员接到不合格通知后,应及时通知原料部门落实处理，原料部门接到通知后应及时通知供货商,办理退货或补货手续,如有特殊原因无法采购到与标样一致的原料，而生产确需使用时，原料部门可按照按新原材料采购的相关规定执行；

3 仓库管理人员应严格按照技术中心规定的原料储存条件、要求，做到分类合理、摆放规范有序；

4 未经检验和检验不合格原材料，仓库不能入库，车间不能使用，否则造成的质量事故和经济损失，由仓库主管、车间主任及相关批准使用的人员负责。

（二） 原材料出库

1、 研发部门申请领用

由调香助理填写《领料单》，向部门总监提出申请，少量原材料由部门总监批准后，仓库可凭研发部门总监签批的《领料单》中所列明的原材料名称、领用数量、规格等发放给调香师。批量原材料领用申请由技术副总经理批准。）

2、 生产部门申请领用

由日化/食用香精生产车间主任凭销售服务部的下达的《生产计划单》向仓库领用原材料。

3、 特殊原材料的申请领用

特殊原材料的申请按“特殊原材料使用管理规定”执行。

4、 任何人无上述所要求的签批手续，仓库管理员一律不得发放原材料；

5、 原材料出库后，仓库管理员必须及时销帐，确保库存物资的帐物相符。

五、 特殊原材料使用管理规定

（一）调香师、技术人员调配食用香精时（包括牙膏、唇膏、洗洁精）必须执行国家公布的《食品添加剂使用卫生标准》GB2760—2007和《食用香精》轻工行业标准QB/T1505—2007所列明的相关规定；

（二）调香师、技术人员调配日用香精时必须执行《日用香精》轻工行业标准QB/T1507—2006所列明的相关规定；

（三）要参照国际相关的法律法规：

1、国际食品香精工业组织（IOFI）；

2、世界卫生组织食品添加剂联合专家委员会（JECFA）；

3、美国香味和萃取物制造者协会（FEMA）；

4、国际日用香精组织（IFRA）。

（四） 公司数据库的原料列明有FEMA号原料的FEMA号或国际、国内允许使用在不同类型、不同种类（食用香精、日化香精）产品的原料；

（五）配方管理员收到调香师配方时应核对配方原料使用的安全性，杜绝违规使用原料；

（六）由于市场竞争原因，确实需要使用不规范原料时，应由调香师向本部门总监提出申请，由本部门总监填写《特殊原材料使用申请表》报技术副总经理审核后，呈交总经理批准，经批准后方可使用。

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物流仓库出入库制度基本流程

一、总则

为保障公司业务的正常运行，使仓库作业合理化，规范化，避免库房出入库工作中出 现误差，特制定本流程。

二、入库

1 所有物品，涉及采购入库、销售退货、借用归还，必须有相对应的单据与实物相一致，缺少单据的不予办理。

2 办理入库手续时，库房人员应从系统内打印出审核通过的单据，对照产品与采购入库单、提货单、验收单、装箱单所列的品名、型号、规格和数量是否相符，如检查核对完全一致且包装无破损后在单据上签字确认；如发现品名、型号或规格与单据所列不一致或包装破损的，应将有疑问的物品单独摆放，并通知采购人员协助处理。

3 财务人员依照库房人员核对无误的采购入库单、提货单、验收单、装箱单来审核产品的品名、规格、型号和数量是否一致，如审核一致则在审核人一栏中签字确认；如审核发现实际物品与单据不符或物品包装有损坏变形时及时告知库房人员，并在单据上注明发现的问题和原因。

4 库房人员在收到财务人员确认无误的单据后，及时办理系统入库手续，将物品上架摆放整齐，并通知商务人员物品的入库情况，以便及时收款和办理出库；在收到财务人员审核出现疑问时及时进行复查，并通知采购人员协助处理。

5库房人员依照审核无误的入库单办理系统入库手续，扫条码并注明库房、库位，录入完成进行再次检查，保存后提交审核，由财务人员进行系统入库单的再次审核，审核通过方可进行发货出库；审核不通过应立即通知库房人员进行更改。

