一、文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、***讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经***员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度自印发之日起实施。

二、声像档案管理办法

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

2各级***和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

3本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

2接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

3声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1档案部门有责任随时征集重要声像资料；

2在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖HT〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺；

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照GB37925-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持375%-675%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

各种古书所记的畿服制度，彼此有不少出人，其不同之处大致可分为三个方面：

服数有五服、三服、六服、九服等说。①五服说。西周中期人祭公谋父提到名为甸、侯、宾、要、荒的五服制。“甸”即“田”，意为替王室耕田者。“侯”初当指斥候，即以武力保卫王室者。“宾”义为宾从，指归服王室者，或指王以宾礼待之者。“要”义为约束，指少数族接受约束者。“荒”义为荒远，指少数族居远荒者。较晚的有《禹贡》所说甸、侯、绥、要、荒的五服制，除改宾服为绥服外，其他四服之名与前者相同。“绥”义为安，指安服王室政教。②三服说。《逸周书·王会》所记，为比、要、荒三服。“比”义为亲附。《史记·秦始皇本纪》记诸臣议帝号之辞日“昔者五帝地方千里，其外侯服、夷服诸侯或朝或否”，似亦为三服说，但各服之划分方法与《王会》有异。③六服说。《周礼·秋官·大行人》所记，九州内为邦畿及侯、甸、男、采、卫、要六服，九州之外为蕃(藩)国，实为一畿七服。“男”义为任(“男”、“任”古通)，指任王事。“采”义为事，指为王服事。“卫”义为保卫，指为王捍卫。④九服或九畿说。《逸周书·职方》所记，中为王圻，外为侯、甸、男、采、卫、蛮、夷、镇、藩九服。《周礼·职方氏》中畿服的名称与《逸周书·职方》同，但王圻作王畿。此说实为一畿九服。《周礼·夏官·大司马》所记，中为国畿，外为侯、甸、男、采、卫、蛮、夷、镇、蕃(藩)九畿，实为十畿。此说九畿之名与九服同，只是将“服”变称为“畿”。九服、九畿等说把作为族名的蛮、夷，与王朝同少数族地区的镇、藩等政治关系并提，显然是为了凑足九服、九畿之数。

里数各种畿服说中，有每服无里数与有里数之别。祭公谋父未说到各服里数。《史记·秦始皇本纪》所记诸臣之议，也未提及侯服、夷服的里数。其他各种畿服说皆谓每服各面五百里，有谓每服千里者，是兼数两面。中央邦畿千里，也是王都外两面各五百里。只有《大行人》所说九州外之蕃国无里数。由于各说所说服数不同，总里数也不相同。在无里数与有里数两种畿服说中，前者较为符合历史事实。

各服所负担职贡的规定祭公谋父说，甸服供给王每日的祭物，侯服供给每月祭祖之物，宾服供给四时祭祖之物，要服每岁上贡一次，荒服一代人朝见一次。《禹贡》在讲五服时仅记甸服纳谷物赋税。《大行人》谓侯、甸、男、采、卫、要六服和蕃国，分别于一、二、三、四、五、六年和一世中，朝见一次王，六服分别贡祀物、嫔物(嫔妇之物，指丝集之类)、器物、服物、材物、货物，蕃国以所宝贵之物为礼。其他各说对各服职贡无具体说明。

卷轴制度到唐代发展至顶峰，唐代后期开始演进到折叠式样。在此过程中，我国发明了雕版印刷术。雕版印刷术的发明，不仅大大提高了书籍的复制速度，有力地推动了文化知识的广泛传播，而且对册页制度的发展和完善，也具有相当大的推进作用。

折叠形制的书籍，阅读或查检虽比卷轴方便，但折叠处容易断裂，断裂后整册书就变成了一张张的散叶，容易弄乱。于是有人想到，既然卷轴和折叠形制的书籍本来就是由一张张的印张连接而成，为什么不可以直接用印张来装订呢？大约从五代时期开始，人们便开始采用散叶装订的形式了，首先是蝴蝶装，后来改用包背装，最后是线装。蝴蝶装出现以后的散叶装订书籍，彻底改变了延续一千多年的卷子式样，是我国书籍制度上的又一次革命。其方法经不断的改进、革新，一直沿用到今天。

