档案管理制度

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接***的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

　　三、档案复制制度

　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

　　四、档案查借阅制度

　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。

　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。

　　五、档案库房管理制度

　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。

　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。

　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

　　六、档案立卷归档制度

　　1、归档范围

　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

　　2、归档时间

　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。

　　3、归档要求

　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

　　4、归档手续

　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

　　七、“三纳入”、“四参加”制度

　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。

　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。

　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

　　档案人员参加以上活动中带回的资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

　　八、档案史料编研制度

　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

　　九、文书材料归档制度

　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。

　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

　　6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。

　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：

　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；

　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；

　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；

　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；

　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；

　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；

　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-15毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。

　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、档案移交制度

　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。

　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

　　十一、会计档案管理制度

　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

　　十二、声像档案管理制度

　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。

　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

　　6、严格做好声像档案的保密工作。

　　十三、实物档案管理制度

　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

　　十四、档案保密制度

　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

　　十五、档案鉴定销毁制度

　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

　　十六、档案利用制度

　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

　　10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

　　11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

　　十七、档案统计制度

　　1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

　　2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

　　3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

　　4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

　　6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

　　7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

　　办公环境管理规定是为了加强公司的办公环境和办公秩序的管理，严格办公纪律和办公秩序、维护集团公司形象，营造文明和谐的办公氛围而制定的。办公环境管理规定都有哪些内容呢？下面是管理细则，欢迎参阅。

办公环境管理规定1

　一、目的

　为营造整洁、舒适的办公环境、塑造良好的企业形象，规范办公环境卫生管理流程，特制定本规定。

　二、适用范围

　本规定适用于公司所有办公区域的卫生管理与办公设备的使用维护。

　三、个人办公区域的维护要求

　1、每位员工应时刻保证自己的办公桌面物品整齐、整洁无杂物，不摆放与工作无关的个人物品,办公桌面只能摆放必需物品， 其它 物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角一侧。办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公桌一侧，要从哪取使用完后放到原位

　2、特殊岗位的人员(如仓库管理员)应保证自己工作管辖区域(例如仓库)内货物摆放有序、无废弃物等。

　3、办公桌上不能堆放货物、包装废品、实验材料等，应及时办理入库或清理。

　4、办公室内需摆放文件柜、办公桌、电脑等办公设施的，应规范、合理、整齐并随时保持清洁。

　5、使用文件柜、 保险 柜等的员工，应保持文件柜、保险柜的外观干净;内部文件资料摆放整齐;顶部不摆放旧资料、旧文件、旧物品等杂物，保持整体美观。

　6、员工离开办公桌，长期不用电脑设备时，应锁定并关闭显视屏，节约用电。

　四、公共办公区域的维护

　1、每天早上在上班前，部门值日生将所有办公区域的地面清扫一遍;会议室的办公桌擦拭一次、座椅摆放整齐，并将垃圾桶的垃圾清理干净;每周对办公区域的所有窗户、门、微波炉进行一次清洁。

　2、员工应注意保持地面、墙面及其他公共区域的环境卫生，不乱丢垃圾、不吐痰，不乱张贴，能及时清理污物。

　3、使用会议室的员工应爱护会议室设施、保持会议室的整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾，关闭电器、照明电源。

　4、前台环境卫生由前台文员负责日常的维护与整理，注意饮水机的使用、垃圾桶的倾倒等事项，时刻保持前台环境的整洁。

　5、办公区域所有的大型绿化植物由行政部门每周进行定期的维护、修剪等工作，公司自行购买的小型绿化植物由就近部门员工每周进行一次叶面清理与维护工作。

　6、公司除总经理办公室外其他任何区域严禁吸烟，违者一次罚款100元。

　五、监督与奖惩

　1、公司办公室不定期对办公室的环境卫生进行检查，对发现的环境卫生问题，第一次劝导责任部门进行及时整改，第二次要求责令整改同时通报其直接上级，并对责任部门责任人给予一周办公区域卫生打扫的处罚。第三次扣罚部门人员10元/人，三次以上每次50元/人

