资料管理

　　1 目的

　　明确公司资料管理原则，建立完善的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效动作和决策提供必要的资料服务。

　　2 定义

　　资料是指公司在经营活动中形成的的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等

　　3 原则

　　31部门重要资料在项目完成前应由部门自己管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。

　　32 各部门上交资料，需填写移交表。

　　33 行政人事部按规定格式填写案卷目录。

　　34 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。

　　35 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。

　　4 需要保管的档案资料及其分类

　　41 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。

　　42 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计账簿（明细账、总账、固定资产账等）、会计报表等由财务部负责保管。

　　43 项目类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由工程项目部保管，在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。

　　44 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。

　　5 有关注意事项

　　51 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。

　　52 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。

　　6 档案目录制定

　　所有档案的前二组目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。

　　7 处理条例

　　有下列行为之一，据情节轻重，给予50—500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1） 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；

　　2） 擅自向外界提供、抄摘公司资料；

　　3） 涂改、伪造资料；

　　4） 未及时归还；

　　5） 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）

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