正式文档编排格式如下：

1、标题格式

一级标题字体格式：仿宋GB2312，小三号，加粗。

一级标题编号格式：“一”、“二”、“三”、“四”。

二级标题字体格式：仿宋GB2312，四号，加粗；

二级标题编号格式：“(一)”、“(二)”、“(三)”、“(四)”。

三级标题字体格式：仿宋GB2312，四号，加粗。

三级标题编号格式：“1”、“2”、“3”、“4”。

四级标题字体格式：仿宋GB2312，四号，不加粗；

四级标题编号格式：“(1)”、“(2)”、“(3)”、“(4)”。

注：所有标题独立成行，不加标点。

2、正文格式

正文内容字体格式：仿宋GB2312，四号，不加粗。

3、页面格式

上、下页边距：254厘米。

左、右页边距：317厘米。

行间距：26磅。

页码：阿拉伯数字，5号字体，页脚居中，封面及目录不添加页码。

4、表格格式

标题行：仿宋GB2312，20号字，加粗，单元格居中。

正文行：仿宋GB2312，12号字，不加粗。

水平对齐方式： 整列所有行的字数≤6时，本列水平居中；整列所有行的字数>6时，本列水平靠左。

垂直对齐方式：全部居中。

文本换行：自动换行。

正式文件的字体用法：

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字；联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7／8。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7／8，首页不显示页码。

法律分析：一、公文用纸幅面尺寸及版面要求

1、字体和字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。2、行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。3、文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。4、公文用纸主要技术指标。公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m~80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为75~95。5、公文用纸幅面尺寸及版面要求。幅面尺寸，公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

法律依据：《党政机关公文格式》

第一条 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

第二条 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

绘制竣工图的相关国家规范如下：

一、建筑工程资料管理规程JGJ∕T185-2009。

二、建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328-2001。包括：

1、归档文件的质量要求。

2、归档的工程文件应为原件。

3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

6、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

7、 所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图，就是在竣工的时候，由施工单位按照施工实际情况画出的图纸。

因为在施工过程中难免有修改，为了让客户（建设单位或者使用者）能比较清晰地了解土建工程，房屋建筑工程，电气安装工程，给排水工程中管道的实际走向和其它设备的实际安装情况，国家规定在工程竣工之后施工单位必须提交竣工图。

为规范制定规范性文件行为，加强规范性文件的监督管理，制定了相关管理规定，下面我给大家介绍关于规范性文件管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

　规范性文件管理规定如下

第一章　总则

第一条　为加强深圳市人民政府(以下简称市政府)及其工作部门、各区人民政府(以下简称区政府)规范性文件的管理，规范行政机关规范性文件的制定、审查和发布，促进依法行政，根据国家有关法律规定，结合深圳市实际，制定本规定。

第二条　本规定所称规范性文件是指市政府及其工作部门、各区政府根据法律、法规、规章和上级行政机关的命令、决定，在其法定权限内制定，规范行政管理事务，具有普遍约束力，且生效时间超过六个月的文件。

市政府工作部门和区政府制定的内部事务管理制度、向上级行政机关的请示和报告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力，或者虽具有普遍约束力但生效时间不超过六个月的文件，不适用本规定。

第三条　本规定所称“市政府工作部门”包括下列机构：

(一)市政府组成部门;

(二)市政府办事机构和直属机构;

(三)法律、法规或者规章授权制定规范性文件的其他市政府工作机构。

市政府为完成某个专项任务而设立的临时机构、归口市政府职能部门管理的办事机构、前款各单位内设机构，不得以本机构的名义对外发布规范性文件。

第四条　规范性文件的名称可以使用“规定”、“决定”、“办法”、“通知”、“公告”和“通告”。

第五条　市政府工作部门制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之前报市政府审查。

区政府制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之后报市政府备案。

市政府法制部门(以下简称市法制部门)具体负责规范性文件的法律和文字技术审查工作。

第六条　市政府工作部门和区政府的规范性文件必须符合下列要求：

(一)为执行法律、法规、规章和国家政策，履行法定职责所必需;

(二)有法律、法规、规章或者上级行政机关的明确授权;

(三)内容符合法律、法规、规章和国家政策;

(四)不简单重复法律、法规、规章、国家政策的规定和上级行政机关的命令、决定;

(五)与其他行政主管机关的管理职能不相冲突;