　2、公司办公室人员必须以身作则，接受所有同事的监督，发现有违规定的行为，可向公司办公室经理、副(总)经理反馈。同时，公司办公室接受员工对于其他人员的环境卫生维护方面问题的反映与投诉。

　六、卫生值日表见附表

　七、办公室环境维护原则

　每周行政人员需根据公司现状及人员配备制定出卫生值日表，以当周值日表为基准。

　第一条 每一位员工均有义务及责任相互督促及个人自觉保持办公室及办公室卫生间环境的整洁、干净。

　第二条 每一位员工需无条件遵守以下条例：

　离开办公桌需将座椅推入办公桌内;

　离开办公位置超过半个小时需将计算机完全关闭。并将相关文件摆放整洁;

　办公桌面需摆放整齐，不得随意丢弃堆放各类与工作无关的私人物品;

　废弃文件和废纸应放入指定位置，每周或者每半个月清理一次;

　公司配备的个人电脑应经常清除灰尘，保持个人配备电脑的干净整洁;

　值日卫生表按照轮换监督制，即：当日值日员工需接受行政部卫生监督(以下简称卫生监督员)。

　第三条 当日值日员工需提前10分钟到达公司进行办公室及卫生间的清扫及擦拭。下班后督促部门内每一位同事将桌面整理干净并将座椅摆放好，当日垃圾不许过夜，垃圾筐满出后需自觉倒掉。

　第四条 卫生监督员需在值日同事清理工作结束后进行严谨的检查，如发现不合格要求其返工。

　第五条 值日员工无条件接受卫生监督员的监督检查，不能以任何理由推脱或拒绝卫生监督员的检查和监督。每次完成卫生工作后主动要求卫生监督员的检查，并在值日表上签字。

　第六条 值日员工有权指导并要求每一位员工保持办公室及卫生间环境的干净整洁。

第七条 每逢国家法定节假日或需接待重要宾客的参观来访，应提前一天由行政组织全体员工大扫除一次。

　卫生监督员不能徇私舞弊，以借口或形式草率检查值日员工的工作。 在上级领导发现办公室卫生环境不整洁等情况时

　第一次警告卫生监督员及时监督整改，第二次通报批评卫生不合格部门并扣罚部门人员10元/人，卫生监督员20元，部门上级领导30元,第三次扣罚部门人员30元/人，卫生监督员50元，部门上级领导100元，同时通报批评。

办公环境管理规定2

　一、 实施目的

　为规范办公区域的工作秩序，营造整齐、清洁、安静、美观的办公环境，提高员工个人办公素养，特制定本规定。

　二、 适用范围

　本规定的实施范围公司的所有办公区域及全体员工。

　三、 具体要求

　(一) 公共区域环境：

　1 工作区内应保持安静，严禁聚众聊天、高声喧哗。

　2 保持公共区域干净清洁、无杂物、纸屑、垃圾;

　3 垃圾篓及时清理，无溢满现象。

　4 行政前台监督保洁人员对办公环境的卫生清洁情况，保持办公环境的整洁干净。

　5 办公区域内禁止抽烟。

　6 办公区域绿化植物放置有序，美观、保持良好状态。

　7 可再利用的二次用纸放置在指定回收盒内。

　(二)个人办公区域：

　1 办公桌：保持办公桌面清洁;桌面除当前使用文件、电脑、口杯、电话、笔筒、文件盘(柜)外，不允许放其他物品;一般常用办公用品：订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌抽屉的一定区域内;

　2 办公室内电脑线、网线、电话线等电气及办公设备路线扎带束好，有序放置，整齐不凌乱。

　3 办公文件分别整理分类标示，整齐放入文件柜。

　4 笔、墨、橡皮、尺子等办公文具整齐放于桌面一侧或抽屉中。

　5 电脑主机、打(复)印机、 显示器 、饮水机等保持无灰尘和污渍，

　6 办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置。

　7 衣服、挎包、公文包等个人物品不得置于办公桌面或卡位上。

　8 个人办公区域地面清洁，无纸屑，杂物。

　9 垃圾桶统一放置于卡座内侧或中间。

　(三)个人仪容及行为：

　1 遵守公司着装要求，着装整洁大方;员工进入办公区应将工牌端正佩带胸前。

　2 工作期间应保持良好精神面貌，坐姿端正。

　3 工作时间办公电话不得私用、闲聊;接拨电话言语简洁，长话短说。

　4 人员离开座位时，应随手将椅子摆正归位。

　5 下班后要整理办公桌面，桌面物品整齐有序。

　6 下班时应确认各自办公区域电脑主机、显示器、照明等电源关闭后方可离开;

