档案保管期限分为三种，分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。

保管期限的划分

1、永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

2、定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

企业档案保管期限分为永久、长期和短期，长期为30年，短期为10年。

根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第七条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

第十三条企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。

档案保存的其他规定。

《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第九条定期保管的企业管理类档案主要包括：

（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料；

（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；

（三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；

（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料；

（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；

（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料；

（七）本企业党群工作的一般性文件材料；

（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；

（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；

（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。

非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。对保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，省级以上档案主管部门可以给予帮助，或者经协商采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以依法收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者转让。严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织。向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。

法律依据

《中华人民共和国档案法》第二十二条 非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。对保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，省级以上档案主管部门可以给予帮助，或者经协商采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以依法收购或者征购。

前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者转让。严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织。

向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。

《中华人民共和国档案法》第二十一条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。

禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。

列为永久保存的档案，是对社会主义事业的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛社会意义和科学历史意义的，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本机关在较短时间内需要查考的文件材料。

一、永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

二、定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

三、档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种, 长期为16～50 年左右、短期为15年(含15 年)以下。

1、2006 年12 月18 日正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》又将保管期限又改为永久、定期两种, 定期又实行“标时法”, 分为30 年、10 年两种年限。

2、列为永久保存的档案，是对社会主义事业的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛社会意义和科学历史意义的，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本机关在较短时间内需要查考的文件材料。

法律依据：

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

永久保管主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括那些？

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

总结：机关事业单位的各类档案中处理人民来信来访的文件材料有领导重要批示和处理结果的机关在归档时其档案保管期限定为永久其他有处理结果的机关在归档时定为30年保管”

法律依据：：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

字画保管不妥是各种因素造成的，如因季节更替产生的温差变化，干、湿不匀，阳光紫外线辐射，环境空气尘埃的污染等等，由此而发生虫蛀、霉变、褪色等现象，使一幅完整的字画面目全非，失去其艺术价值。如果我们了解到字画容易受损的弱点，采取一些有效地防止措施，将会在一定程度上延缓其变旧破损进程，从而使字画寿命延长，能保持其原貌。

字画，不论是立轴、屏、对联、手卷、册页、还是扇面、斗方，基本上属纸质品和丝织品两种，因为都含纤维质，所以具有吸湿性。装裱字画用过的糨糊，含有蛋白质和糖，这又是蠢虫赖以生存的食粮。一幅字画若不精心保管，就很容易遭受各种侵蚀，从而损坏变质。

凡收藏的字画，最好放在封闭的箱、橱、柜内，使字画能拥有一个稳定的有限空间，避免直接受侵蚀和污染。但这并不是说一旦放进去就万事大吉，因为它还是会受到侵蚀的，保存久的辽画被虫蛀是常见的一种毁坏现象。这种蛀虫，人们常称“蠢”虫，呈灰白色，身体短小。大约每年五月左右，随着温度的升高，蠢虫也大量繁殖。防止的办法，可用樟脑丸或上海产的樟脑精块等类药物驱虫。这种樟脑药主要通过其自然挥发出特殊的气味来防虫，具有较好的驱虫效果。使用时可以将樟脑药放在收藏字画的周围。此药一年之中最好分期放二次，第一次在3至4月，第二次在10至11月，这样防虫效果更好。

放在箱、橱、柜内的字画除放药外，还要做到勤翻动，及时清除不洁之物。每隔半年左右就要展开看看，特别是梅雨季节过去之后，最好能分批将字画取出来挂几天这称为“晾画”，这样能有效地防止字画生霉。

霉菌在潮湿、温暖和黑暗条件下最易繁殖，因此，字画的贮藏空间，温暖应保持在14℃~20℃左右，相对湿度在50~60%。因为室内相对湿度偏高，容易引起纸张受潮而滋长霉菌。而太干燥又容易引起字画的翘曲变脆，一般的家庭遇天气干燥时，可常用湿墩布拖地，或在房内放盆水，天气潮湿时，尤其在雨季，尽量少开窗户，这样可以使房间的湿度得到相应的控制。

长期悬挂在外面的字面，会受到太阳紫外线的辐射，使字画颜色褪淡，字迹模糊，发生纤维的老化、变脆。因此，一般不要将珍贵的字画长期地挂在厅室里，更不要挂在太阳能直射到的壁上。应挂一段时间再收藏起来，若字画数量多，则可以采取轮流悬挂的办法，这样做，既能展开收藏字画的不同风格，欣赏佳作，又能延缓老化变色过程。