（一）散叶上的名词术语：

书籍采用散页装订法后，刻字版片的式样也随之变化，不仅由原先的长条形变为长方形，还有一套相应的版式，出现了一些专门术语。

散叶装订的书都是单面印刷，一张纸上印版所占的地方，叫“版面”，版面以外空白的地方，上叫“天头”，下叫“地脚”，左右都叫“边”。

版面的四周由线条拼连而成“版框”，拼成版框的线条叫“边阑”。“阑线”，也省称为“边”、“阑”（又写作“栏”）。版框上方的边阑叫“上阑”，下方的叫“下阑”，在左右的叫“左右阑”。边阑有单、双之不同。只有一条线的称“单边”或“单阑”，一般用粗线条；在粗线条内侧加上一条细线，就构成“双边”，也叫‘双阑”。雕版印刷的古籍，版框有四周单边、左右双边、四周双边三种形式，一般没有上下双边而左右单边的。

版框内，用直线划分为行，称“界行”或“界格”。正中的一行叫“版心”或“中缝”，不刻正文，有时刻上书名、篇名、卷数、页码、本页字数、刻工姓名等等。蝴蝶装以后的书籍，版心上往往有鱼尾形的花纹，鱼尾交叉之处，正当版面的中心，可作为书页对折的标准点。鱼尾是全黑的，称“黑鱼尾”；白色的称“白鱼尾”，白鱼尾上加各种花纹，是“花鱼尾”。版心上有时只刻一个鱼尾，叫“单鱼尾”，上下各刻一个鱼尾，称“双鱼尾”，在上的叫“上鱼尾”，在下的叫“下鱼尾”。还有的版心上不刻鱼尾，只有上下两道横线，甚至有连横线也不用的。

古籍采用包背装和线装时，一张散叶沿中缝对折，使两个半页的背面相合，有文字的一面露在外面，这时对折的中缝处在书籍开合的一边，因此也称“书口”。为了折叠整齐，有时书口在上鱼尾之上、下鱼尾之下各印一条黑直线，这是版心线。每页的版心合在一起，从书口上看是黑色的，叫作“黑口”。不印版心线的称“白口”。黑线宽粗的称“大黑口”或“粗黑口”，细窄的称“小黑口”或“细黑口”。在上的是“上黑口”，在下的是“下黑口”。鱼尾和黑口连起来看有点像大象，所以又称“象鼻”。

蝴蝶装时期的书籍，有时在左阑外上方刻一个小小的长方格，内刻篇名或篇名省称，叫作“书耳”。因为蝴蝶装书籍每页是沿中缝将有文字的一面对折，背面空白处在外，装订时每页的版心在书背一侧，左右阑线在开合的书口一侧，左阑外有书耳，以便查阅。到了包背装和线装，版心转到了书口一侧，并且时常刻有书名、篇名，书耳也就很少用了。

有些书籍在目录后或卷末空白处刻有“牌记”，也叫“书牌”或“木记”。内容一般是说明刻书人、刻书的时间、地点、所据版本等等。牌记的外形多样，一般是一个长方框，坊刻本的牌记则往往搞得比较花哨，有的还加上几句广告式的宣传文字，以招徕顾客。

（二）蝴蝶装

蝴蝶装始于唐末，盛行于北宋。前面提到，蝴蝶装的装订法，是每页从中缝将有文字的两个半页对折，背面空白处在外，然后把这样对折的一叠散叶用一张纸从前包到后面，并将各页折口处牢牢地粘连在这张纸上，以免脱落，这样就成了蝴蝶装的书。

蝴蝶装书籍继承了折叠形制书籍翻阅方便的优点，装订成册后又不易断裂、散乱，所以很快成为书籍的主要形制。其所以得名，是因为书册打开后左右对称，犹如蝴蝶展开双翅。省称“蝶装”。蝴蝶装用以包裹书册前后、形成封面和封底的纸，叫“书衣”（今称“书皮”）。书衣往往内用软纸，外加一层硬纸，有时还用绫锦力表，很像现在的精装书。书衣封面左边有时贴上张狭长的签条，叫“书签”，上写书名、册次，有时加上卷次。书册的上端叫“书头”或“书首”，下端叫“书根”，右边粘连的一边叫“书背”或“书脊”，左边翻阅的一边叫“书口。

（三）包背装

蝴蝶装有一个缺点，就是由于每页有字的一面对折在内，空白的背面在外，打开书，往往尽碰上空白的背面。而且读完一页，必须连翻两页，才能继续读下去，也很不方便。于是有人把书叶的背面同背面对折在内，有文字的一面露在外（与后来的线装书各页相同），再用一张书衣，把折叠好的一叠散叶从前到后包裹起来，就成了“包背装”，也叫“裹背装”。包背装的书籍版心转到了书口一侧，一页书版面之外的两个余边粘在书背上，这样，展读时就不会遇到空白，可以逐页读去而不间断。

