导语：档案管理工作是十分重要的环节。随着社会的发展进步，档案的数量逐渐增加，档案的内容也日益丰富，档案的管理与利用之间的矛盾也日渐突出出来。因此，要进一步规范对于档案的管理工作，加强对于档案管理人员的业务培养，不断提高他们的综合素质，并在档案管理的过程中融入现代化的管理技术，使档案工作得以更好的进行。

档案管理注意事项

　 文件分类

　公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是进行文件分类。

　 分类装好

　分好类别的文件，不要就那么一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

　 标签表明

　把文件逐一装好之后，记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

　 特殊文件

　每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

　 做好收放记录

　公司用档案的，一般就是大小领导们，只是不要太信任那些领导，他们都记性有时候也是非常差的，当他们拿走了文件并不知放在哪儿的时候，他们最大的可能就是埋怨你的保管不力，那么你一定要做一个收放记录登记本，谁拿走谁签名，领导绝对不会因为你的认真而责备你的。

　 钥匙的保管

　一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在你身上，而随身佩戴就表明你一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎，不要随意交给他人。

档案管理注意事项

　 1 强化队伍建设，全面提高从业人员的政治素质和业务水平

　首先是提高档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论，要与时俱进，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业。

　其次是提高档案人员的业务素质。档案人员应具有较高的、相应的专业知识水平和业务实践能力，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、统计学、现代化设备的操作技术等。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。

　再次是恪守档案管理人员的职责。作为档案管理人员，要定期对档案进行查看。首先要保持档案的完整性，确保档案的安全，即保证档案无因人为原因造成破损，档案内容以及实体不被他人窃取。一旦发现档案有破损的情况，要及时对其进行修复。其次，要保证档案有序排列，规范整齐，按照档案的类型及大小进行排列，保证档案方便查阅。再次，要将档案集中保管，不可将档案分散开来，造成档案管理不便甚至是档案丢失的情况发生。档案的保管工作十分重要，对于管理人员来说可能比较辛苦，但是这是一份光荣的职业，因此档案管理人员要持之以恒，努力完成本职工作，时刻保持警惕，确保档案的安全与完好。

　另外要注意发现和培养适应现代化管理的人才。随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各级领导要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发挥他们的聪明才智，大胆启用。另一方面由于档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习积累经验，才能逐渐适应或逐步完善，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，促进档案工作的持续稳定发展。还要加强现有人员的继续教育，以适应目前的现代化档案管理工作。

　 2 要突出做好档案保管过程中的保密工作

　保护国家机密不外泄是每个公民的责任和义务，尤其是对于档案管理人员来说，更是一种神圣的职责。档案管理工作人员确实对于档案的保密工作尽职尽责，但是也由此产生了一些弊端，很多档案由于长时间被束之高阁，发挥不了其应有的价值，久而久之就变得一文不值，加上有些领导不能及时全面的对这些档案进行查阅，导致了档案的浪费，档案管理人员的管理价值也没办法在利用档案的过程中得以体现。档案的保密工作确实十分重要，但是对档案的保密是为了更好的加以利用，否则档案的保密工作也变得毫无意义。档案的利用应建立在保密的基础上，即在正确的时间、地点以及合理的范围内使用档案，这样才能体现出档案存在的价值。

　档案的保密重点之处在于档案的库房管理。对于有条件的机关单位来说，档案的库房应设置在单独的建筑内，由专人管理。但是有些单位不具备条件，把库房设置在办公楼内，需要注意的是，这些在办公楼内的库房不应设在办公楼的最底层，而且应该与办公室与阅览室区分开，库房的门窗要采取一定的加固加密措施，防止档案被窃取。另外，应该制定严格的库房管理制度，并有专人对库房进行管理与保护，禁止一切无关人员进入库房，这样才能保障档案的保密与安全。