尘埃也是字画的大敌之一。挂在墙上，或存放在箱、柜中的字画，同样会受到尘埃的影响，细小的尘埃沾在字画表面，遇到一定的湿度，它能成为不洁净的小颗粒，等小颗粒的水分蒸发，会在画面上留下**斑点。

除此之外，对字画保护还应注意，在欣赏观看时，不要用手指指点点接触画面，唾沫沾染。展开和收卷时不要将画折坏留下折痕，因收藏的字画由于年久而变得较脆，容易弄折裂，所以一般不要随便动手，就是收、拿、卷、挂等动作，也一定要格外小心，做到轻手轻脚。

以上介绍的几种保管字画的简易方法，仅供一般爱好字画的收藏者参考。

“古籍的修复这里面可是大有学问，绝不仅仅是你想象用浆糊粘贴那么简单。不同年代、不同损毁程度，乃至不同纸张和印刷方式的书籍都有不同的修复方法。就拿最简单的浆糊粘接来说吧，用浆糊粘接书，其黏稠度也不能一概而论，而是要依纸而定，否定的话很容易造成书页走形、卷边。粘接也不是像很多人想象的那样越牢固越好，因为过稠的浆糊会让附着在上面的已经很脆的书页板结，甚至开裂。”

“干我们修复古籍这行，每拿到一部需要修复的古书籍，都会非常小心地斟酌着适当合适的修复方法。如果书的四边适中，有一定的空间，我们往往会在书页中间加一层棉质的衬纸，就像一个支架一样把它撑起来，然后再把书页裁齐，用砂纸打磨光滑。而如果留下的空间不大，为了不损伤到书的印刷内容，我们往往就会采取金镶玉的修复方法。”说着，余国同随手拿起放在桌上正准备修复的棋谱，“你看这是旧纸，旧纸泛黄似金，而新纸则色白如玉，如果把旧书的纸页用新纸加边，不就成了金镶玉吗？古语云：书中自有黄金屋，书中自有颜如玉。用金镶玉的办法来修复一部内涵丰富的古书籍实在是最合适不过了。”

第一条

      为便于企业正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,促进企业依法经营和规范管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。

      本条主要是明确《规定》制定的目的和法律依据。

      《档案法实施办法》明确对国家和社会有保存价值的档案属于国家所有的,由国家档案局会同国家有关部门确定具体的范围。

      《规定》对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的制定工作进行详细的规范,制定这样一个规章的最终目的就是为了企业在档案工作中正确界定文件材料的范围,准确划分档案保管期限。

      将制定10号令的目的定位为上述内容是有其根据的。尽管企业档案工作很早就成为企业基础管理的一部分,企业档案的作用也为大家所知,但在文件材料归档范围的界定和档案保管期限的划分上一直存在着粗放和理念滞后的问题。

      表现为归档范围没有随着企业活动重点的变化而变化,许多新产生的文件材料没能纳入归档范围,文件材料归档范围和档案保管期限表述过于概括。在保管期限的划分方面,重管理轻业务;在划分方法上档案部门要么大包大揽,要么听由业务部门自主划定,其最终结果是档案资源结构不合理,档案资源难以发挥应有的作用。

      正是为了改变上述状况,国家档案局根据近年档案工作发展的需要,并参照8号令,制定出了《规定》。

      在《规定》制定的依据方面则是高于国家档案局令的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》,其他低于国家档案局令的规章制度、标准规范都不能作为制定的依据,但可以是其制定过程中的参考,其中就包括《企业档案工作规范》。

第二条

      本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

      本条文对企业文件材料进行了定义。在这个定义中要注意其外延的广泛性。

一是企业活动过程外延。即企业文件来源于企业的所有活动过程,这个过程主要包括的是企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动,但企业文件材料还形成于企业本身的演化过程活动,其中就包括企业自身的设立、分立、合并、解散等过程。

二是企业文件材料内容外延。包括文书、科技、生产、管理、专项业务,以及二维、三维、多媒体等各类内容的记录。

三是载体外延。即企业文件材料的载体形式包括所有的形式,文字、图表、声像、电子、实物等,不论何种载体,凡带有记录的性质均属文件材料的范畴。

第三条

      各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。

      本条款规定了企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作中的业务指导和监督权限,权限划分的范围是资产关系。由于企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作是一项与企业产品和业务高度相关的专业性很强的工作,所以业务指导和监督应按照资产关系和专业活动来进行。

