在中国的档案馆中仍以手检目录为主，其中常用的有案卷目录、分类目录、专题目录、主题目录、全宗文件目录、人名目录等。

档案目录是档案馆编制的，由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具，是档案检索系统的重要组成部分。档案目录按其加工文献，和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。

手检目录是由人工制作，可直接查找档案的检索工具，常见的有卡片式和书本式两种形式。卡片式目录是把文件或案卷的内容和形式特征记录在卡片上，按一定规则组合排列而成，是一种离散式目录载体。

基本简介

书本式目录是将文件或案卷的内容和形式特征著录成条目，按一定规则组合排列并书写或复印在空白书页上，装订成册，是一种聚合式目录载体。机检目录是借助于电子计算机等机械设备存储目录信息和查找档案的检索工具，一般有机读和缩微两种形式。

机读目录是把记录文件或案卷特征的文字、图形、数字和符号转换成机器可以识别的代码输入计算机，以特定的格式存储于计算机磁带、磁鼓或磁盘上，检索时经过特定的程序转换成文字并编制成各种目录，显示在屏幕上，或直接打印成各种目录。

文书工作和档案工作是一件事物两个阶段的产物，档案是由文书转化而来的，没有文书工作，档案工作就无从谈起。因此， 文书工作规范化是保证档案工作高质、优效的重要因素。但是，从文书立卷归档和档案利用工作看，文书工作规范化仍然存在不可忽视的问题，必须引起各级领导和广大秘书人员的重视，采取措施认真解决。

一、书写不规范。

书写不规范的问题，不仅仅是办文人员不注意，而且许多领导同志也不注意。主要体现在：　

一是文件格式不完整，缺日期、少作者、 标题反映不出文件的内容。这类问题多半是一些领导同志的讲话，未标明日期，有的还看不出是什么地方、什么场合讲话，有的重要文章不知发表在何报何刊上。文件反映不出内容，大多是××单位关于宣传学习贯彻××字号文件的通知，还有的单位，干脆不写内容，仅写一个“通知”。还有主题词不确切，主要是有的单位只看文件标题标主题词，这样标出的主题词反映不了文件的全部内容，给查阅利用带来困难。

二是在批注、修改文件时将字写在左边，不留装订线。有的甚至“有空子就钻”，一张纸从上到下，从左到右，正面反面写得满满的，连编页号的位置都不留。

三是使用铅笔、圆珠笔加注、修改；归档用喷墨式、针式打印稿。

四是使用复写纸、热敏纸，且纸张大小规格不一。按照《中国***机关公文处理条例》的要求，公文用纸幅面规格应采用16开型(长260毫米、宽184毫米)，或采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)，可是小于或大于这种标准纸张印制的文件档案里随处可见。

由于书写不规范，导致浪费时间、人力、物力。文件无时间，需要考证；字迹不耐久，产生油渗或消失，需要抢救；纸张大小不一需要加工；无标题或主题词不确切需重拟或重标。我们算了一笔帐，只因文件纸张不规范、不留装订纸，就给文书立卷工作带来很多麻烦。不符合规格的纸，小的贴边，大的要折齐，为防止霉变，还要专门熬制去葡萄糖的浆糊，裁剪贴边用纸，有的单位光花在这方面的人力，一年就要一人干一个多月。不仅如此，由于文件贴边，增加案卷的厚度，如一个单位一年为此增加2个卷(实际有的单位还不止)，试想全国一年下来要增加多少个卷，又将增加多少人、增加多大的藏地呢再说，由于裱糊加工出来的，不可能那么规范，因而也就使得案卷不整齐、不美观。

二、归档不齐。

一个比较大的单位一般有文书档案、会计档案、人事档案，还有基建没备档案、音、照片等档案，随着办公现代化的实现，还有光盘、磁盘等。人们往往重视人事、文书、会计档案。从过去的工作看，从档案中发现文书档案中缺少党和国家***和上级部门领导到基层视察工作形成的材料；还有本单位领导下基层调查研究、考察工作形成的材料和领导亲笔起草或以领导个人名义发表的重要文章等。还有一些内部材料，如少数领导召开小型会议研究决定了重要问题，却没有任何文字根据；还有只归文字不归音像、照片等，如领导考察、调查研究有照片、录音等，照片往往洗印出来就送给领导而忘记归档；基建档案中缺少审批手续、图纸等。

