第一条　为了加强档案管理，有效地收集、整理、保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》和有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规定。第二条　本市的机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下简称单位）和个人，应当遵守本规定。第三条　各级人民政府应当把档案事业建设纳入本地区国民经济和社会发展计划，将档案的征集、保管、保护、抢救等事业经费列入同级财政预算。第四条　市、县级档案管理部门主管本行政区域内的档案工作，履行下列职责：

　　（一）对档案工作统筹规划、组织协调和监督指导；

　　（二）监督、指导专业档案馆以及单位的档案管理，协调、指导同级国家机关现行文件收集和利用工作；

　　（三）开展档案法律、法规以及档案标准化的宣传普及和档案教育培训工作；

　　（四）支持、指导民营企业、个体工商户、科技示范户收集、保存、利用生产经营、科研开发等活动形成的档案；

　　（五）对从事档案业务咨询和技术服务的中介机构及人员进行业务监督和指导。第五条　县级以上档案馆应当承担下列职责：

　　（一）做好各种载体档案及电子文件的收集、整理、归档和管理工作；

　　（二）加强馆藏档案的研究整理，按照国家有关规范和标准，实施档案信息化，推进档案现代化管理；

　　（三）开发档案信息资源，依法利用未开放档案和涉密档案，为社会利用档案信息提供条件和服务；

　　（四）配备必要的设备设施，确保档案安全；

　　（五）开展档案鉴定，对超过保管期限或者失去保存价值的档案，按照规定予以销毁。第六条　依法设立的档案中介机构可以从事以下业务：

　　（一）档案整理；

　　（二）档案价值评估；

　　（三）档案业务咨询；

　　（四）档案技术服务；

　　（五）档案寄存保管；

　　（六）营业执照许可的其他档案业务。

　　档案中介机构从事以上业务，应当遵守法律、法规和接受档案管理部门的监督。第七条　单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，属于归档范围的，应当及时收集、整理，按照规定期限移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。

　　档案工作人员工作变动时，应当按照规定及时办理档案移交手续。第八条　承办或者处理下列重大活动、重大事件的单位，应当收集相关文件材料，及时整理归档：

　　（一）国家***检查、视察、考察、指导工作；

　　（二）外国（籍）政要的参观、访问；

　　（三）承办的区域性、全国性、国际性会议；

　　（四）重大自然灾害和重、特大事故；

　　（五）举办的重要政治、经济、文化等活动；

　　（六）其他重大活动或者重大事件。第九条　主办、承办单位应当在重大活动正式启动之日起10日内告知同级档案管理部门，档案管理部门应在受理之日起5日内提出档案管理工作意见。

　　常设机构主办、承办重大活动形成的档案，应当在活动结束之日起50日内，经主办、承办单位档案管理部门验收合格，移交承办单位档案室。

　　档案保管条件不符合国家标准要求可能导致不安全或者损毁的，可以移交同级综合档案馆。第十条　综合档案馆应当按照有关规定收集和征集下列档案：

　　（一）反映社会政治、经济、军事、科技、文化、教育、民族、宗教等活动的；

　　（二）记录著名人士活动、事迹的；

　　（三）记载名胜古迹、民族风情、地理、地质、地貌等内容的；

　　（四）有保存价值的史志、古籍、家（族）谱、契约；

　　（五）其他的珍贵、特色档案。第十一条　县级以上人民政府确定的重点建设工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建设项目，建设单位和承担部门应当及时收集、整理项目实施各个环节、各种载体的文件资料，建立完整的项目档案，分别向同级综合档案馆、专业档案馆或者档案机构移交。