      中央级企业(包括中央企业、中央金融企业、中央文化企业等)负责监督指导下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作。地方国有企业同样应负责监督指导下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作。

第四条

      企业文件材料归档范围是:

      (一)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;

      (二)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;

      (三)本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;

      (四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

      本条是《规定》的重点内容之一。列出了企业文件材料的归档范围,各要点之间基本按照文件材料的来源和价值来安排的。第(一)、(二)点规定了本企业形成文件材料,第(三)点是指企业外部发来的文件材料,第(四)点是指其他来源的文件材料。

      以上四款是原则规定,既是企业判断文件材料是否需要归档的价值标准,同时又赋予了企业编制本企业文件材料归档范围的自主性和灵活性,各企业应从实际出发,根据本企业的职能活动,合理界定文件材料的归档范围。

第五条

      企业下列文件材料可不归档:

      (一)有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料,任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

      (二)本企业文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,企业内部互相抄送的文件材料,本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

      (三)非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料;

      (四)所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映,其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料;

      (五)其他不需归档的文件材料。

      本条规定了企业文件材料的不归档范围。本条款表述是可选意思,即上述文件材料只是可不归档,不是绝对的不能归档,如本企业认为上述文件材料有需归档的也可以列入归档范围,因此,只是将这些文件材料成分列出,供制定本企业的有关规定或界定归档范围时参考。

第六条

      凡属企业归档范围的文件材料,必须按有关规定向本企业档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

      本条对文件材料的管理方式做出规定,即文件材料必须向档案部门移交,实行集中统一归档,除有其他规定的情形外,文件材料不得由个人保管而拒绝归档。此条文依据《档案法》,强调集中统一管理。

第七条

      企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。

      本条对企业档案保管期限的设置进行重新规范。将原企业档案保管期限由永久、长期、短期三分法改为两分法即永久、定期,定期实行标时制,即30年、10年,这是企业档案价值鉴定的重大改革,同时与机关档案价值鉴定方法保持一致。标时制有利于优化企业档案资源结构,加快剔除无利用价值档案的频率,减少保管档案的压力。标时制在理念上不同于原来的三分法。

第八条

      永久保管的企业管理类档案主要包括:

      (一)本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料,本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料;

      (二)本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料,资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料,对外投资文件材料;本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料,企业融资文件材料;

      (三)本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复,有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料,行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料,本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料;

      (四)本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料,内部管理制度、规定、办法等文件材料;

      (五)本企业机构演变,人力资源管理的重要文件材料;本企业涉及职工权益的其他重要文件材料;企业文化建设文件材料;

      (六)本企业经营管理工作的重要文件材料;

      (七)本企业生产技术管理工作的重要文件材料;

      (八)本企业行政管理工作的重要文件材料;

      (九)本企业党群工作的重要文件材料;

      (十)新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道;

      (十一)有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料;本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料,本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料;

      (十二)本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。

      本条界定了永久保管的管理类档案的文件材料归档范围,是《规定》的重点内容。在逻辑顺序上基本上以企业活动并结合来源顺序进行表述,其中对与人和与资产产权活动有关的文件材料作了重点和更细的规定,体现了《规定》以人为本和突出企业独立法人资格的思想。同时遵循将重要文件材料列入永久档案归档的思想与原则。

      永久档案把握的重点,首先是以“我”为主,自己产生的独有的带有凭证、依据性的文件;其次是外来文件中需要执行和依据性的重要文件。

第九条

      定期保管的企业管理类档案主要包括:

      (一)本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料,本企业涉及职工权益的一般性文件材料;

      (二)本企业部门工作或专项工作规划,半年、季度、月份计划与总结等文件材料;

      (三)本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料,发布的一般性公告;

      (四)本企业经营管理工作的一般性文件材料;

      (五)本企业生产技术管理工作的一般性文件材料;

      (六)本企业行政管理工作的一般性文件材料;

      (七)本企业党群工作的一般性文件材料;

      (八)本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复,有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件,本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料;

      (九)直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料;

      (十)本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料,本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料;本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