　7 洗手池不得倾倒茶叶，残渣;不得将烟头及茶叶，水等随意倒入办公区绿色植物盆内;

　8 上班时间不得在办公区内用餐，不得在办公区吃零食;

　9 在用餐区用餐后须保持桌面卫生，在将垃圾投入消防通道垃圾桶内，严禁乱仍乱弃，需保持楼道周围墙边的干净整洁。

　10 用餐时间或下班注意安全防盗，在前台或公共办公区无人情况下应随手关闭大门。

　本制度自发布之日起施行，由公司行政部负责解释。

　厦门XXXX有限公司

　20xx618

办公环境管理规定3

　一、办公室管理条例

　第一章 总则

　第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的 企业 文化 氛围。

　第二章 细则

　第二条 服务规范：

　1仪表：公司职员工应仪表整洁、大方;

　2微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方;

　3用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗;

　4接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待;

　5电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

　第三条 办公秩序

　1工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

　2职员间的工作交流应在规定的区域内进行(办公室、会议室)或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。

　3职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

　4各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

　5发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时，员工应立即向行政人事部报修，以便及时解决问题。

　第三章 责任

　本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

　2范围

　公司办公室

　3办公区域管理内容

　31办公区环境卫生管理

　311办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环境卫生;

　312小心避免茶水、饮料、食物等污染地毯，垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的垃圾桶内，不得任意乱倒堆积;

　313文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免多余物品占用文件柜的使用空间;

　314每位员工应注意保持环境的清洁，及时整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。

　315办公区内应配纸娄，各楼层、主要公共区域应设置垃圾桶，垃圾由物业管理部门统一清理。

　316每周五下班前，各部门组织各员工清理好办公桌面及纸类的垃圾。

　32每位员工应养成节水用水的习惯，用水后应随手关好水龙头，发现水龙头、马桶等供水设备损坏漏水时，应通知行政人事部尽快修复。

　33公司电话为方便公司与外界沟通、方便处理公务专用。上班时间打私人电话通话时间最多不得超过3分钟，严禁擅自在公司打私人电话，打业务长途电话要精简，尽量缩短通话时间，音量要低，尽量不要影响其他同事的工作。

　34节约使用纸张，及废纸处理

　341注意节约用纸，养成正反两面使用纸张的习惯;

　342充分利用本部局域网传递相关信息，减少纸张用量;

　343按需复印、印刷文件、资料，尽量减少多余份数;

　344办公废纸可使用碎纸机处理，或集中收集卖与废品收购单位，涉及保密的废旧文件由行政人事部集中处理。

　35防火安全

　351各单位办公室装修需报资产管理部备案，装修期间应注意防火、防盗工作;

　352室内不得乱接临时电线、插头，确有需要时应由专业电工进行处理，不得使用电炉及其它电器及其它电热器具。办公室无人时，应切断相关电源，确保用电安全。

　353不得随地丢烟头，视具体条件，可设置吸烟区或使用烟灰缸，会议室等公共场所禁止吸烟，并设立禁烟标志。

　354办公场所按规定配置消防器材，消防通道、公共过道不得乱堆杂物，保持通道畅顺。

　355有现金及其它主要物品存放的部门，应使用保险柜，并装配防盗门(铁闸)或其它安保装置，确保安全防护 措施 可靠，装有安全报警装置的，应适时检查其是否失效。大额现金应按规定及时存入银行。