　　重点建设工程验收，重大科研、技改项目鉴定时，档案管理部门和有关档案机构应当对项目档案进行验收。第十二条　国家机关、事业单位变更，档案按照下列规定处理：

　　（一）撤销、终止的，向同级综合档案馆移交；

　　（二）合并的，可以向同级综合档案馆移交，或者经同级档案管理部门同意，由合并后的单位单列全宗保管；

　　（三）分立的，可以移交同级综合档案馆，或者经同级档案管理部门同意，由分立后承担原单位主要职能的单位单列全宗保管。

　　档案管理制度\x0d\\x0d\　　一、档案人员岗位责任制\x0d\\x0d\　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。\x0d\\x0d\　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接***的行政责任或刑事责任。\x0d\\x0d\　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。\x0d\\x0d\　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。\x0d\\x0d\　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。\x0d\\x0d\　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。\x0d\\x0d\　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。\x0d\\x0d\　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。\x0d\\x0d\　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。\x0d\\x0d\　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。\x0d\\x0d\　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。\x0d\\x0d\　　二、档案保管制度\x0d\\x0d\　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。\x0d\\x0d\　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。\x0d\\x0d\　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。\x0d\\x0d\　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。\x0d\\x0d\　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。\x0d\\x0d\　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。\x0d\\x0d\　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。\x0d\\x0d\　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。\x0d\\x0d\　　三、档案复制制度\x0d\\x0d\　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。\x0d\\x0d\　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。\x0d\\x0d\　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。\x0d\\x0d\　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。\x0d\\x0d\　　四、档案查借阅制度\x0d\\x0d\　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。\x0d\\x0d\　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。\x0d\\x0d\　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。\x0d\\x0d\　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。\x0d\\x0d\　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。\x0d\\x0d\　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。\x0d\\x0d\　　五、档案库房管理制度\x0d\\x0d\　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。\x0d\\x0d\　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。\x0d\\x0d\　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。\x0d\\x0d\　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。\x0d\\x0d\　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。\x0d\\x0d\　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。\x0d\\x0d\　　六、档案立卷归档制度\x0d\\x0d\　　1、归档范围\x0d\\x0d\　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。\x0d\\x0d\　　2、归档时间\x0d\\x0d\　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。\x0d\\x0d\　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。\x0d\\x0d\　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。\x0d\\x0d\　　3、归档要求\x0d\\x0d\　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。\x0d\\x0d\　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。\x0d\\x0d\　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。\x0d\\x0d\　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。\x0d\\x0d\　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。\x0d\\x0d\　　4、归档手续\x0d\\x0d\　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。\x0d\\x0d\　　七、“三纳入”、“四参加”制度\x0d\\x0d\　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。\x0d\\x0d\　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。\x0d\\x0d\　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。\x0d\\x0d\　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。\x0d\\x0d\　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。\x0d\\x0d\　　档案人员参加以上活动中带回的资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。\x0d\\x0d\　　八、档案史料编研制度\x0d\\x0d\　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。\x0d\\x0d\　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。\x0d\\x0d\　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。\x0d\\x0d\　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。\x0d\\x0d\　　九、文书材料归档制度\x0d\\x0d\　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。\x0d\\x0d\　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。\x0d\\x0d\　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。\x0d\\x0d\　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。\x0d\\x0d\　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。\x0d\\x0d\　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。\x0d\\x0d\　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。\x0d\\x0d\　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。\x0d\\x0d\　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。\x0d\\x0d\　　6、按年度归档的档案（如文书、会议档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。\x0d\\x0d\　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。\x0d\\x0d\　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：\x0d\　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；\x0d\　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；\x0d\　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。\x0d\\x0d\　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。\x0d\\x0d\　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；\x0d\　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；\x0d\　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；\x0d\　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；\x0d\　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；\x0d\\x0d\　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；\x0d\\x0d\　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。\x0d\\x0d\　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。\x0d\\x0d\　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。\x0d\\x0d\　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-15毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。\x0d\\x0d\　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。\x0d\\x0d\　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。\x0d\\x0d\　　十、档案移交制度\x0d\\x0d\　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。\x0d\\x0d\　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。\x0d\\x0d\　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。\x0d\\x0d\　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。\x0d\\x0d\　　十一、会计档案管理制度\x0d\\x0d\　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。\x0d\\x0d\　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。\x0d\\x0d\　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。\x0d\\x0d\　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。\x0d\\x0d\　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。\x0d\\x0d\　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。\x0d\\x0d\　　十二、声像档案管理制度\x0d\\x0d\　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。\x0d\\x0d\　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。\x0d\\x0d\　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。\x0d\\x0d\　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。\x0d\\x0d\　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。\x0d\\x0d\　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。\x0d\\x0d\　　6、严格做好声像档案的保密工作。\x0d\\x0d\　　十三、实物档案管理制度\x0d\\x0d\　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。\x0d\\x0d\　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。\x0d\\x0d\　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。\x0d\\x0d\　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。\x0d\\x0d\　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。\x0d\\x0d\　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。\x0d\\x0d\　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。\x0d\\x0d\　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。\x0d\\x0d\　　十四、档案保密制度\x0d\\x0d\　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。\x0d\\x0d\　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。\x0d\\x0d\　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。\x0d\\x0d\　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。\x0d\\x0d\　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。\x0d\\x0d\　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。\x0d\\x0d\　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。\x0d\\x0d\　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。\x0d\\x0d\　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。\x0d\\x0d\　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。\x0d\\x0d\　　十五、档案鉴定销毁制度\x0d\\x0d\　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。\x0d\\x0d\　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。\x0d\\x0d\　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。\x0d\\x0d\　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。\x0d\\x0d\　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。\x0d\\x0d\　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。\x0d\\x0d\　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。\x0d\\x0d\　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。\x0d\\x0d\　　十六、档案利用制度\x0d\\x0d\　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。\x0d\\x0d\　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。\x0d\\x0d\　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。\x0d\\x0d\　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。\x0d\\x0d\　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。\x0d\\x0d\　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。\x0d\\x0d\　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。\x0d\\x0d\　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。\x0d\\x0d\　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案