      本条界定了定期保管的管理类档案的文件材料范围,也是《规定》的重点内容。以企业活动并结合来源为逻辑顺序进行叙述,其中对与人和与资产产权活动有关的文件材料基本没列入定期保管,体现了本《规定》以人为本和突出企业独立法人资格的思想。列入定期保管期限的文件材料基本以企业活动中形成的一般性文件材料为主。

      定期档案更多的是过程性、说明性的文件材料。

第十条

      企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。

      本条规定了管理类档案保管期限的划分方案,引出了附表。本条首次使用“管理类档案” 一词。关于“管理类档案”的含义,可参照问题解答。

第十一条

      本规定的管理类档案保管期限为最低期限,各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。

      本条对档案保管期限的灵活处置原则进行了规定,是对第六条的补充。即企业在划分档案保管期限时可不限于永久、30年、10年三个时间期限,可设置40年、20年、25年等时间期限,但都不得低于《规定》确定的期限,如应划为永久的档案不得定为50年,应划入30年的档案不得划为低于30年保管期限,但可以划为35年或40年。

第十二条

      企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定、标准,结合企业实际执行。

      本条规定了除管理类档案外的企业其他各类档案的文件材料归档范围和档案保管期限表编制要求。尽管《规定》管理的范围是企业所有文件材料归档范围和档案保管期限,但由于企业产品和服务千差万别,文件材料的归档范围也是千差万别,因此,无法制定出比较统一的参考表。各企业在制定产品生产和服务业务的文件材料归档范围和档案保管期限表时要按国家有关规定、标准,结合企业实际情况执行。

      科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限表,国家已有办法、标准和规范,各企业可直接引用和参照,参考依据分别为:基本建设、设备仪器依据《企业档案工作规范》和《建设项目档案管理规范》(DA/T28—2018),会计档案依据《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号),职工人事档案依据《企业职工档案管理工作规定》(劳力字〔1992〕33号)。

      本条款也更加明示了《规定》条款的覆盖范围不仅是管理类档案,而是企业的各类档案。各企业既要关注管理类档案的管理,更应该管理与业务并举,各类档案业务同步发展。

第十三条

      企业应归档纸质文件材料中,有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

      企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。

      企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。

      本条规定了文件不同稿本和电子文件归档的要求,是对第三条、第四条、第七条和第八条的补充说明。

一是将有重要修改意见和批示的修改稿纳入归档范围,这是对第四条中“未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”的补充。

二是强调将电子文件纳入归档范围和要求,尤其是对无法输出纸质文件的电子文件特别作了强调。这是因为现有的有关电子文件的管理制度、标准、规范在电子文件的归档范围上均表述为参照纸质文件的归档范围,但在企业活动中实际产生大量无对应纸质文件的电子文件,如无法输出纸质的三维图形,这些电子文件往往成为归档的死角,因此本条特别做出说明。有条件的企业最好能在电子文件的归档范围和电子档案的保管期限上下功夫,将电子文件的归档范围和电子档案保管期限进行细化,列出需归档的电子文件的名称或内容,增强操作性,促进企业电子文件的归档。

三是强调了电子文件元数据的归档原则,即要与电子文件同时归档。电子文件元数据的管理可参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46—2009)。

第十四条

      多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料,原件由主办企业归档,其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。

      本条规定了多个单位共同完成的项目、联合行文产生的文件材料归档的原则,即以主办单位为主归档原则。而且也只有在只有一份正本的情况下才适用本条款,如原件有多份,可分别归档原件。本条所涉及的联合研制的产品、联合建设或研究的项目要与实际工作中产品部件分包、配套区分开来。

第十五条

      企业应依据本规定和国家及专业相关规定,结合本企业生产组织方式、产品和服务特点,编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系,指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。

      本条对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作做出了规定,其中包括两层意思。一是要求各企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时除依据本规定、国家及专业其他相关规定外,要结合本企业的生产组织方式、产品及服务特点,而不是照抄照搬范本和有关规定。

二是要求凡是有下属单位的企业除按要求编制公司本部文件材料归档范围和档案保管期限表外,还必须指导下属单位编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表,并进行审批。在这方面企业所起的作用与档案行政管理部门相同。

      但需要注意的是企业对下属单位的业务指导和档案保管期限表的审查是包括所有的档案类别,而不仅仅是管理类档案。但是各级档案行政管理部门在审查企业集团或总部时则可以进行取舍,可只对管理类文件材料归档范围和档案保管期限表进行审查。

第十六条

      中央管理的企业(包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等)总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,报国家档案局同意后执行。

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