　356各单位存、取大额现金时，应安排车辆并有两人以上同行，必要时，可提请保卫部门派员随行保卫。

　357建立健全门卫保安制度，有条件的应实行24小时值班。值班人员应严守职责，发现问题要及时处理并报公司相关部门或直接报警。

　36节约用电

　361空调

　3611原则上每年5月~10月期间可开中央空调，遇特别高温高湿天气的其它时间，可酌情开启。

　3612节假日少量员工加班时，原则上不开中央空调。

　3613各办公室人员外出时，应随手关闭本室的空调。

　3614其它独立空调，室温超过25。C时可开启。人员外出时应关闭空调。

　362照明及其它办公用电

　3621各办公室的照明及其它用电，由各办公室自行管理，办公人员应养成节约用电的习惯。

　3622自然光线充足时，尽量不使用人工照明。

　3623人员外出、中午休息及下班后应关闭照明及其它电器的电源。

　37当有人员到访公司，前台文员应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。明确访客身份后，由前台文员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域。

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字画保管不妥是各种因素造成的，如因季节更替产生的温差变化，干、湿不匀，阳光紫外线辐射，环境空气尘埃的污染等等，由此而发生虫蛀、霉变、褪色等现象，使一幅完整的字画面目全非，失去其艺术价值。如果我们了解到字画容易受损的弱点，采取一些有效地防止措施，将会在一定程度上延缓其变旧破损进程，从而使字画寿命延长，能保持其原貌。

字画，不论是立轴、屏、对联、手卷、册页、还是扇面、斗方，基本上属纸质品和丝织品两种，因为都含纤维质，所以具有吸湿性。装裱字画用过的糨糊，含有蛋白质和糖，这又是蠢虫赖以生存的食粮。一幅字画若不精心保管，就很容易遭受各种侵蚀，从而损坏变质。

凡收藏的字画，最好放在封闭的箱、橱、柜内，使字画能拥有一个稳定的有限空间，避免直接受侵蚀和污染。但这并不是说一旦放进去就万事大吉，因为它还是会受到侵蚀的，保存久的辽画被虫蛀是常见的一种毁坏现象。这种蛀虫，人们常称“蠢”虫，呈灰白色，身体短小。大约每年五月左右，随着温度的升高，蠢虫也大量繁殖。防止的办法，可用樟脑丸或上海产的樟脑精块等类药物驱虫。这种樟脑药主要通过其自然挥发出特殊的气味来防虫，具有较好的驱虫效果。使用时可以将樟脑药放在收藏字画的周围。此药一年之中最好分期放二次，第一次在3至4月，第二次在10至11月，这样防虫效果更好。

放在箱、橱、柜内的字画除放药外，还要做到勤翻动，及时清除不洁之物。每隔半年左右就要展开看看，特别是梅雨季节过去之后，最好能分批将字画取出来挂几天这称为“晾画”，这样能有效地防止字画生霉。

霉菌在潮湿、温暖和黑暗条件下最易繁殖，因此，字画的贮藏空间，温暖应保持在14℃~20℃左右，相对湿度在50~60%。因为室内相对湿度偏高，容易引起纸张受潮而滋长霉菌。而太干燥又容易引起字画的翘曲变脆，一般的家庭遇天气干燥时，可常用湿墩布拖地，或在房内放盆水，天气潮湿时，尤其在雨季，尽量少开窗户，这样可以使房间的湿度得到相应的控制。

长期悬挂在外面的字面，会受到太阳紫外线的辐射，使字画颜色褪淡，字迹模糊，发生纤维的老化、变脆。因此，一般不要将珍贵的字画长期地挂在厅室里，更不要挂在太阳能直射到的壁上。应挂一段时间再收藏起来，若字画数量多，则可以采取轮流悬挂的办法，这样做，既能展开收藏字画的不同风格，欣赏佳作，又能延缓老化变色过程。

尘埃也是字画的大敌之一。挂在墙上，或存放在箱、柜中的字画，同样会受到尘埃的影响，细小的尘埃沾在字画表面，遇到一定的湿度，它能成为不洁净的小颗粒，等小颗粒的水分蒸发，会在画面上留下**斑点。