　 3 做好档案利用中的监督工作

　 31 采取科学合理的监督措施

　在利用档案的过程中，为了安全起见，档案室要安装监控探头，以方便对于利用者的实时监督。作为监管人员，要在利用者入馆前向他们交代清楚利用档案时应遵守的规章制度与注意事项，并与他们交谈，根据不同利用对象的不同目的，有的放矢的开展监督工作。对于那些有不良习惯的来馆查阅档案人员，管理者要对其进行及时的提醒，以防止在档案上留下划线或是口水等记号，保证档案的整洁。在利用者查阅完档案后，应提醒他们及时将档案交回，管理人员要仔细查看被查阅被利用过的文件，检查其是否有缺失或是破损的现象，一旦发现问题，要立刻查出，并在利用登记簿上备注说明。对于那些被严重损毁的档案，应该向相关领导报告，追究利用者的责任，并尽快对档案进行修复，以挽回不必要的损失。

　 32 建立健全的档案利用制度

　档案的利用具有一定的规章制度，一般包括阅览制度、复制制度以及外借制度等。管理人员要针对不同的利用对象，确定不同的利用范围，规定不同的审批手段，保证利用档案的工作有制度可依。值得注意的是，档案利用制度的内容应该简洁明了，便于执行，同时还要严谨，没有漏洞。在以后的实践中，要总结经验和教训，不断充实档案利用制度的条款，使其更加完善，更好的服务于档案的保密工作。

档案管理注意事项

　1、人事档案管理范围：专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。

　2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。

　3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由本院人事档案室保管，刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。

　4、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

　 5、档案的管理

　(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

　(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

　(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正;每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案朣查找。

　(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

　(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

　 6、管理干部、工人必须建立档案正本。

　 1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。

　(1)履历表及其他简历材料等。

　(2)自传及属于自传性质的材料。

　(3)各种鉴定。

　(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

　(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

　(6)参加中国***和共青团的材料。

　(7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。

　(8)处分、撤销处分和甄别复查材料。

　(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

　(10)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。

　 2、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

　(1)一般不得查阅人事档案，如必须有关人员的情况，由档案管理人员提供。

　(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况;各党支部发展党员必须查阅档案时，支部书记和组织委员查阅。

　(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

　(4)查阅档案者，必须填写查阅什么问题，查阅日期逐项进行登记。

　(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

　(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事办主任允许后方可抄录，抄录的材料应近期送回档案室处理。

　(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

　(8)档案一般不是，在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

　 3、转递档案应遵守下列规定：

　(1)档案要通过机要交通仁慈，不能公开邮寄或本人自带。

　(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

　(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

　 4、凡归档的材料，均应 经过认真的鉴别;属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺;需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

　5、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档;凡归入工人档案的材料，要参照省劳动局(1981)63号文件的准则归档;归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。

　 6、保管档案工作人员守则如下：

　(1)认真学习，严格执行党的方针政策，初中“三个代表”，努力提高政治思想觉悟和政策水平。

　(2)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

　(3)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

　(4)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

　(5)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

　(6)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

档案管理应注意这几方面：文件分类、文件整理、标签标明、特殊文件、钥匙的保管。

1、文件分类

公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。

2、文件整理

分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

3、标签标明

把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

4、特殊文件

每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

5、钥匙的保管

一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。

古籍保护主要有两种:一是原生性保护,二是再生性保护。

– 原生性保护是指不改变原件载体情况下,对古籍进行修复、加固及改善藏书环境;

– 再生性保护是指通过现代技术、数字化手段将古籍内容复制或转移到其他载体,以达到对古籍长期保护与有效利用之目的。

数字化办公专业服务商：蓝凌提醒各位企业、相关单位，档案管理需要注意以下事项：

1、如保防止资料易丢失：

- 传统硬件介质存储，如硬盘等，丢失率高、染毒几率大

- 纸质档案易破环、模糊和丢失

- 个人网盘存储，使用踪迹无法追溯߅资料泄露风险高

2、如何减少管理难度

- 企业档案管理缺乏关联性，完整性差

- 档案资料繁多，归档类目模糊

- 档案跨部门利用困难

3、如何避免操作不方便：

- 类目层级多，操作困难

- 文件可检索载体类型少，使用不便

- 不符合企业用户使用习惯，培训成本高

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。

1、数字化加工流程

　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

2、数字化建设的目标

　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。

3、数字化的意义

1)提高工作效率，降低档案利用成本

　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

2)最大限度保管和保护库存档案实体安全

　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

3)阳光政务提升形象

　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

档案管理怎么做到数字化管理？

离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。

好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。