标题2号体，正文3号宋体。A4纸一页22行，一行28字。37上下边距，28左右边距。

　　《国家行政机关公文格式》释义

　　本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

　　本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。

　　使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

　　本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。

　　(1)内容范围

　　内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。

　　(2)适用范围

　　本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。

　　(3)特定范围

　　《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。

　　2引用标准

　　GB／T148—1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

　　在本标准中引用的国家标准GB／T148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。因此GB／T9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。

　　3定义

　　本标准采用下列定义。

　　3．1字Word

　　标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

　　3．2行line

　　标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。

　　在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。

　　4公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％一90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5。

　　由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。

　　公文用纸的质量为60g／M2—80g／m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／m2的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。

　　公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。[Page]

　　横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。

　　不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。

　　pH值为7．5—9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。

　　这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7．5—9．5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。

　　5公文用纸幅面及版面尺寸5．1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T148。

　　5．2公文页边与版心足寸

　　公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm

　　公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm

　　版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

　　本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。

　　作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：

　　(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势

　　国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。

　　鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。

　　(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件

　　我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GB／T788和GB／T148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T148和GB／T788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基矗

　　(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析

　　长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。

　　用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。[Page]

　　将公文用纸由l6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。

　　目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。

　　6公文中图文的颜色

　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

　　公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。

　　7排版规格与印制装订要求

　　7．1排版规格

　　正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　7．2制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。

　　7．3印刷要求

　　双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

　　7．4装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。

　　长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。

　　(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。

　　(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。

　　(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待

　　是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。

　　(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。[Page]

　　8公文中各要素标识规则

　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

　　本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。

　　主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。

　　版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。

　　用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。

　　8．1眉首

　　8．1．1公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。

　　并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。

　　编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。

　　本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。

　　一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。

　　8．1．2秘密等级和保密期限

　　如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。[Page]

　　保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝

　　密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。

　　8．1．3紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧

　　急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。

　　如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级

　　在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。 <

　　br> 8．1．4发文机关标识

　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特

　　定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上

　　边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。

　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

　　发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关

　　全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。

　　有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。

　　发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。

　　发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。

　　关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。

　　第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至

　　版心上边缘为80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm＝117mm。[Page]

　　各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即

　　平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。

　　关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称

　　右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这

　　一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联

　　合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。

　　8，1．5发文字号

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

　　下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔]”括入；序号不编虚

　　位(即1不编为O01)，不加“第”字。

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。

　　年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。

　　序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”(有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。

　　发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发

　　文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。

　　8，1．6签发人

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。[Page]

　　签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的***了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人(会签人)”

　　三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。

　　如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人，这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人．姓名居右空l字的要求不变。

　　8，2主体

　　8．2．1公文标题

　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。

　　8．2．2主送机关

　　标题下空l行，左侧顶格用3专仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

　　本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识，回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法

应用文中划分段落的要点是：每个段落既不要过于庞大，也不要过于琐细。根据内容而定。

段落，可以说是文章结构的最小组成单位。段落在形式上的标志，就是另起一段，开头空两个字的位置（空两格），一看就知道，这叫自然段。

作者的思路，总是由此及彼，由表及里地发展的，任何一条完整的思路都可以分成若干层次，若干步骤。思路的各个层次或步骤之间相互联系而又相对独立。这就是划分段落的依据。

划分段落是为了表现层次，也是作者疏通思路、安排结构的重要方面。

划分段落的原则：

划分段落,这是现代文章的一种科学的写作方法。我国古代的文章是不分段也不加标点的，随着英文文法的传入和白话文运动的兴起，文章才开始划分段落，划分段落对于阅读和写作比较便利，但是划分段落的主要作用是给思路的层次以具体的形式，使读者通过段落的划分来了解文章的结构，具体地把握文章的内容和作者的思路。

因此，作者把相对独立完整的每层意思划分为一段，是划分段落的第一个原则，也是主要的原则。

问题一：怎样划分段落 分段的依据

1、按时间先后顺序分段。 如《一夜的工作》，可按审稿前、审稿时、审稿后和作者回来的顺序，分为四段。这类记叙文的段落，开头一段一般有交代时间的话，可作为按时间先后顺序分段的参考。