包背装始于北宋末，经元代，一直沿用到明代中叶。包背装书籍，书口正是书页的版心，上刻篇名、书名、卷次、页码后，作用如同蝴蝶装的书耳，查阅方便。但如果仍然采用蝴蝶装的插架办法，书口向下压在书架上，经常磨损后势必导致书页从中缝处断裂为两半。这样，不仅版心上的书名、篇名等不可辨识，翻阅和展读时又会像蝴蝶装那样屡遇空白。因此，人们便改用平放上架的方法，把许多书平叠放置。既然是平放，书衣也就不必用硬质的材料了，这样就出现了软书衣。而书根上的书名、篇名之类，也就由上下直写改为横写，如同后来的线装书一样。

包背装的书籍，要想把每页的两边牢牢地粘在书背上，比起蝴蝶装更为费事。而需要粘连的两个外边，版框外又总有较宽的余纸，因此有人便采用新方法，在余纸上打小孔，一般打二至三个孔，再用纸捻穿进小孔，把一册书订牢。这打孔穿订的一边叫做“书脑”，外边再用整张的书衣包裹起来，外表依然和起初的包背装一样。这种经过改进的包背装，就已经为后来的线装打开了通路。

（四）线装

线装起源于唐末，盛行于明代中叶，是在经过改进的包背装基础上发展起来的。包背装在书背处容易破损，此时仅靠二三个纸捻，不能把书脑部分压平伏，书脑的上下两角纸张容易卷起，影响外观和阅读。于是又有人作了改进：在打孔订好纸捻后，另外打孔用线穿订，这就是“线装”。线装书不像蝴蝶装、包背装那样用整张的书衣裹背，而是改用两张半页大小的软纸，分置书册前后，作为封面和封底，与书册一起装订。

线装书书脑一侧的上下两角容易磨损，有些贵重的书籍便用绫锦之类把书角包裹起来，叫“包角”。有时旧书修补或重装。在每页书里衬上一张白纸，叫“衬纸”。衬纸往往比原书纸长大，这样修补或重装的书籍，原书纸一般黄旧，衬底则洁白，黄白相间，人称“金镶玉”，又称“袍套装”或“惜古衬”。

由于线装书都是软书衣，为保护书籍，也为便于上架收藏，明清以来的藏书家，还常为线装书制作书套，又称为“函”。套函一般用硬纸作衬里，外面裱糊蓝布，里面裱糊白纸，把书籍的四边包起，只留书头和书根，再用两个牙签插紧。有的则把书头和书根也包裹在内，树为“四合套”。书套因为是用糨糊裱糊而成，易被鼠咬虫蚀，日久又易散坏，所以有些人爱用“夹板”，就是用两块与书册一样大小的木板，上下两头各穿上一根带子，把书册夹紧扎牢。现在图书馆及私人收藏古籍，还常用套匣。

如上所述，我国古代的书籍由简牍到册页（叶），经历了漫长的历史过程和不同的发展阶段。不同的书籍制度，总是与那一时期人类的文明程度相适应的，书籍制度的发展历程，也同人类文明的各个方面一样，是沿着由低到高、由粗转精的道路在不断前进，其间凝聚着我国历代人民的心血和智慧。由于书籍制度反映并决定着书籍的外部形态，因此可以说，无论哪种书籍形式，在历史上都曾对记录和交流人类的思想、情感，保存和传播各种文化知识，起过举足轻重的作用，因而对于中华民族几千年悠久文明的形成，也有过不可低估的贡献。

你问得实在太宽泛了。各朝的兵役制度是不一样的，各朝的官制也不一样，兵役的管理也不一样。

大家所熟知的三省六部制起源于隋朝，成熟于唐朝。因此，军籍在兵部的说法是不恰当的。况且明朝时，五军都督府与兵部相互牵制。统兵权在都督府，调兵权在兵部。

通俗来讲，兵部系统（掌兵、负责）和户部系统（管发粮饷）的相关人员能看到。至于放在哪里，应该是这两个系统各有一份，对照发兵饷。所谓的吃空饷，就是指这两个系统的勾结，伪造不存在或已战死的士兵放在军籍册上，私吞饷银。