除此之外，对字画保护还应注意，在欣赏观看时，不要用手指指点点接触画面，唾沫沾染。展开和收卷时不要将画折坏留下折痕，因收藏的字画由于年久而变得较脆，容易弄折裂，所以一般不要随便动手，就是收、拿、卷、挂等动作，也一定要格外小心，做到轻手轻脚。

以上介绍的几种保管字画的简易方法，仅供一般爱好字画的收藏者参考。

“古籍的修复这里面可是大有学问，绝不仅仅是你想象用浆糊粘贴那么简单。不同年代、不同损毁程度，乃至不同纸张和印刷方式的书籍都有不同的修复方法。就拿最简单的浆糊粘接来说吧，用浆糊粘接书，其黏稠度也不能一概而论，而是要依纸而定，否定的话很容易造成书页走形、卷边。粘接也不是像很多人想象的那样越牢固越好，因为过稠的浆糊会让附着在上面的已经很脆的书页板结，甚至开裂。”

“干我们修复古籍这行，每拿到一部需要修复的古书籍，都会非常小心地斟酌着适当合适的修复方法。如果书的四边适中，有一定的空间，我们往往会在书页中间加一层棉质的衬纸，就像一个支架一样把它撑起来，然后再把书页裁齐，用砂纸打磨光滑。而如果留下的空间不大，为了不损伤到书的印刷内容，我们往往就会采取金镶玉的修复方法。”说着，余国同随手拿起放在桌上正准备修复的棋谱，“你看这是旧纸，旧纸泛黄似金，而新纸则色白如玉，如果把旧书的纸页用新纸加边，不就成了金镶玉吗？古语云：书中自有黄金屋，书中自有颜如玉。用金镶玉的办法来修复一部内涵丰富的古书籍实在是最合适不过了。”