法律分析：档案装订总体质量要求1、 确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2、符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》。3、保证档案扫描图像与原件-致、整洁、清晰。(一) 扫描加工要求1、扫描前应先对案卷进行预处理，启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。2、 采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况，的发生。3、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

法律依据：《中华人民共和国标准化法》 第二条 本法所称标准（含标准样品），是指农业、工业、服务业以及社会事业等领域需要统一的技术要求。

标准包括国家标准、行业标准、地方标准和团体标准、企业标准。国家标准分为强制性标准、推荐性标准，行业标准、地方标准是推荐性标准。

强制性标准必须执行。国家鼓励采用推荐性标准。

《中华人民共和国档案法实施办法》 （以下简称《实施办法》） 第三条明确规定：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理， 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”。这是首次将档案分级管理制 度写进了档案行政法规，用法规的形式予以规定。在2001 年国家档案局发布的 全国档案事业发展“十五”计划中，提出要制订《国家档案馆馆藏永久保管档 案分级标准与管理办法》。可见对永久保管档案的分级管理已经被提上了日程， 成为今后档案管理工作的主要内容之一。同时，各个时期的历史档案作为永久 保管档案的重要组成部分，对其分级管理和保护也是新《实施办法》提出的新 要求和新契机。可以说，在这种情况下提出历史档案分级管理体系正是贯彻新 [19] 《实施办法》的必然要求。 第二，对历史档案实行分级管理，也是执行《中华人民共和国文物保护 法》的需要。2002 年 10 月28 日通过的《中华人民共和国文物保护法》规定， “与重大历史事件、革命运动或者著名人物有关的以及具有重要纪念意义、 教育意义或者史料价值的近代现代重要史迹、实物、代表性建筑”及“历史 上各时代重要的文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料 等”属国家文物，受国家保护。并规定：“博物馆、图书馆和其他文物收藏 单位对收藏的文物，必须区分文物等级，设置藏品档案，建立严格的管理制 度，并报主管的文物行政部门备案。”《中华人民共和国文物保护法》明确 5 规定了档案部门对于保护文物的义务。由于“文物是与档案在内涵上最为接 [20] 近的概念（事物） ”，“档案，尤其是重要的档案，因其既有原始记录作 用又有突出的历史文化作用，可看作是文物。”因而，各级国家档案馆有必 要对馆藏历史档案进行区分，按《中华人民共和国文物保护法》的要求，对 具有文物属性的档案划分等级、设置藏品档案，建立严格的管理制度，并报 主管的文物行政部门备案。

