家庭保存重要纸质文件保存重要纸质文件的方法

栏目：古籍资讯发布：2023-10-25浏览：1收藏

家庭保存重要纸质文件保存重要纸质文件的方法,第1张

1、到文具店里面买透明硬胶套A5或A3规格来装。

2、用过塑相片的方式把纸张过塑。

3、注意放干燥处切忌能放潮湿的地方，会加快纸张氧化分解，用本书夹中间减少纸张挪动磨擦，用塑料袋真空压制保存。

4、纸张的成分是纤维，主要成分也是碳,但是有杂质，性质不如碳稳定，如果能隔离掉温度、湿度、光照等的催化作用，单纯考虑不能避免的氧化作用，几万年也是没有问题的。

面对虫害，存入库房的古籍都是经过冰冻房一个礼拜的存放保证杀虫，降低纸张和墨迹的活性。

防灰尘也是很重要的，灰尘里有很多微生物的“食物”

防紫外线也是一个很重要的方面，导致古籍褪色，纸张变脆。措施很简单，防紫外线窗帘

补充一点，许多古籍也是保存在古建筑里，古建筑不能迁改，原有环境容易火灾与漏水，这也是很大的危害。譬如国家图书馆古籍馆，近北海也不是没有道理的。

哪怕国家图书馆新馆新建的库房，也是需要空房下全设备运转半年之久以观测是否存在火灾和漏水的隐患。

国图古籍的库房保存是 16-20度恒温（国外标准是18度），湿度50%，避光，驱虫，防水，保存。

四库全书之类重要古籍，具有其他特定防护措施。

古籍的数字化是保护古籍的最终出路。

纸质档案怎样长久保存

　目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出纸质档案怎样长久保存。希望大家喜欢！

　纸质档案怎样长久保存

　一、知识背景

　重视纸质文档的保存工作是档案工作人员必须要注意和认真对待的重要问题。由于历史的原因，当前主要的档案资料都是采用纸质材料为载体进行保存，特别是一些机密性较高的文件，大多采用纸质文件存档，这样就为保存纸质文献档案提出了较高的要求。

　二、古代方法

　为了能让纸张能保存较长时间，在造纸时，会采用石灰和石棉等含碱性较强的天然材料，因为在日后的保存中，空气中多含酸性，这样能够让纸张不易老化破损，得以长久保存。

　三、现代存放

　国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》做了明确界定：档案库房（含胶片室、磁带室）的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。由此可见档案库房存储条件的严苛，这样才能有效保存纸质档案。

　四、避免酸性环境的生成

　酸性环境的形成主要有两条途径：

　1、造纸过程中残留的酸；

　2、当纸张湿度过大时吸收空气中的酸性气体，使纸张PH值变小。

　五、防治光化学反应发生

　最好将档案库房建在环廊内，不但避免阳光照射，而且可减少空气中有害气体的侵入。

　六、控制库房温度

　温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快。平时几乎不进行的纤维素有关反应也会发生，纸质老化速度就会加快。当温度过高时，纸质会失去水份而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制温度，不可过高也不可过低，最好控制在14—24℃之间。

　七、控制库房湿度

　空气中湿度大，纸张含水量就大，酸性物质对纸张中纤维素破坏作用就大，这就是相对湿度越高，纸张白度呈直线下降的原因。当相对湿度超过85%时，纸张物理强度损失30%以上，弹性完全失去，晒干后也不能恢复原来的状态。另外，相对湿度若低于25%以下，纸张又会因干燥失去水分而发硬变脆，弹性、耐折度减弱而易破损。因此，档案库房的湿度非常重要，一定要尽量保持稳定，最好控制在45%—60%。

　八、除尘杀菌

　灰尘是细菌、霉菌的携带者，本身也会对纸张产生磨损、腐蚀等破坏作用，因此在档案入库前就要进行除尘、杀菌。入库后要严格控制温湿度，因为高温高湿是细菌、霉菌繁殖的必要条件。

　拓展阅读：声像档案的保存与利用

　声像档案是以照片、影片、录音带、光盘及硬盘等不同载体来对声音和图像进行保存，并能够再现，同时也可以辅以文字的具有保存价值的历史记录。其种类较为丰富，在保存和利用过程中需要采取必要的措施确保其功能性，实现其实现更好的查询和检索能力。