2、按事情的发展顺序分段。任何一件事情，都有它的起因、经过和结果，而经过总有它的发展过程。记事的文章，可以按照事情的发展顺序来划分段落。

3、按空间变换顺序分段。游记、参观记一类的文章，都可以依据空间的变换分段。分段时，表示空间的词语可作为划分段落的参考。

4、按内容性质的不同分段。有些课文，既不能按时间的先后或空间的变换分段，又不是写一件完整的事情，因而也不能以事情的发展作为分段的依据。它们是从几方面来说明事物的性质、特点或通过几件事来写人，这样的文章可依据内容的不同来分段。对这类文章分段时，要注意总起句、总结句或中心句。

5、按总起分述的方法分段。总分写法的文章，一般分两段。分述部分，不管一个局部或几个局部都作一段。局部中几个方面，应作为分述中的层次。如《林海》。总分总写法的，则分为三段，如《美丽的不兴安岭》。

问题二：WORD一整篇文章，如何自动分段啊 不知道你所说的自动分段是什么意思，段落是自己划分的，软件怎么可能自己识别谁跟谁是一段呢

问题三：怎样给文章划分层次 文章结构是指对材料的组织和安排的方法，它是思路外在形式的表现。作者对事物内部联系的认识，思维的发展都要通过结构、层次和段落传达出来，因此，文章的结构安排是由思路决定的，思路是结构安排的依据。可见，文章的结构体现了文章的思路，文章的思路是靠文章的结构体现出来的。如果能够正确地分析文章的结构，也就能准确地把握文章的思路了。

这里所说的“文章”，可以是语段，也可以是整篇文章。

1、分析语段的结构，把握语段的思路

分析语段结构可从以下几个方面入手：

（1）扣中心，以纲带目。中心句是语段的“总纲”。分析语段结构，如果语段有中心句，首先必须找准中心句。

凡属先摆观点然后分析论证，或者先摆情况后解释说明，或者先总说后分说之类的语段，第一层都划在始发句与后续句之间。与此相反，属于先分析论证后得出结论，或先分述后总结之类的语段，第一层则划在终止句前面。如果是照应式语段，第一层则划在始发句后，第二层则划在终止句前。

（2）理思路，弄清结构。语段的结构形式不外乎两种：一是纵向结构，一是横向结构。弄清结构形式，语段的层次便基本明晰了。

下面用上述两种方法来分析一道高考试题。

下面这段文字有九个句子，对段内层次有四种不同的理解，选出正确的一种（ ）

①今天的改革要求我们这一代人为民族振兴付出代价。②这个代价就是艰苦奋斗，要打算过一段苦日子。③经济学上讲投入产出。④我们今天吃点苦，就是为子孙后代投入。

⑤有人看改革只顾眼前利益，这是很浅薄的。⑥在世界历史上，任何一个转折时期都是充满动荡和艰苦的。⑦现代人看欧洲的文艺复兴以为是太平盛世，其实那时的人很苦，是在艰苦中开创新纪元的。⑧未来的人看我们今天的改革，也会跟当代人不同。⑨只有历史地看我们所处的大变革时代，才能树立民族的责任感和历史的责任感。

A、①|②③④⑤||⑥⑦⑧|⑨ B、①②|③④⑤||⑥⑦⑧⑨

C、①|②||③④⑤||⑥⑦⑧|⑨ D、①②|③④⑤|⑥⑦⑧⑨

细读这个议论性语段，就能体会出它是讲改革对我们的要求及其原因。作者的思路是先摆观点后讲理由。始发句（①②句）提出观点，①句是中心句，②句是对①句的解说，阐明“代价”的具体内容。③至⑨句分析论证，说明道理。这样就可以把这个语段切分为①②|③……⑨两个部分，其间为解说关系。作者在阐述道理时，用了“经济学上”和“在世界历史上”两个短语分别领起两个层次，表明是从理论和事实两个方面阐明道理的。这样又可以将阐述理由部分切分为两个部分，即③④⑤||⑥⑦⑧⑨。其间为并列关系。至此可以看出B项正确。

（3）抓标志，分析结构。语段里常运用一些关联词语或关键词语表示句与句间的逻辑关系，如“首先、其次、再次”，表示主次轻重的顺序或问题的几个方面，是并列关系；“总之”、“由此可见”表示结论，一般是分总关系；“所谓”表示有所解释，是解说关系；此外，对应的词语、相似的句式、语意的分合、方位的顺序等，都是分析语段层次的突破口。例如：

①他的面孔黄里带白，瘦得教人担心，好像大病新愈的人，但是精神很好，没有一点颓唐的样子。②头发约莫一寸长，显得好久没剪了，却一根一根精神抖擞地直竖着。③胡须很打眼，好像浓墨写的隶体“一”字。