由于归档不齐，不利提供利用。有时利用者查不到需要的档案，只好去找当事人，找来找去，花钱又费力，还是解决不了问题。有的机关基建设备档案不齐，如缺少管道图纸，在进行基建维修时，只好盲目乱挖，以至险些造成事故，甚至造成事故。

关于实现办公自动化后的文书工作规地化问题，许多机关单位未列入议事日程，从档案管理角度看，目前发现有光盘、磁盘小身的质量问题，如霉、变、假冒伪劣品等。还有存入光盘、磁盘上的文件内容问题，有不标明文件题名，造成后来检索不出文件。对现代化设备本身的管理也不够，有的单位何时购微机、何时保养和维修、维修的原因、他用什么程序都没有记载，这给今后的联网工作带来困难，造成新的麻烦，也对文书工作规范化造成新的不利影响。

三、文件材料归档不及时。

《中国***机关公文处理条例》规定文件材料归档按《机关档案工作条例》规定执行，即：“机关文书部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。”从执行情况看，常有不按规定办的情况发生，有的单位文书部门交出已经过去好几年的零散的重要文件材料；由于不按时归档，造成档案室的同志返工拆卷，重新整理，修改案卷、卷内文件目录，浪费人力和物力，又影响档案利用。

产生上述问题的主要原因：

一是领导重视不够。一方面，负责文书工作的领导，他既是领导又是工作人员，领导本身就产生一些文书，领导不按规定办，下面的工作人员又不便对领导提出要求。另一方面，领导有责任督促检查文书规范化问题，但没有认真履行其职责。

二是机关文书人员对档案工作了解不够。从事文书工作的同志对《中国***机关公文处理条例》的学习是认真的，但在执行中偏重于文字及内容的规范，而忽视了档案工作对文书立卷的要求。如：有的同志认为，党委常委会议记录等非常重要的文件，只要保存二三年就行了。这是因不了解文件材料的归档范围和保管期限所致。另外，还有一些办文的同志认为，文书立卷工作是档案部门的事，不是自己的职责范围，违背了《中国***机关公文处理条例》中关于坚持文书处理部门立卷的要求，所以，有的同志只图个人方利用，将自己办理的应当归档的文件材料留下来，没有考虑到这样做将给档案工作增添很多麻烦。

三是档案部门指导不力。《机关档案工作条例》规定，机关档案部门要对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。有的单位档案部门强调文书处理部门立卷，放弃指导，发现档案中存在不规范的问题不及时反馈，予以纠正。加上文书立卷人员更换频繁，业务不熟，使得文书工作不规范的问题一直影响着档案工作顺利进行。

从档案工作中发现文书工作确实存在不够规范的问题，如何加以解决，我们认为要从以下四个方面来进行：

一、加强领导。任何工作都离不开领导的支持。文书工作规范化更是如此。一是领导参加会议、办理事务、解决各种问题形成的重要文件材料，这些文件材料反映了一个单位的主要职能，也是一个单位档案工作的重点，需要领导同志带头来规范。这部分文件材料规范了，可以说这个单位文书工作规范化的重点解决了。二是领导加强督促检查，及时总结经验，对先进的进行推广，存在问题及时纠正。为了确保归档材料的齐全，领导在安排布置工作的同时，要布置文件材料(包括音像、照片)的归档工作。比如召开重要会议，决定的重要事项，领导应要求文书人员作出记录和纪要，如若不规范，呈送领导审批时，要指出并纠正。三是领导要关心文书人员素质的提高。要创造条件，给予学习的机会，提高文书人员的工作水平，从根本上解决文书工作规范化问题。

二、坚持执行制度。要实现文书工作规范化，必须做到“有规矩、懂规矩、守规矩”。我们认为，现在，党和国家对文书工作和档案工作已制订了许多规定，中央办公厅已制定并印发《中国***公文处理条例》和《机关档案工作条例》，国家颁布了《中华人民共和国档案法》，国家档案局也制定了《机关档案工作业务建设规范》，这些法律、条例的制定，说明文书工作规范化已经有规可循，关键是落实，也就是说不但要有规矩，而且应该懂规矩、守规矩，克服随心所欲的习惯，培养一种严谨的工作作风。

三、开展评比竞赛。开展评比竞赛是一种推动工作的有效方法。为了实现文书工作规范化，适当开展检查评比工作是非常必要的。机关单位的文书部门可以根据有关规定，联系实际，制定出文书工作或文书立卷工作竞赛方案，依据一定的规则，制定评分标准，通过检查、竞赛、评比。评出先进，给予通报表彰，并给予适当物资奖励。运用检查评比的好处在于，可以互通情况、交流经验、发现不足，激励先进，促进后进，达到促进文书工作规范化的目的。