三、出库

1所有的在库产品在涉及销售出库、借用出库或赠送出库，必须在系统内有相应的审核通过单据，直接由系统打印。

2纸质出库申请单、借货单或赠送单需经部门经理签字确认后，方可办理出库。库房人员对单据进行核对，如收货信息详细与否、经理和财务人员签字是否齐全，是否需要总经理签字确认等。信息不全或缺少签字均不可办理出库。

3 库房人员根据准确无误的单据填制装箱单、快递单、封箱签，根据单据进行配货，并检查单据与所配物品的品名、型号、规格、数量是否一致，检查无误在出库单据上签字确认。

4 财务人员根据单据再次核对库房人员所要出库的实物的品名、型号、规格、数量是否一致，并在出库确认栏签字确认，如发现出库产品与单据不一致应通知库房人员进行改正，并监督其更改正确后签字确认。

5 物品打包完成后，由库房人员粘贴封箱签，称量体积和重量；并及时在系统里下推相关的发货出库单据，引入条码号，检查出库信息无误后保存，由财务人员对系统单据核对并审核。

粮食出入库管理制度包含以下几点：

1、粮食仓储单位应当按照国家粮油质量标准对入库粮油进行检验，建立粮油质量档案。成品粮油质量档案还应包括生产企业出具的质量检验报告、生产日期、保质期限等内容；

2、粮油仓储单位应当及时对入库粮油进行整理，使其达到储存安全的要求，并按照不同品种、性质、生产年份、等级、安全水分、食用和非食用等进行分类存放。粮油入库（仓）应当准确计量，并制作计量凭证；

3、粮油仓储单位应当按货位及时制作“库存粮油货位卡”，准确记录粮油的品种、数量、产地、生产年份、粮权所有人、粮食商品属性、等级、水分、杂质等信息，并将卡片置于货位的明显位置；

4、粮油仓储单位应当在粮油出库前按规定检验出库粮油质量。粮油出库应当准确计量，并制作计量凭证，做好出库记录；

5、出库粮油包装物和运输工具不得对粮油造成污染。未经处理的严重虫粮、危险虫粮不得出库。可能存在发热危险的粮油不得长途运输；

6、粮油仓储单位应当及时清除仓房、工作塔等仓储设施内的粉尘，按规定配置防粉尘设备，防止发生粉尘爆炸事故。禁止人员进入正在作业的烘干塔、立筒仓、浅圆仓等设施。

《粮食流通管理条例》第十七条 粮食储存期间，应当定期进行粮食品质检验，粮食品质达到轻度不宜存时应当及时出库。

建立粮食销售出库质量安全检验制度。正常储存年限内的粮食，在出库前应当由粮食储存企业自行或者委托粮食质量安全检验机构进行质量安全检验；超过正常储存年限的粮食，储存期间使用储粮药剂未满安全间隔期的粮食，以及色泽、气味异常的粮食，在出库前应当由粮食质量安全检验机构进行质量安全检验。未经质量安全检验的粮食不得销售出库。

