是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。主要困难：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。

下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。

创建档案管理分类架构

检察院的综合档案管理，分类架构一般为：

文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。

各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。

取卷

从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：

准确记录所取案卷的物理存放位置。

依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

档案定义

档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。

拆卷

拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。

拆卷的注意事项：

保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。

保持案卷的清洁。

拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。

取掉案卷中的金属物。

将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。

为了方便扫描及时与扫描人员沟通。

注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。

录入卷内文件信息

一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。

如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。

扫描

对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。

3Hmis的管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。

如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

扫描时的注意事项如下：

根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。

对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。

根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。

将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

如何做好纸质档案数字化工作

　随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作，希望大家喜欢！

　 一、扫描加工前阶段

　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　1、纸质档案的准备。

　许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这是好事，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　2、基础设施的准备。

　纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　3、人员的准备。

　档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　4、管理制度的完善。

　科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　 二、扫描加工中阶段

　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　1、掌握标准要求。

　做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　2、掌握操作方法。

　在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　 三、扫描加工后阶段

　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　1、图像检查。

　数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　2、数据对接检查。

　目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　3、数据存储。

　在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　4、数据移交。

　这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。

传统载体档案是否需要进行数字化以考虑利用需要及载体保护为前提正确。

鉴定先行，是保证档案数字化质量的内在要求。馆藏档案数字化首先面临的问题是挑选什么档案进行数字化？科学圈定优先档案数字化的范围，剔除重复和无用档案，保证数字化的质量和效率，档案鉴定必须先行一步。

从实践经验看，档案鉴定应该遵循以下原则：利用优先原则。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案鉴定应根据利用者的要求和想法，对本馆（室）档案利用情况进行统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行鉴定和数字化处理。

反映历史原貌原则。档案鉴定是数字化前对档案信息的提炼，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除重复、无用或者无关紧要、可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真实情况。当然，鉴定必须持谨慎态度，不能背离客观真实的历史。

系统分析原则。在档案目录编研、专题专库分类上必须体现系统思维，力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案材料的处理标准一致。在单个档案鉴定中，也要注意系统性、完整性，切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系，因而影响到档案的整体价值。

成本控制原则。要充分利用已有的信息传输网络和平台，统筹本区域各类档案馆（室）资源，发挥专业档案馆、技术团队优势，共享人才和技术资源，分级分工负责档案文件的收集、整理、鉴定、归档，避免档案重复鉴定、重复数字化处理等无效劳动，努力实现低投入高效率。

保护优先原则。数字化存储技术开辟了档案保护和利用的新途径。对珍贵档案、濒危档案的鉴定和数字化处理，可以减少原件使用，降低人为损坏，是对重要档案最经济和便捷的保护方法。

安全保密，是档案数字化建设的底线：

网络环境下，档案存储和利用都面临安全和保密问题的考验。传统载体档案数字化成果依赖于数字化设备而存在。由于数字化文件所依赖的技术和设备更新换代快，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的保护造成一定影响。因此，必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。

比如，采用移动硬盘、光盘、服务器备份等方式保存档案信息。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。因此，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。

对于涉密档案，无论是在数字化处理环节，还是在网络环境下，都必须有足够的保密意识，加大安全保密执法检查力度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时，要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。

档案数字化是大势所趋，档案数字化建设的目的就是要让利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息，使档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。