(六)语言准确、简明和通俗，符合国家行政机关公文行文格式。

推行改革措施的规范性文件，必须经市政府批准。

第七条　市政府工作部门和区政府制定、修改规范性文件不得设定下列事项：

(一)设立或者变更、撤销审批事项;

(二)设立或者变更、撤销行政事业性收费和经营服务性收费项目(但物价主管部门依法履行价格管理职能的除外);

(三)设立或者变更、撤销行政处罚和行政强制措施;

(四)限制或者处分公民、法人和其他组织的法定权益;

(五)在法律规定之外设定强制检测、申报制度，限定他人购买其指定商品以及限制或者变相限制外地商品和外地企业进入本地市场;

(六)其他应当由法律、法规、规章和上级行政机关规定的事项。

第八条　市政府工作部门制定、修改或者废止规范性文件必须在《深圳市人民政府公报》上统一发布。

区政府制定、修改或者废止规范性文件在本区政府公报上发布。

第九条　因发生紧急情况需要制定、修改或者废止规范性文件的，可以按照本规定中有关特别程序进行。但通过特别程序制定的规范性文件生效期不得超过六个月。期满后需要继续执行的，必须在其效力终止之前按照本规定规定的正常程序征求意见、报送审查、备案和发布。

本规定所称的紧急情况是指：

(一)发生自然灾害、流行性疾病或者其他意外变故，危及较大范围公共安全的;

(二)执行上级行政机关的紧急命令和决定。

第二章　文件制定

第十条　市政府工作部门和区政府制定、修改、废止的规范性文件与市民切身利益关系密切和对本地区、本行业建设发展有重大影响的，应当于报送市法制部门审查之前，通过适当的方式公开征求有关单位和个人的意见和建议。

征求意见时应当公布拟制定、修改、废止的规范性文件草案或其主要内容，以及征求意见的方式、截止时间。

法律、法规、规章规定应当在文件制定之前举行听证会的，市政府工作部门和区政府应当在正式通过之前依法举行听证会。

有确定管理相对人的，必要时，文件制定机关应当征求大多数相对人的意见。

第十一条　制定、修改、废止的规范性文件涉及到新技术、新材料、新工艺、新方法的运用，或者对城市生态和环境保护有重大影响的，制定、修改、废止规范性文件的机关还应当事先征求本地区或者国家有关专业机构、专家的意见。

第十二条　市政府工作部门和区政府制定、修改、废止规范性文件时，应当就文件内容的科学性、可行性进行论证，并对可能产生的消极影响制定预防和补救措施。

第十三条　任何单位和个人均可以向制定、修改、废止规范性文件的机关提出书面或者口头意见和建议。

第十四条　对于有关单位和个人提出的意见和建议，制定、修改、废止规范性文件的市政府工作部门和区政府，应当进行认真研究。未予采纳的，应当向建议人予以说明。

第十五条　因发生紧急情况需要制定、修改、废止规范性文件而不能按照本规定公开征求意见的，可不经过征求意见的程序，但必须对已经反映出来的公众意见和可能出现的主要问题作出说明。

第十六条　以市政府或者市政府办公厅名义制定规范性文件时，负责起草的单位应当在形成草案之前依照本章规定征求意见和进行论证，形成草案后提交市政府审定。

第三章　文件审查

第十七条　制定、修改、废止规范性文件的市政府工作部门，应当在规范性文件或者废止规范性文件的决定拟生效日期25个工作日前，将规范性文件提请市法制部门进行法律和技术审查。

第十八条　制定、修改、废止规范性文件由制定机关负责报送审查。两个或两个以上的机关联合制定的，由主办机关负责报送或联合报送。

第十九条　制定、修改规范性文件的市政府工作部门应当向市法制部门报送下列材料：

(一)部门行政首长签署的提请审查的公函;

(二)规范性文件正式文本;

(三)规范性文件的说明;

(四)制定、修改规范性文件所依据的法律、法规、规章、国家政策、上级行政机关的命令和决定;

(五)制定、修改规范性文件所依据的其他有关资料。

与其他行政机关管理职责相关联的，还应当提交与其他行政机关协商情况的说明。

第二十条　废止规范性文件的市政府工作部门应当向市法制部门提交下列材料：

(一)部门行政首长签署的提请审查的公函;

(二)废止该规范性文件决定的正式文本;

(三)废止该规范性文件的说明;