　一、确保录制质量和格式的规范性

　对于声像档案的质量的保证，则需要从源头上进行干扰，这才能起到根本性的效果。所以作为档案部门，则需要有取主动干扰的措施，通过对音视频文件摄录标准、摄录器材和存储介质的选择、摄录人员的指导和培训等源头上来对音视频文件的录制质量和录制格式的规范化和标准化进行有效的控制，为声像档案的归档案保存和利用奠定良好的基础。

　二、强化对归档声像文件的接收、校验和保存

　（一）坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性

　（1）对拟归档声像文件的内容进行严格挑选

　作为声像档案其一定要具有长期、持久保存的意义，所以对需要拟归档的声像文件的内容要进行评估，对其是否具有持久价值和档案价值进行鉴定，并在此基础上实现对拟归档文件进行挑选。

　（2）把好对拟归档声像文件格式的`校验关

　对于需要长期和永久保存的声像档案，理论上需要按照未压缩或是无损压缩的格式来进行保存，但在实际声像档案形成过程中，存储格式和存储载体在满足国家相关参数要求下，则需要在保证视听质量的同时，确保做到存储空间的最小化。

　（3）把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关

　对拟归档的声像则需要根据同类内容的纸质档案管理规定对其密级和保存期限进行确定，但不管是需要长期还是永久保存的声像档案，其存储的介质即使在符合条件的要求下进行存储，但由于其自身物理和化学性质稳定性较差，所以想要长期安全存放具有一定的难度，对声像档案所记载的信息进行到更新或是迁移具有必要性。

　（二）根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施

　（1）做好提前备份工作

　对于声像档案为了确保其安全性，则需要提前做好备份。利用耐久材质的备份介质，使用标准的软件和文件格式对数据进行存储，减少存储和利用过程中导致声像档案出现损坏的情况发生。对于备份的声像档案要减少数据迁移的频率，从而避免由于数据丢失而导致的损失发生。对于备份档案的保存以远距离异地存储为宜，这样不仅可以有效的避免由于污迹、霉变和介质层间开裂等原因所导致的声像档案无法读取的情况发生，同时在一些自然灾害和人为损坏发生时，避免声像档案的安全受到威胁。

　（2）对归档的声像档案要定期检查

　单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。

　（3）对存储介质要适时更新

　通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。

　（4）对存储信息要适时迁移

　近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。

　三、确保读取方式的最优选择与最佳效果

　（一）提高读取方式的安全性

　提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。

　（二）提高内容检索的便捷性

　尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。

　四、结束语

　近年来，随着科学技术的快速发展，语音识别和人像识别技术开始在声像档案信息检索中开始应用，这不仅有利于提高声像档案信息查询的准确性和便捷性，而且也是对声像档案内容快速检索能力得以实现的重要突破，必将推动声像档案得到健康的发展。

　谈实物档案如何整理

　[摘要]各单位在工作中都会形成一些具有保存价值的实物，如奖状等荣誉性实物，失效的印章，著名人物的题词、书画、名优产品实物等。要使这些实物发挥更大作用，就必须对其进行科学整理。

　[关键词]机关单位；实物档案；整理

　实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。

　一、实物档案的分类

　分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

　二、实物档案的排列

　排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。

　实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。

　三、实物档案的贴签

　贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

　标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。

　四、实物档案的编目

　编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

　实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。

　实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。

　五、实物档案的装盒

　装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的

　印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。

　六、结论

　实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。

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对很多爱书的人来说，家中都有不少曾爱不释手的书，扔掉不舍得，但如何保存也让他们颇为困扰。下面来听听几位业内人士，他们对家庭如何藏书给读者的支招。

线装书比现代书更好保存

一直以为，线装的古籍善本是文物，颇为珍贵，也是比较难以保存的。但西安古旧书店的张鸣经理告诉记者，其实线装古籍善本相比现代书籍，还属于相对容易保存的一类：“线装书的寿命在千年左右，也就是说，如果保存得宜，线装书至少能保存千年，相较之下，现代书籍的寿命只有三百年。因为古代线装书所用的纸张都是纯天然的材料制成的，而现代的造纸技术中会加入很多化学原料，如荧光剂等，所以现代书籍反而不如线装书容易保存。稍微有点年头的现代书籍就会出现书页泛黄，纸张脆弱的情况，所以说，现代书籍的保存也不能忽视。”这也是北京同雅文化印刷定制图书产品的特点，采用宣纸水墨为印刷材质，保存持久，更利于文化传承。