ISO14001条例

ISO 14001 是环境管理体系认证的代号。 ISO 14000 系列标准是由国际标准化组织制订的环境管理体系标准。是针对全球性的环境污染和生态破坏越来越严重，臭氧层破坏、全球气候变暖、生物多样性的消失等重大环境问题威胁著人类未来的生存和发展，顺应国际环境保护的发展，依据国际经济贸易发展的需要而制定的。 目 次 前言 引言 1、范围 2、规范性引用文件 3、术语和定义 4、环境管理体系要求 41总要求 42环境方针 43策划 431环境因素 432法律法规和其他要求 433目标、指标和方案 44实施与运行 441资源、作用、职责和权限 442能力、培训和意识 443信息交流 444文件 445文件控制 446运行控制 447应急准备和响应 45检查 451监测和测量 452合规性评价 453不符合、纠正措施和预防措施 454记录控制 455内部审核 46管理评审 附 录 附录A（资料性附录）本标准使用指南 附录B（资料性附录）GB／T24001与GB／T19001之间的联系 环境管理体系 要求及使用指南 1、 范围 本标准规定了对环境管理体系的要求，使一个组织能够根据法律法规和它应遵守的其他要求，以及关于重要环境因素的信息，制定和实施环境方针与目标。它适用于那些组织确定为能够控制，或有可能施加影响的环境因素。但标准本身并未提出具体的环境绩效准则。 本标准适用于任何有下列愿望的组织： a) 建立、实施、保持并改进环境管理体系； b) 使自己确信能符合所声明的环境方针； c) 通过下列方式展示对本标准的符合； 1） 进行自我评价和自我声明； 2） 寻求组织的相关方（如顾客）对其符合性予以确认； 3） 寻求外部对它的自我声明予以确认； 4） 寻求外部组织对其环境管理进行认证／注册。 本标准规定的所有要求都能纳入任何一个环境管理。其应用程度取决于诸如组织的环境方针、它的活动、产品和服务的性质、以及它的运行场所及条件等因素。本标准还在附录A中对如何使用本标准提供了资料性的指南。 2、 引用标准 无引用标准。保留本章是为了使本版中的章节号和前一版（GB／T24001－1996）保持一致。 3、 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准： 31 审核员auditor 有能力实施审核的人员。 [GB／T19000－2000，399] 32 持续改进continual improvement 不断对环境管理体系（38）进行强化的过程，目的是根据组织（316）的环境方针（311），实现对环境绩效（310）的改进。 注：该过程不必同时发生于活动的所有方面。 33 纠正措施corrective action 为消除已发现的不符合（315）的原因所采取的措施。 34 文件document 信息及其承载媒介。 注1：媒介可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：摘纺自GB／T19000－2000，372。 35 环境environment 组织（316）运行活动的外部存在，包括空气、水、土地、自然资源、植物、动物、人，以及它们之间的相互关系。 注：从这一意义上，外部存在从组织（316）内延伸到全球系统。 36 环境因素 environmental aspect 一个组织（316）的活动、产品和服务中能与环境（35）发生相互作用的要素。 注：重要环境因素是指具有或能够产生重大环境影响的环境因素。 37 环境影响envioronmental impact 全部或部分地由组织（316）的环境因素（36）给环境（35）造成的任何有害或有益的变化。 38 环境管理体系environmental management system(EMS) 组织（316）管理体系的一部分，用来制定和实施其环境方针（311），并管理其环境因素（36）。 注1：管理体系是用来建立方针和目标，并进而实现这些目标的一系列相互关联的要素的集合。 注2：管理体系包括组织结构、策划活动、职责、惯例、程序（319）、过程和资源。 39 环境目标environmental objective 组织（316）依据其环境方针（311）规定的自己所要实现的总体环境目的。 310 环境绩效environmental performance 组织（316）对其环境因素（36）进行管理所取得的可测量结果。 注：在环境管理体系条件下，可对照组织（316）的环境方针（311）、环境目标（39）、环境指标（312）及其他环境绩效要求对结果进行测量。 311 环境方针environmental policy 由最高管理者就组织（316）的环境绩效（310）正式表述的总体意图和方向。 注：环境方针为采取措施，以及建立环境目标（39）和环境指标（312）提供了一个框架。 312 环境指标environmental target 由环境目标（39）产生，为实现环境目标所须规定并满足的具体的绩效要求，它们可适用于整个组织（316）或其局部。 313 相关方interested party 关注组织（316）的环境绩效（310）或受其环境绩效影响的个人或团体。 314 内部审核internal audit 客观地获取审核证据并予以评价，以判定组织（316）对其设定的环境管理体系审核准则满足程度的系统的、独立的、形成文件的过程。 注：在许多情况下，特别是对于小型组织，独立性可通过与所审核活动无责任关系来体现。 315 不符合non-conformity 未满足要求。 [GB／T19000－2000，362] 注：此术语在GB／T19000－2000中为“不合格（不符合）”。 316 组织organization 具有自身职能和行政管理的公司、集团公司、商行、企事业单位、政府机构、社团或其结合体，或上述单位中具有自身职能和行政管理的一部分，无论其是否有法人资格，公营或私营。 注：对于拥有一个以上运行单位的组织，可以把一个运行单位视为一个组织。 317 预防措施preventive action 为消除潜在不符合（315）原因所采取的措施。 318 污染预防prevention of pollution 为了降低有害的环境影响（37）而采用（或综合采用）过程、惯例、技术、材料、产品、服务或能源以避免、减少或控制任何类型的污染物或废物的产生、排放或废弃。 注：污染预防可包括源削减或消除，过程、产品或服务的更改，资源的有效利用，材料或能源替代，再利用、回收、再循环、再生和处理。 319 程序procedure 为进行某项活动或过程所规定的途径。 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：摘编自GB／T19000－2000中345 320 记录record 阐明已取得的结果或提供所从事活动的证据的文件（34）。 注：摘编自GB／T19000－2000中376条改写。 4环境管理体系要求 41总要求 组织应根据本标准的要求建立实施、保持和持续改进环境管理体系，确定如何实现这些要求，并形成文件。 组织应界定环境管理体系的范围，并形成文件。 42环境方针 最高管理者应确定本组织的环境方针，并在界定的环境管理体系范围内，确保其： a）适合于组织活动、产品和服务的性质、规模和环境影响； b）包括对持续改进和污染预防的承诺。 C）包括对遵守与其环境因素有关的适用法律法规要求和其他要求的承诺； d）提供建立和评审环境目标和指标的框架； e）形成文件，付诸实施，并予以保持； f）传达到所有为组织或代表组织工作的人员； g）可为公众所获取。 43策划 431环境因素 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用来： a）识别其环境管理体系覆盖范围内的活动、产品和服务中能够控制、或能够施加影响的环境因素，此时应考虑到已纳入计划的或新的开发、新的或修改的活动、产品和服务等因素； b）确定对环境具有、或可能具有重大影响的因素（即重要环境因素）。 组织应将这些信息形成文件并及时更新。 组织应确保在建立、实施和保持环境管理体系时，对重要环境因素加以考虑。 432法律法规和其他要求 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用来 a）识别适用于其活动、产品和服务中环境因素的法律法规和其他应遵守的要求，并建立获取这些要求的渠道； b）确定这些要求如何应用于组织的环境因素。 组织应确保在建立、实施和保持环境管理体系时，对这些适用的法律法规和其他要求加以考虑。 433目标、指标和方案 组织应对其内部有关职能和层次，建立、实施并保持形成文件的环境目标和指标。 如可行，目标和指标应可测量。目标和指标应符合环境方针，并包括对污染预防、持续改进和遵守适用的法律法规及其他要求的承诺。 组织在建立和评审目标和指标时，应考虑法律法规和其他要求，以及自身的重要环境因素。此外，还应考虑可选的技术方案，财务、运行和经营要求，以及相关方的观点。 组织应制定、实施并保持一个或多个用于实现其目标和指标的方案，其中应包括： a）规定组织内各有关职能和层次实现目标和指标的职责； b）实现目标和指标的方法和时间表。 44实施与运行 441资源、作用、职责和权限 管理者应确保为环境管理体系的建立、实施、保持和改进提供必要的资源。资源包括人力资源专项技能、组织的基础设施、以及技术和财力资源。 为便于环境管理工作的有效开展，应对作用、职责和权限做出明确规定，形成文件，并予以传达。 组织的最高管理者应任命专门的管理者代表，无论他（们）是否还负有其他方面的责任，应明确规定其作用、职责和权限，以便： a）确保按照本标准的要求建立、实施和保持环境管理体系； b）向最高管理者报告环境管理体系的运行情况以供评审，并提出改进建议。 442能力、培训和意识 组织应确保所有为它或代表它从事被确定为可能具有重大环境影响的工作的人员，都具备相应的能力。该能力基于必要的教育、培训或经历。组织应保存相关的记录。 组织应确定与其环境因素和环境管理体系有关的培训需求并提供培训，或采取其他措施来满足这些需求。应保存相关的记录。 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，使为它或代表它工作的人员都意识到： a）符合环境方针与程序和符合环境管理体系要求的重要性； b）他们工作中的重要环境因素和实际的或潜在的环境影响，以及个人工作的改进所能带来的环境效益； c）他们在实现与环境管理体系要求符合性方面的作用与职责； d）偏离规定的运行程序的潜在后果。 443信息交流 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用于有关其环境因素和环境管理体系的： a）组织内部各层次和职能间的信息交流； b）与外部相关方联络的接收、形成文件和回应。 组织应决定是否应其重要环境因素与外界进行信息交流，并将决定形成文件。如决定进行外部交流，就应规定交流的方式并予以实施。 