(四)废止该规范性文件所依据的法律、法规、规章、国家政策、上级行政机关的命令和决定;

(五)废止该规范性文件所依据的其他有关资料。

第二十一条　市法制部门应当就下列事项对提请审查的规范性文件或者废止规范性文件的决定予以审查：

(一)规范性文件或者废止规范性文件的决定内容是否符合本规定第六条、第七条之规定;

(二)是否依本规定公开征求意见和进行论证;

(三)因情况紧急来不及征求意见的，其情况是否确实紧急。

符合前款规定的，市法制部门应当在10个工作日内作出审查意见，并通知提请审查的机关。提请审查的机关应当将该规范性文件提请市政府办公厅在《深圳市人民政府公报》上予以发布。

基本符合第一款规定但需要进行修改的，市法制部门应当在10个工作日内将修改意见送提请审查的机关。提请审查的机关将修改后的规范性文件以及相关资料再次提请市法制部门审查时，市法制部门应当在5个工作日内提出复查意见。

因发生紧急情况需要制定、修改、废止规范性文件时，市法制部门应当在5个工作日内提出审查意见。

第二十二条　报送审查的规范性文件和废止规范性文件的决定有下列情形之一的，市法制部门应在10个工作日内提出审查意见，退回报送机关：

(一)报送的材料不足以说明制定、修改、废止该规范性文件的必要性的;

(二)没有充分的法律依据说明该机关有权制定、修改或者废止该文件的;

(三)文件内容违背法律、法规、规章、国家政策、上级行政机关以及市政府的命令和决定的;

(四)没有依照本规定公开征求意见和进行论证的;

(五)文件的文字技术有重大错误或者有重大缺陷以至妨碍对文件的准确理解的。

第二十三条　市政府工作部门将规范性文件或者废止规范性文件的决定报送审查时，因材料不齐备而影响审查工作正常进行的，市法制部门应当即时退回报送机关，并以书面方式指明缺少哪些材料。

第二十四条　提请审查的机关以及其他相关部门对市法制部门提出的审查意见有异议的，可以自接到市法制部门的书面通知之日起10个工作日内向市政府提出申诉，并将此申诉报告同时抄送市法制部门。市法制部门应当根据市政府的要求向市政府提交书面说明。

第二十五条　市法制部门在审查规范性文件时，可以征求有关单位的意见，有关单位应当及时回复意见。

第四章　文件发布

第二十六条　对审查合格的规范性文件或者废止规范性文件的决定，由市政府办公厅在10个工作日内将该文件或者决定在《深圳市人民政府公报》上发布。

市政府办公厅认为提请发布的规范性文件内容不适当，或者不符合公文格式要求的，可以要求提请发布的机关和市法制部门予以说明。

经市法制部门审查合格的规范性文件，制定机关在提请市政府办公厅发布时，应同时提交下列材料：

(一)提请发布的公函;

(二)市法制部门的审查意见;

(三)规范性文件格式文本。

第二十七条　市法制部门未在规定的时间内提出审查意见的，提请审查的市政府工作部门可以将其制定的规范性文件或者废止规范性文件的决定直接提请市政府办公厅予以发布。市政府办公厅在发布之前应当要求市法制部门作出说明。

第二十八条　规范性文件或者废止规范性文件的决定应当规定生效日期。该日期应当是在发布之日起5个工作日之后。

规范性文件或者废止规范性文件的决定如果需要在发布之日起即行生效的，应当在提请市法制部门审查时特别予以说明。

第二十九条　规范性文件在《深圳市人民政府公报》上发布之后，市政府工作部门可以以其他方式公布该规范性文件或者废止规范性文件的决定。

第三十条　凡未经过市法制部门审查和在《深圳市人民政府公报》发布、由市政府各工作部门自行印发的规范性文件或者撤销规范性文件的决定一律无效，执行机关不得执行。

第三十一条　市法制部门发现未按本规定程序发布的规范性文件或者废止规范性文件的决定，应当立即通知发布机关收回已经印发的文件和决定，并提请市政府在《深圳市人民政府公报》上公告撤销该文件或决定。

第五章　区政府规范性文件备案

第三十二条　区政府制定、修改的规范性文件或者废止规范性文件的决定，应当在正式发布后30日内将下列材料送市法制部门备案：

(一)提请备案的公函;

(二)规范性文件或者废止规范性文件的决定的正式文本;

(三)制定、修改或者废止规范性文件的说明;