　　材料出入库流程如下：

　　1 资产的分类

　　资产主要分为办公用资产及非办公用资产两大类。办公用资产由公司行政部门负责验收及管理。非办公用资产由专门的库管进行管理。

　　公司资产的主要分为材料、低值易耗品、固定资产、工程物资。

　　① 材料：原料及主要材料、辅助材料、外购半成品、修理用备件、燃料、包装材料

　　② 低值易耗品：一般工具、专用工具、管理用具、劳保用品，相对于固定资产而言，单位价值在2000元以下（包含2000元）的物品

　　③ 工程物资：工程物资是指用于不动产建造的建筑材料

　　④ 固定资产：电子设备，房屋及建筑物、汽车车辆、生产设备等，单位价值在2000元以上的物品。

　　2 单据的使用种类及填写要求

　　主要使用单据种类：提货单、收货单、领料单、出库单、入库单（除产成品）、产成品入库单、过磅单、出库领料单

　　销售清单。

　　3 相关的出入库流程

　　大宗的物品采购，须由采购部门制作采购合同，并由采购负责人及相关领导签字后，进行编码，将合同及相关附件的原件备案于财务部门

　　① 原材料的入库：

　　A验收流程：使用单据：检验单、收货单。需要检验的材料，必须由质检员、相关采购人员、库管人员三方在场，首先由检验人员对需检验的材料进行检验，并开具产品检验单，符合公司的要求后，将检验单交予库管人员，对方必须提供送货清单，由采购人员、库管人员根据对方送货清单核对材料的名称、包装、规格、型号、重量，实际数量/重量与送货单有误差，遵循企业有利原则，如送货单大于实际数量/重量，按照实际的数量和重量填写收货单；如送货单小于实际数量/重量，按照送货单的数量/重量填写收货单。另需要过磅的材料，库管填具收货单时将过磅单一联直接粘贴于收货单第三联记账联后，收货单一式四联，第一联：存根联、第二联：送货方联、第三联：记账联、第四联：保管联。收货单只记录物品的数量、重量。验收完毕后第二联交由供货方结账使用。

　　如质量不符合要求，采购人员通知采购负责人处理。

　　B入库流程：使用单据：入库单。物品验收完毕后，办理入库手续，由库管开具入库单，入库单必须填写供应商名称、产品名称、规格型号、数量/重量、单价、金额等项目，不得涂改，一张供应商一张单据，且多种物品单独标明数量/重量、单价、金额，不得一起合计填写。库管人员与采购人员在单据上签字确认，将背后粘贴过磅单、检验单、送货单的收货单记账联粘贴于入库单记账联后交于会计核算。特别注意：开入库单时根据实际收到的数量/重量为原则开具。如送货单小于实际数量/重量，以实际收到的数量/重量为准；如送货单大于实际数量/重量，以实际收到的数量/重量为准。

　　②原材料的领料流程：

　　使用单据：领料单、出库领料单。各生产部门根据本部门生产计划，填写领料单，领料单注明领料部门、日期、材料名称、品名规格、单位、数量并经部门负责人签字及领料人签字后到仓库领料。库管审核领料单，符合手续后给予领料。领料单一式三联：存根联一联、库管一联、记账一联。库管根据领料单开具出库单，出库单一式四联，存根一联、记账一联、库管一联、领料员一联，库管签字、领料员签字领料，库管将领料单会计联粘贴于出库单记账联背后，每周末返财务记账。

　　③原材料及产品的出库流程：

　　使用单据：提货单、出库单、销售清单。用途：A原材料的销售及非生产使用B产成品的出库。

　　首先销售部将与客户签订的销售合同进行编码，将合同及相关附件的原件备案于财务部门。

　　A办理提货。当销售业务发生时，销售部门填写销售清单，注明客户名称、产品名称、规格型号、单价、金额、销售、销售合同编号、回款方式、回款日期等项目，由业务员签字，销售负责人签字确认。一联交予财务，财务根据销售清单开具提货单，提货单一式五联，存根第一联、提货/库房第二联、车间第三联、记账联第四联、业务员一联。销售人员在办理签字手续后，将二四联交予库管，三联交予车间主任，

　　B办理出库。销售人员拿提货单二、三联给予库管，库管根据提货单开具出库单，出库单一式四联，存根一联、记账一联、库管一联、业务员一联，业务员签字、库管签字。然后库管将记账联、业务员联交予销售人员，销售人员自留一联，将记账联交予财务部，财务部开具出门证。门卫根据出门证放行。随后业务员将发货确认单返财务一联，进行开票核对。

　　④产成品入库流程

　　使用单据：产成品入库单、质检单。生产车间根据生产任务单下推生成任务单汇总表，开具自制产成品明细表（包含内容：产品名称、规格、数量、生产车间及生产时间）检验部质检；质检出具报告，根据检验的结果签字。仓库部要按产成品明细表上的规格型号及数量与实物核对无误后签收，开具产成品入库单，产成品入库单一式四联，存根一联、车间一联、库管一联、记账一联。如有误应及时通知相关人员进行处理。