四、组织培训和学习。秘书部门的工作质量和效率取决于其工作人员的素质高低，一名秘书工作者受教育的多少、深浅，直接影响其业务水平的高低。特别是机关实现办公自动化后文书工作的手段、工作方式、方法都随之而改变，要适应这种变化，文书人员就必须不断学习新知识、新技术。我们认为，机关单位秘书部门应根据自己的实际情况、文书人员的素质状况，区别不同情况，组织学习，可以进行脱产或不脱产的短期培训，系统地学习，这有利于全面提高秘书人员素质。也可以进行业务研讨，干中学，边干边学，在实践中提高秘书人员的水平。对于大多数秘书人员来说，主要是自学。总之，采取多种形式抓业务学习，从根本上解决文书工作规范化的问题，从而促进档案工作的发展。

档案工作标准化的涵义，主要包括下述几点： ，

第一，档案工作标准化是一个工作活动过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。

第二，档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，节约经费、提高效率、获得效益。

第三，档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。

第四，档案工作标准化是一种需要不断补充、完善所制定标准的工作活动过程。

档案工作标准化有微观和宏观两层涵义。就其微观涵义而言，档案工作标准化就是通过制定标准和实施标准，对档案和档案管理实行统一、简化、协调和优选等有序化管理控制，以便获得最佳档案管理效益的活动。就其宏观涵义而言，档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制定、实施等项工作内容，还包括标准制定前的调查研究工作，标准的补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作，还包括标准化体系的设计，标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。

据我所知，一般最起码是用无酸纸，再生纸的制造好象要经过酸处理，也许不行。但无论如何，参照国家标准吧

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中华人民共和国国家标准

文书档案案卷格式

GB/T 9705-88

The filing forms of administrative records

1适用范围�

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。�

2案卷卷皮格式�

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。�

21硬卷皮格式�

211硬卷皮外形尺寸�

封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。�

封底尺寸同封面尺寸。�

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。�

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。�

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。�

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。�

212案卷封面项目�

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。�

213封面项目的填写方法�

2131全宗名称：�

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国***中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。2132类目名称：�

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。�

2133案卷题名：�

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。�

2134时间：卷内文件所属的起止年月。�

2135保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。�

2136件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。�

2137归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。�

2138档号的编制：�

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。�

全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。�

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。�

案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。�

214卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。�

22软卷皮格式�

使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。� 221软卷皮外形尺寸：�

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。�

222软卷皮封面项目：�

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。�

223软卷皮封二项目：�

软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。�

软卷皮封二项目的填写方法同34卷内文件目录填写方法。�

224软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置。�

软卷皮封三项目的填写方法同43卷内备考表填写方法。�

23卷盒格式�

231卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。�

232卷盒封面和卷脊格式�

卷盒封面为空白面。�

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。�

24填写要求�

填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。�

3卷内文件目录格式

31目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。�

32页边与文字区尺寸�

卷内目录用纸上白边(天头)宽20±05mm�

卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±05mm�

卷内目录用纸左白边(订口)宽25±05mm�

卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±05mm�

33卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。�

34卷内文件目录填写方法�

341顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。�

342文号：文件制发机关的发文字号。�

343责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。� 344题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。�

345日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。�

346页号：卷内文件所在之页的编号。�

347单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：�

全宗号目录号案卷号件号

4×15 mm�

348备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。�

4卷内备考表格式

41卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。�

42卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。�

43卷内备考表填写方法�

431本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。�

432立卷人：由责任立卷者签名。�

433检查人：由案卷质量审核者签名。�

434立卷时间：填写完成的立卷日期。�

5案卷各部分的排列格式

51使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：�

案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。�

52使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。�

6文书档案案卷格式监制�

61文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。�

62在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度。

档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发。

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

三、做好文书以及电子文件的处理工作。

工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量。

案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

六、加强对声像档案的管理和保护。

声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

订书钉和回形针是肯定不行的，会生锈的金属都不能装订档案，如果一定要用订书钉，有专门的不锈钢订书钉，标准大小的6-10块一盒，10号针的文具网上39一盒。你不能用线状吗？三孔一线或两孔一线，这个算是标准要求，而且建筑资料好厚，你用订书针要装订到什么时候？