(四)制定、修改或者废止规范性文件所依据的法律、法规、规章、国家政策、上级行政机关的命令和决定;

(五)制定、修改或者废止规范性文件所依据的其他有关资料。

市法制部门受理区政府报送备案的规范性文件时，应当出具回执。

第三十三条　市法制部门应当对报送备案的区政府规范性文件或者废止规范性文件的决定进行法律和文字技术审查。

第三十四条　市法制部门发现报送备案的区政府规范性文件违反本规定的，分别按下列规定处理：

(一)内容不符合本规定第六条第一款第(一)项至第(五)项、第七条规定的，建议发布机关予以撤销或者提请市政府予以撤销;

(二)文字技术有重大错误或者有重要缺陷妨碍对文件的正确理解的，建议制定机关予以修改。

第三十五条　区政府规范性文件或者废止规范性文件的决定未按本规定报送备案的，由市法制部门责令改正;未备案的规范性文件内容不符合本规定第六条第(一)项至第(五)项、第七条规定的，由市法制部门提请市政府予以撤销。

第六章　其他规定

第三十六条　以市政府或者市政府办公厅名义制定的规范性文件，在呈报市政府领导签发之前，由市政府办公厅交市法制部门按本规定进行研究并提出意见。

第三十七条　市、区政府及其工作部门在行政复议和行政诉讼活动中向复议机关或者人民法院提供有关规范性文件依据时，应当提交政府公报刊登的标准文本。

第三十八条　有下列情形之一时，市政府及其工作部门、区政府应当及时清理本机关制定的规范性文件：

(一)法律、法规、规章、上级行政机关的命令和决定以及本机关制定的新文件修改、替代或者撤销了现行规范性文件的部分或全部内容;

(二)规范性文件已经不适应当前经济建设和社会发展的需要，或者与国家现行政策相抵触;

(三)规范性文件因规范的任务已经完成而自然失效。

市政府工作部门和区政府应当及时向市法制部门报告清理情况。

市政府规范性文件由市法制部门组织清理，并向市政府报告。

第三十九条　已经生效的规范性文件有下列情形之一时，市法制部门应当建议发布机关予以修改或者废止，或者直接提请市政府予以撤销：

(一)文件内容不符合本规定第六条、第七条规定的;

(二)违反本规定有关征求意见的程序规定，没有充分听取当事人和公众意见的;

(三)发布前报送审查、并作为文件制定依据的材料严重失实的;

(四)有其他违反法律、法规和本规定行为的。

第四十条　市政府工作部门和区政府应当将执行本规定纳入本单位依法行政责任制工作目标。违反本规定情节严重，或者由于执行无效的规范性文件，损害自然人、法人和其他组织合法权益的，应当依法追究执行单位负责人以及执行人的法律责任。

第四十一条　市法制部门因审查工作失误致使经其审查通过的规范性文件的内容与本规定第六条、第七条规定相违背的，应当追究其主要负责人以及直接责任人的责任。

第四十二条　市政府工作部门和区政府制定、修改或者废止规范性文件时，应当指定专人制作专门档案。

档案制作人员应当将在文件起草、征求意见、文件审查、发布实施过程中形成和收到的书面材料以及其他有关资料，进行分类整理，及时归档。

市政府档案主管机关负责对规范性文件档案制作、管理进行监督和指导。

第七章　附则

第四十三条　本规定自二00一年一月一日起施行。市政府一九九二年十二月五日发布的《深圳市规范性文件备案规定》同时废止。

 