张鸣经理还说，除了放樟脑球等方法，也可在旧书中夹带晒干的灵香草。灵香草是一种名贵的药材和天然香料,其干品是防虫防蛀的佳品。也可以用特制香樟木、楠木书柜保存旧书，此外还可用烟叶，将烟叶晒干后用纱布包好放在书柜、书箱的角落里。而一位名叫“小八娃娃”的网友在网上分享了她的存书之道，就是将晒干的薰衣草洒在书页中，“不但能防虫，还会给书页增添一种别样的香气。而在图书摆放时，精装书、平装书可直放，书脊朝外，便于查找。摆放时，如一层未装满，可放一个书档，以免书松散歪斜，造成书背弯曲、书页卷曲。线装书书体较轻，不宜直放。”

古老的晒书日是一个好传统

读者郑先生打来电话，说他从小就爱看小人书，并通过各种渠道收藏了大量小人书。但由于工作繁忙，他没时间仔细打理这些书籍，只能放在床底下。他告诉记者，他收藏了五百本小人书，有很多现在看来都非常珍贵，以前空闲时他会把小人书取出来翻看，回忆过去的美好时光。但近日由于工作繁忙，他花在小人书上的时间越来越少，部分小人书受潮或损坏。郑先生希望自己能将小人书作为一项文化收藏继续下去，于是向记者咨询收藏和保存小人书的相关知识。

其实不光是郑先生，记者周围很多人都反映过类似情况，因为收藏于图书馆、档案馆中的图书，都有专人管理，存放条件也相对较好，而个人收藏的家庭图书如何保存呢？西安古旧书店的张鸣经理介绍说，藏书其实最重要的几点就是要防水、防火、防尘、防虫蛀、防鼠咬。而西大图书馆工作的商女士告诉记者，家庭里收藏图书的时候，在书柜里放些樟脑球可以防虫，樟脑球最好用纸包起来，以免挥发过快。书柜要放在阴凉、通风、干燥处。如果书籍受潮，可以把图书装在塑料袋里，放到冰箱冷冻室中冻上几个小时，然后把书拿出来，再搁到室内通风处吹干，这样就可使受潮的图书基本恢复原貌。

据悉，古代的农历六月初六，是传统的晒书日。每到这天，若天气好，读书人就要拿出自家的藏书放到太阳下晒晒。商女士告诉记者，现代人虽然忘记了晒书日，但对家庭图书而言，藏于箱底秘不示人的做法是不可取的，因为家庭图书慢慢进行的潜在变化人们不能及时得知，等发现问题已为时太晚。所以，尽管没有晒书日，对家庭图书都要间隔地挂晾一段时间。挂晾的时候注意除尘，用鸡毛掸轻轻扫一下书面。或用开到低风档的吸尘器一边用软毛刷扫书面，一边用吸尘器吸尘。

你见过相片压膜吧

你只要去随便一家照相馆就呢把你的文件压膜

这样就可以长时间保存

如果你觉得麻烦可以夹在书里或者放在密封的地方

尽量不发生氧化

就能很好的保存

至于认证你可以到便民服务中心(有些地方没有)

一般纸张变黄，是因为氧化的原因。如果能尽量避免氧化，也就能避免纸张变黄了。

只要你能保证以下三点，那纸张变黄就基本可以避免了。

这三点就是减少和空气的接触，减少和水分的接触，和减少和阳光的接触。

和空气的接触一般人没法避免，但可以尽量避免和水分还有阳光接触。如果你不常用某些书的话，你可以试着把书本放进塑料袋里封好，用的时候再拿出来。

通常纸张的保管期不宜超过一年以上，即使保管纸张的条件再好，纸张储存过久，也会变色、变质。如纸张存放时间在两年以后，铜板纸就会发黄、脱粉；新闻纸变黄、变脆；包装纸变色、强度降低；黄板纸和箱板纸会发霉变质等等。