444文件 环境管理体系文件应包括： a）环境方针、目标和指标； b）对环境管理体系的覆盖范围的描述； c）对环境管理体系主要要素及其相互作用的描述，以及相关文件的查询途径； d）本标准要求的文件，包括记录； e）组织为确保对涉及重要环境因素的过程进行有效策划、运行和控制所需的文件和记录。 445文件控制 应对本标准和环境管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种特殊的文件，应该按照454的要求进行控制。 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以规定： a）在文件发布前进行审批，确保其充分性和适宜性； b）必要时对文件进行评审和更新，并重新审批； c）确保对文件的更改和现行修订状态做出标识； d）确保在使用处能得到适用文件的有关版本； e）确保文件字迹清楚，标识明确； f）确保对策划和运行环境管理体系所需的外部文件做出标识，并对其发放予以控制； g）防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留，要做出适当的标识。 446运行控制 组织应根据其方针、目标和指标，识别和策划与所确定的重要环境因素有关的运行，以确保它们通过下列方式在规定的条件下进行： a) 建立、实施并保持一个或多个形成文件的程序，以控制因缺乏程序文件而导致偏离环境方针、目标和指标的情况； b）在程序中规定运行准则； c）对于组织使用的产品和服务中所确定的重要环境因素，应建立、实施并保持程序，并将适用的程序和要求通报供方及合同方。 447应急准备和响应 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用于识别可能对环境造成影响的潜在的紧急情况和事故，并规定响应措施。 组织应对实际发生的紧急情况和事故作出响应，并预防或减少随之产生的有害环境影响。 组织应定期评审其应急准备和响应程序。必要时对其进行修订，特别是当事故或紧急情况发生后。 可行时，组织还应定期试验上述程序。 45检查 451监测和测量 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，对可能具有重大环境影响的运行的关键特性进行例行监测和测量。程序中应规定将监测环境绩效、适用的运行控制、目标和指标符合情况的信息形成文件。 组织应确保所使用的监测和测量设备经过校准或验证，并予以妥善维护。且应保存相关的记录。 452合规性评价 4521 为了履行遵守法律法规要求的承诺，组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以定期评价对适用法律法规的遵守情况。 组织应保存对上述定期评价结果的记录。 4522 组织应评价对其他要求的遵守情况。这可以和4521中所要求的评价一起进行，也可以另外制定程序，分别进行评价。 组织应保存上述定期评价结果的记录。 453不符合、纠正措施和预防措施 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用来处理实际或潜在的不符合，采取纠正措施和预防措施。程序中应规定以下方面的要求： a）识别和纠正不符合，并采取措施减少所造成的环境影响； b）对不符合进行调查，确定其产生原因，并采取措施避免再度发生； c）评价采取措施以预防不符合的需求；实施所制定的适当措施，以避免不符合的发生； d）记录采取纠正措施和预防措施的结果； e）评审所采取的纠正措施和预防措施的有效性。 所采取的措施应与问题和环境影响的严重程度相符。 组织应确保对环境管理文件进行必要的更改。 454记录控制 组织应根据需要，建立并保持必要的记录，用来证实对环境管理体系和本标准要求的符合，以及所实现的结果。 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用于记录的标识、存放、保护、检索、留存和处置。 环境记录应字迹清楚，标识明确，并具有可追溯性。 455内部审核 组织应确保按照计划的时间间隔对管理体系进行内部审核。目的是： a）判定环境管理体系 1） 是否符合组织对环境管理工作的预定安排和本标准的要求； 2） 是否得到了恰当的实施和保持。 b）向管理者报告审核结果。 组织应策划、制定、实施和保持一个或多个审核方案，此时，应考虑到相关运行的环境重要性和以前的审核结果。 应建立、实施和保持一个或多个审核程序，用来规定： ——策划和实施审核及报告审核结果、保存相关记录的职责和要求； ——审核准则、范围、频次和方法。 审核员的选择和审核的实施均应确保审核过程的客观性和公正性。 46管理评审 最高管理者应按计划的时间间隔，对组织的环境管理体系进行评审，以确保其持续适宜、充分性和有效性。评审应包括评价改进的机会和对环境管理体系进行和修改的需求，包括环境方针、环境目标和指标的修改需求。应保存管理评审记录。 管理评审的输入应包括： a）内部审核和合规性评价的结果； b）来自外部相关方的交流信息，包括抱怨； c）组织的环境绩效； d）目标和指标的实现程度； e）纠正和预防措施的状况； f）以前管理评审的后续措施； g）客观环境的变化，包括与组织环境因素有关的法律法规和其他要求有关的发展变化； h）改进建议。 管理评审的输出应包括为实现持续改进的承诺而作出的，与环境方针、目标、指标以及其他环境管理体系要素的修改有关的决策和行动。