在 日常历史档案管理工作中，除了一两件镇馆之宝外，对绝大多数的历史档案往 往只能平均分配有限的人力、物力和财力，实行相对粗放的管理方式，这就必 然加剧海量馆藏历史档案和有限保护资源的矛盾，对历史档案的长久保存和重 点保护极为不利。只有科学、可行地制定等级划分标准，构建历史档案分级保 护体系，才能在日后的历史档案保护工作中有所侧重，更加合理地利用和配置 [23]如一级历史档案的保管保护条件可优于其他级别历史档案， 有限的保护资源。 平时可重点检查一级历史档案，遇到突发性灾害，也可先抢救一级历史档案， 6 以确保国家珍贵文化遗产的安全。 第五，对历史档案实行分级管理，是依法管理档案、查处档案违法行为的 内在要求。自《中华人民共和国档案法》及其 《实施办法》颁布实施以来，档 案管理逐步走上了法制化轨道。

一般可从以下 9 几方面考虑：一是档案形成时间的特殊性。凡是在历史上重大事件发生时形成 的档案，因对揭开历史的真相具有十分重要的意义，其价值的珍贵程度是无庸 置疑的；二是档案形成者身份的特殊性。档案形成者身份的重要程度，有时往 往决定了档案内容的重要性。凡是反映著名人物思想、生平活动轨迹的原始文 献，均应是珍贵档案的重要候选对象。如领袖人物的手稿、书信等，其价值突 显，应作为一级档案保管；三是档案内容所反映或涉及的对象的特殊性。凡是 档案内容反映的对象具有国家意义、社会意义和民族意义的，应定为一级档案； 具有行业意义、地区意义的，应定为二级档案；具有机关意义的，应定为三级 档案。价值原则是档案分级鉴定中应遵循的最重要的原则。[32] 当然，档案的价值归根结底是对人们需求的满足程度。档案价值实为档案 的使用价值，也就是档案能满足人们某种需要的效用。其具体内容可以概括为 日常工作查考价值、史料价值和文物收藏价值三个方面。国家档案馆的历史档 案分级鉴定更侧重于从历史档案的史料价值和文物收藏价值角度来判定历史档 案的价值大小。所谓史料价值就是可以作为历史凭证、载入史册的价值。所谓 文物收藏价值是指历史档案具有文物性质的纪念价值和欣赏价值。档案馆在进 行历史档案分级鉴定时，必须根据所收藏历史档案的年代和构成，从史料价值 和文物收藏价值角度出发，既要考虑社会的利用需要，又要具体分析历史档案 本身所具有的全部价值，综合判断历史档案的价值。 （2）等级原则。《档案法实施办法》明确规定：“各级国家档案馆馆藏永 久保管档案分一、二、三级管理”。虽然档案分等级管理涉及档案工作的方方 面面，包括档案全宗的保管、档案馆库房条件、档案的执法等工作，但区分档 案价值等级，即档案的分级鉴定是实践档案分级管理的前提和基础。由此决定 了档案分级鉴定必须明确地把档案价值分为一级、二级、三级，摒弃“特别重 要”、“重要”等过于含糊、抽象的词语，为档案分级管理付诸于实践提供可 能。[33] 档案定级，是在对档案价值进行判断和鉴别的基础上，将各种不同的档案 分为不同的等级，它通过对档案不同等级的确定，显示了档案不同的价值和不 同的珍贵程度，由此为采取有区别的保管措施提供了可能。在传统的档案管理 制度中，档案价值大小的等级序列，主要通过档案保管期限来显示，即档案保 管期限越长，其价值越高，保管期限越短，其价值越低。尽管各级档案馆一般 都把历史档案列入永久保管范围，但定为永久保管的历史档案也并不一定就同 珍贵划上等号，因为判断历史档案是否珍贵，除了可供利用的时间长短外，还 有其他许多重要因素。

开展公司档案鉴定工作的通知工作内容及工作要求以下。

1、工作内容，开展公司档案鉴定工作的通知工作内容包括确定文件保管期限和到期档案鉴定两部分内容。

2、工作要求，认真执行国家档案行政管理部门制定的有关企事业单位档案鉴定工作的规定、标准。有严格的组织领导。严格执行企事业单位档案作废、销毁的审批手续。

1、德国档案学家迈斯奈尔在近代档案鉴定理论上作出了开创性贡献。

“高龄案卷应当受到尊重”的思想，改变了过去各国销毁古老文件、保留近期文件的习惯做法，带动各国相继确定档案的“禁毁年限”。如：英国1660年、法国1830年、美国1861年。