法律主观：

相信大家对物业公司都不陌生，物业公司属于服务性企业，是有其管理的标准的，比如保洁管理、档案管理都是有标准的。物业公司档案管理标准1、目的：规范万通物业公司日常工作中所产生的各种档案的管理，使各项档案整理完备、及时归档、利于查找，满足可溯性的要求。2、范围：适用于万通物业公司日常运行过程中所产生的各种档案的整理、归档及保管。3、职责：31各职能部门/服务中心负责本组织各类档案的收集、整理、归档及保管；32总经理办公室负责以总公司名义产生的各类档案的归档与保管；33总经理办公室负责本标准执行情况的监督检查。4、程序：41档案的分类及编号：411各职能部门/服务中心按照本组织工作特点对档案进行分类并编号，编制《档案总目录》，放入“全宗卷”内。412档案盒编号：公司简称—部门/服务中心简称—专业代码—类别代码例如：SD—XZ—A01413档案编号：档案盒编号—序号例如：SD—XZ—舜德物业—行政42各类档案的归档要求：421档案的归档范围：a凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。b下列文件不必归档：①重复文件；②临时性文件；③仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件；④未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；⑤一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。422纸质档案归档要求：4221文件、资料名称a在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：①责任者（编制或使用单位）②事由（问题）③文种b文件名称示例：责任者事由文种××部门/服务中心电梯维保合同c如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括弧“”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同××服务中心。4222纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准a记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。b记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。c在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本（第一联）。d用热敏纸接收的传真文件要复印保存。e使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。f如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。g外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上；有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。h《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。i文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。j填写各种记录表格时应无空项、内容表述完整、字迹工整。k本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业服务有限公司；分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管；同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。4223文件、档案立卷归档标准a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。b一般以每份文件单独计算为一件；报表、名册、图册等，一册/本为一件。c以件为单位的档案，在文件左上角以45度角用钉书器装订；超过20页的可用两孔“易劳铁”装订。d对于某些以卷为单位的专门档案，可装订成一卷，但必须严格实行一事一卷（一个问题、一项活动）；以卷为单位的档案在封皮上拟写题名，应反映文件内容的全貌；案卷题名用小2号宋体加粗，一般不超过50个字，每卷不超过100页；在左侧用两孔“易劳铁”装订。e《服务工作单》、《领料单》等日常运行记录要按月立卷，每一卷不超过100页，按日期先后顺序或单据编码排列，每月5日前完成上个月记录的立卷、装订，遇假期顺延。f在每份或每卷文件的右上角用铅笔标写档案编号，按顺序排列。g不同年度的文件，按年代先后顺序排列。h需将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件存在一起，不得分开。卷内文件应有次序地排列，一般为：①正件在前，附件在后；②批复在前，请示在后；③方针政策性文件在前，业务性文件在后；④一个作者，一个问题的案卷按时间顺序排列；⑤一个作者，几个问题的案卷按问题的重要性结合时间排列；⑥几个作者，几个问题的案卷按问题的重要程度排列；⑦会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列。i由两个部门/服务中心合办的文件，由主办部门/服务中心立卷保存，必要时双方均须立卷保存。j归档时间：各种运行记录按月归档，行政、经营等其他类文件，按年度或待事件结束后归档保存。k归档时填写《档案检索目录》，装入档案盒表层。4224合同、协议归档内容：a公司《合同会审单》原件。b公司《用印申请单》。（严格按要求填写）c经各方法定代表人签署,并加盖各方公司印章的合同、协议原件。如为授权人签署，需提供授权委托书。d合同、协议在会审过程中各相关部门提出意见的修改稿。e签约对方为公司，需提供经年检合格并加盖对方公司印章的营业执照复印件；对方为自然人，需提供身份证明复印件。f与合同、协议有关的其它应归档的文件。（除总经理办公室以外其他部门不得留存物业管理服务合同原件）g各项目在签署主合同（主合同即：物业管理服务合同）时，合同名称要明确，只要是物业管理服务的要统一签署成XX项目的物业管理服务合同h凡以公司名义对外出具的各类公函，经办人均须在用印后及时将其中一份原件送交公司行政部存档。i凡以公司名义对外签署的合同、协议不可少于四份，对方盖完章后公司再盖并由总办留原件归档。j外文的文件、资料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无汉译文的需译出文件标题后归档。k归档的文件、资料应完整、准确、系统，书写及载体材料应能耐久保存，整理应符合规范，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。l为确保公司文件的安全和方便查找，各部门及项目需把所有纸质文件设立台账表，按年份、部门、名称、内容等进行细化分类。m照片档案归档要求n照片冲洗后，将照片连同底片（胶片相机）附文字说明一并归档；o数码照片导入电脑保存，每年刻录光盘并附文字说明归档。录音、录像档案归档要求4223各部门/服务中心尽量将录音、录像转换为电子格式，每年刻盘并附文字说明存档。4224不能转换为电子版本的录音、录像带，每一盒为一份档案，按其时间先后顺序登记在《档案检索目录》上，登记内容包括：录制/摄制时间、地点、内容等。4225登记后的录音、录像带、胶片未经批准，不能随意消磁、冲洗，如要消磁、冲洗必须履行审批手续，消磁后要在《档案检索目录》上注明情况，以示注销。4226归档的录音、录像带档案，必须每半年或一年倒带一次，以免粘连、脱磁影响利用。423电子档案的归档要求：4231各部门/服务中心每半年对电脑硬盘中重要文件、电子邮件等重要内容进行刻盘存档。4232电子文档应保存在系统盘（C盘）以外的其它磁盘内，以免系统盘故障导致文件丢失或破坏。4233各部门/服务中心每半年将电子档案分类整理，刻盘存档。4234各分公司及各服务中心档案管理人员要将OA里的文件存放在单位文档相关文件夹中。（不由个人保管）合同、协议归档内容：公司《合同会审单》原件。公司《用印申请单》。（严格按要求填写）424实物档案归档要求：4241范围：奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书及客户赠送的礼品等。4242证书、奖杯等实物档案在形成1个月内归档。4243存放：a实物档案应存放在实物柜中；b如为重点保管、价值较高的实物，先对实物拍照，保存其照片和底片，以便于保管、检索和利用。425外出学习、考察、开会带回的材料归档要求：4251公司各阶层员工因公外出学习、考察和参加各种会议所带回的有价值的文件属公司归档范围，须登记存档。4252如需使用上述文件时，可按借阅规定办理借阅手续。4253如有不交上述文件者，造成文件丢失或内容泄漏，按照文件的密级，追究个人责任。426特殊类别档案的管理：各部门/服务中心的特殊档案，同时按照其具体规定进行管理，如：《员工档案管理操作规程》、《会计档案管理操作规程》、《客户档案管理规定》、《工程资料管理操作规程》等。43档案装具标准：431各部门/服务中心使用的档案盒种类应尽量一致；提倡使用300×220mm（长×宽），厚度50mm规格的硬牛皮纸盒。432档案盒脊标注档号（类别）、案卷题名（概括盒内文件的总题名竖向排列），用白纸按盒脊原有空格面积打印：档号尺寸为30×50mm（高×宽），案卷题名尺寸为125×50mm（高×宽）。字迹要清晰端正，字体用宋体加粗，字号可自定，但在一个部门/服务中心内要统一。分两部分在盒脊原有的档号蓝线下空格内和案卷题名蓝线下空格内粘贴。（见附件一）44档案的保管：441各职能部门/服务中心各专业，指派专人负责本部门/专业所产生档案的管理。442总经理办公室负责公司注册、资质、资信材料、荣誉证书等公司级档案的管理。443档案管理人员必须具有严格的保密观念，严守公司的商业秘密，保证文件与档案的绝对安全；凡属公司重要的会议纪要、经济数据、人事材料等均属保密范围，不准口谈言传随意外流，谨防泄密；未经领导批准，擅自将秘密档案公开者，公司将对其进行严肃处理。