这一段三句话里有对应的词语：面孔、头发、胡须。作者就是通过这三个方面来描写鲁迅的外貌的，这三个方面是并列的关系，可见这个语段的结构层次为：①|②|③

（4）抓句子语意间隙，分析结构。有些语段，既无关联词语，又无外在的形式标志，分析结构时，就要认真研究各句内容，揣摩它与前后相邻句子语意的疏密度。彼此语意关系最近，间隙最小，结合最紧的，便是最后一个>>

问题四：作文怎么分段？ 段的益处很多,可以使文中的意义更加清晰,不致令人误解;同时段落分明以后,层次就更加井然有序了

分段既然这N重要,所以小朋友作文时,一定要分段分段的时候,要把握下列几个原则:

(一)段与段之间要互相联贯,连成一气好像竹子的「节」一样,一节连一节,绝不可以中断

(二)每一段需有一个中心思想,是完整而独立的

(三)每一段的句子多少不受限制,只要把一个中心思想表达完整,就可以自成一段

(四)每一段只有一个中心思想,不可以包含太多的意思,如果与中心思想不相干或不统一的,最好另写成一段

(五)为了让分段陈述比较清晰,明白,醒目,有时候作文里的「对话」也可以自成一段这种情形,在故事及小说里最常见

问题五：如何给段落分层 划分段落的方法

分段，是指理清作者为了表达中心思想而把有关内容按一定的方式组合在一起的各个部分，即逻辑段落，又叫意义段落。

分段没有绝对的标准，但却有一个基本的要求：能够体现作者行文的思路，能展现课文题旨的脉络。这个“思路”和“脉络”，就是作者写作时构思顺序和写作步骤，同学们在学习课文时，如何才能正确地把握作者的构思顺序和写作步骤呢？怎样才能比较准确地划清段落呢？首先要掌握分段的步骤，其次要选择正确的分段方法。

一、分段的步骤

分段的步骤，可概括为四个字，即“读、想、归、查。”“读”就是通读全文，理清作者行文的思路和展现课文题旨的脉络，这是分段的关键。“想”就是想每个自然段的主要内容；“归”就是把内容一或关系密切的自然段归并在一起，使之成为一个义段；“查”就是先把各段段意与全文中心联系起来，查看是否吻合，再把各段段意连起来看是否构成一个严谨的整体。

二．分段的方法

分段的方法有纵向分段法和横向分段法两种。

要想掌握这两种方法，首先要搞清“纵向式结构”和“横向式结构”这两个概念。所谓“纵向式结构”是指按照事物发生、发展的先后顺序安排的文章结构。记叙文（记事的）大多属于纵向式结构，“横向式结构”就是把要记叙和说明的内容分成几个横面，从几个方面并列展开的文章结构。说明文多是这种结构形式。

（一）纵向分段法，遵循“纵向式结构”分段的方法，叫纵向分段法。一般包括如下两种：

1、按事情发展的顺序分段，这一种在记叙文是多见的。

2、按时间的先后顺序分段。

一般的记叙文其事件的发展或以时间的先后为明显标志，或以地点的转换的先后为明显标志。因此，分段时要抓住课文的时间词和方位名词作为划分意义段的重要依据。以时间先后为序安排材料的记叙文，可用抓时间词的方法分段。事件的发生、发展往往是伴随着时间的推移而进行的。因此，在分段时要看是以哪种为主，综合考虑，选择恰当的方法。

（二）横向分段法，按照“横向式结构”分段的方法，叫横向分段法。一般也包括两种：

1、按事物性质归类分段，这类归类分段法多用于说明文。

2、按空间位置的转换分段，这类分段法多用于记人在不同地点见闻的记叙文中。

除了“纵向分段法”和“横向分段法”外，还有按人物出场顺序分段和按作者叙述方法分段。按人物出场顺序分段一般适用于剧本。

在一些课文中，经常出现承上启下的过渡段，分段时，把它归上段还是归下段呢？一般来说，可从如下两方面考虑：

1、议论性的过渡段，根据其议论的侧重点考虑其上下归属。

2、记叙性过渡段，根据其叙述时的立足点考虑其上下归属，一般划分在下。

当然，划分段落的方法不只是以上提到的几种，这里不一一列举了。

需要说明的是：一篇文章的段落划分，往往不只一种方法。

划分段落要防止出现以下情况：一种是思路混乱，从头到尾的划分标准不一致；另一种是不注意段与段之间过渡句的归属；还有一种是公式化分段，不论什么样的文章，一律三段， 这种都会导致分段不正确的错误。