提出了档案鉴定的原则与标准，改变了近期各国粗线条的传统做法；

提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一，是对来源原则在鉴定领域的首次肯定。

2、英国：20世纪20年代“行政官员决定论”

代表人物是英国档案学者詹金逊。他的核心思想是档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应当由行政官员自行决定。

一方面他认为文件是行政活动和事务处理的原始证据，不能允许后来的加工整理者进行人为干预，否则文件的原始性就遭到损害。另一方面他认为档案人员参与文件鉴定会玷污档案作为原始证据的神圣和妨碍档案保存目的。

詹金逊的“行政官员决定论”是一种古典的鉴定观，是保守的。

3、波兰：20世纪30年代“职能鉴定论”

波兰学者卡林斯基在德国学者迈斯奈尔的理论基础上提出“职能鉴定论”。

他认为档案文件的价值大小和保管期限的长短，与形成机关的地位高低和职能重要性成正比。他把档案分为两大类：一类是最高行政机关的文件，一般应永久保存；另一类是低级机关的文件，只需保存一定时期后就可以销毁。 

“职能鉴定论”有一定的科学性和普遍性，但其局限性与片面性也很明显。

4、美国：20世纪50年代“文件双重价值论”

美国档案学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”，认为公共文件具有两种不同的价值：

一、原形成机关的第一价值；体现行政管理价值、法律价值、财务价值和科学价值。由形成机关的行政官员鉴定。

二、对其他机关和个人利用的第二价值；体现证据价值和情报价值。由档案部门及其工作人员完成鉴定。谢伦伯格被誉为“美国档案鉴定理论之父”。

5、美国：20世纪60-70年代“利用决定论”

是谢伦伯格以后的美国档案学者提出的，他们的核心观点是学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为鉴定档案的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。“利用决定论”后来遭到美国档案学者的批评和否定。

6、欧美国家：20世纪80-90年代“宏观鉴定论”也称“新职能鉴定理论”

德国档案学者汉斯·布姆斯70年代初提出“社会分析与职能鉴定论”，90年代末基本成熟，其理论核心是文件形成者职能来体现社会价价值。

美国的“文献战略”是由档案学者海伦·塞穆尔斯提出，最初核心是以文件主题作为主要鉴定标准，到90年代初完善为依据文件形成机关的职能来判断档案的价值。

加拿大“宏观鉴定战略”是加拿大学者特里·库克20世纪80年代提出。表现方法为以文件有机联为基础、以文件来源为中心，分析和鉴定文件形成机关职能、计划、活动和业务的重要性。

荷兰“宏观鉴定方法”，依据文件的形成背景和所属部门职能鉴定文件，采用了“三方咨询”（政府机构专家、文件管理者及档案专家）和“民众评价”（考虑和参考民众的意见和建议）。

澳大利亚“宏观鉴定方法”，提出职能分析和利益相关者评估。

档案整理的基本要求

归档材料应当齐全、完整、优化

齐全是指门类齐全，不论是内容还是载体

完整是指归档的材料要完整、不缺损

优化是指仅在数量充分的基础上要求质量优化，具有特色

加强档案调查和指导

各机关、团体和企业事业单位的档案机构依法统一管理本单位的档案，一方面负责对本单位各部门文件材料收集、整理、归档工作进行业务指导，对所属机构的档案工作进行监督、指导；另一方面，档案管理部门要采取多种措施，通过各种途径大力加强调查，强化征集民间特色档案，促进档案资源建设，以丰富馆藏内容，改善馆藏结构，将应接收的档案及时接收进馆。

保持全宗不可分散性

全宗就是一个立党单位形成的全部档案，一个单位的各项活动是密切联系的，因此在活动中形成的各种文件材料也必然存在着固有的联系。为了确保文件的完整，在收集档案时必须坚持全宗不可分散的原则，一个单位所形成的档案应集中到一个档案室，不能人为地分散处理。

加强档案工作的标准化

档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用符合耐久性要求的书写材料，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。归档材料中有电子文件的，应当与相应的纸质文件一并存档。