标准和规范的区别主要是词义，详细如下：

标准 原意为目的，也就是标靶。其后由于标靶本身的特性，衍生出一个“如何与其他事物区别的规则”的意思。将“用来判定技术或成果好不好的根据”广泛化，就得到了“用来判定是不是某一事物的根据”技术意义上的标准就是一种以文件形式发布的统一协定，其中包含可以用来为某一范围内的活动及其结果制定规则、导则或特性定义的技术规范或者其他精确准则，其目的是确保材料、产品、过程和服务能够符合需要。标准往往对应该严肃对待的方面（比如机器和工具的安全、可靠性和效率，玩具，医学设备）有深远影响。

规范，有名词、动词等词性。意指明文规定或约定俗成的标准。如：道德规范、技术规范等。或是指按照既定标准、规范的要求进行操作，使某一行为或活动达到或超越规定的标准。如：规范管理、规范操作。形容词：公司的管理很规范，这篇文章行文比较规范等等。对于某一工程作业或者行为进行定性的信息规定。主要是因为无法精准定量而形成的标准，所以，被称为规范。规：尺规；范：模具。这两者分别是对物、料的约束器具，合用为“规范”，拓展成为对思维和行为的约束力量。除了法律、规章制度、纪律外，学说、理论和数学模式也具有规范的性质。 伦理也属于规范。注：规范可能与活动有关(如：程序文件、过程规范和试验规范)或与产品有关(如：产品规范、性能规范和图样)。规范是指群体所确立的行为标准。它们可以由组织正式规定，也可以是非正式形成。物流企业组织为了做到别具特色，需要规范自己的行为，影响组织的决策与行动。