给文章分段并不难，只要认真思考，遵循规律，多多练习，就一定能划分正确。

概括段意的方法

归纳段落大意是理解课文内容，把握作者思路的重要手段，也是抓住课文主要内容，概括中心思想的前提。

归纳段落大意是检查学生是否读懂这段话，理解这段话主要内容的重要标志，是读懂一篇课文的基础，是培养学生分析概括能力的重要训练。

归纳段落大意有三项要求：一是要反映段的主要内容；二是用语简单明确，不罗嗦；三是各段段意连起来能反映出文章的主要内容。在这三项要求中，第一项是最基本的。抓住段的主要内容在语言表达上才能做到简明；抓住段的主要内容，各段段意才能成为文章的提纲，反>>

问题六：怎样把一整篇文章自动分段 是下一篇啊？

问题七：怎样给文章分段 摘要：正给文章分段需要有理解、分析、归纳及综合等多种思维的参与,是阅读教学对学生进行思维训练的经常性的活动。特别是从三年级开始,随着学生年龄的增加,认知心理的逐渐成熟,大纲规定了三年级以分段、概括段意为阅读训练重点的任务。抓住这个重点,在平时和复习中有目的、有计划地完成这个任务,是学生提高阅读整体水平的基本途径。 从大面积上看,学生分段的能力在三年级虽然得到训练,但是学生拿到一段文字或一篇文章能独立地在较短的时间里准确地给以划分段落的还不多。学生有的简单地以为一个自然段就是一段,混淆了自然段与意义段的界限;有的机械地把文章的开头、中间和结尾三部分截开,分成“老三段”。 我们知道,分段是在整体理解文章内容的基础上了解作者思路的表达程序,循着作者的思路,一部分一部分地深入理解文章的一个重要阅读思维过程。因而,从整体到部分,最后又回归整体,是分段所应遵循的基

划分段落，一要认真通读全文，想一想文章里主要说了几层意思；二要大体弄清楚每个自然段的意思，同时标出序号；三要把意义相关、前后相连的几个自然段合起来组成一个段落；四要找出重点自然段和语句。　　划分段落的过程，也是归纳段意的过程，因为段落的划分都是以内容为标准的。归纳段意的一般步骤是：　　第一，先归纳自然段段意。每个自然段总有一个相对独立的意思，概括自然段中心意思的常常有一个中心句。只要抓住中心句，也就能概括出段意了。怎样找中心句呢？如果一个自然段由一正一反两层意思组成，被衬托的那层意思的句子就是中心句；若是由总说和分说的关系组成的，总说的是中心句；由因果关系组成的，表示结果的句子是中心句；倘若由层层深入的句子组成，最后一句往往是中心句；假如是由几个并列关系组成的，就要从几个意思中归纳。　　第二，再归纳段落大意。自然段与自然段之间都是围绕一个中心内容组织在一起的。因此，理清自然段之间的脉络是关键。方法是；　　一、看自然段之间的逻辑关系。一般文章是根据思维的逻辑顺序来安排的。大部分议论文是按先提出问题，再分析问题，最后解决问题的逻辑顺序安排的，那么，段落大意就可以按这三方面来归纳。　　二、看事物发展的时间和空间的顺序。记叙文安排段落时，或按时间顺序，或按地点变换，或按人物出场先后，或按事情发展的过程，或按材料的性质。如《藤野先生》，是按“去仙台前”，“在仙台时”，“离仙台后”的顺序来安排内容的。那么，我们就可以归纳出：第一段，写在东京所见所感，点出离开东京求学的原因；第二段，写在仙台学医生活，着重写对藤野先生的印象；第三段，写鲁迅对藤野先生的评价和怀念。　　三、看文章内容的归类关系。归纳说明文的段落大意常用这种方法。如《中国的石拱桥》，第一段，概括介绍石拱桥的特点；第二段，说明我国石拱桥的建筑特点及在历史上的成就，并分析取得成就的原因；第三段，介绍解放后我国石拱桥建设技术的发展和应用，说明社会主义制度的无比优越。　　归纳段落大意时要注意两点：一是既要概括具体事实或论证过程，又要揭示它所包含的思想意义；二是语言要明确简练，少加修饰。　　归纳段落大意并不难，只要反复练习，多做比较，就一定会掌握划分段落和归纳段落大意的方法。