主要工作流程

一、 档案工作《商业城、物业档案管理办法》 

合同部分： 

1 责任人：人事行政部是合同的主管部门，档案员为合同归档管理的负责人。 

2 合同管理：责任部门签订的合同移交给人事行政部 ，合同要做随时归档、整理编号及按照《档案管理办法》由行政部领导审批借阅。 

3 目标及注意事项：合同要及时归档、文件完整，分类准确，查阅快捷、方便。合同文件严禁任何人复印。 

小商户档案部分： 

1 责任人：营运一、二部为小商户档案的主管责任部门，人事行政部对小商户档案进行统一管理，档案员为小商户档案的管理责任人。 

2 小商户管理：每周周一人事行政部到营运一、二部归档小商户档案，并整理到每户一份的小商户档案内。员工可随时查阅小商户档案，如需复印时需经过人事行政部领导审批方可复印。 

3 目标及注意事项：文件完整，目录清晰，退铺的商户需把档案重新整理、分类用档案袋封存。 

竣工档案及图纸部分： 

1 责任人：地产工程部为档案的形成移交部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。 

2 档案的管理：项目完工后由地产工程部移交商业城的项目竣工档案及竣工图纸（现正在移交中），移交完的档案整理、编号、形成电子目录，按照《档案管理办法》借阅。 

3 目标及注意事项：查找方便，对借阅的档案及时跟踪，保持原有档案的完整性。 

写字间、公寓业主资料部分： 

1 责任人：物业管业部、工程部为档案的主管部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。 

2 资料管理：业主资料收集完整后移交给人事行政部，人事行政部负责归档、 

管理。 

3 目标：便于查找及对外保密工作。 

电子文档部分： 

1 责任人：商业城、物业各部门为档案形成移交部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。 

2 电子文档的管理：人事行政部每半年对各部门电脑内的文件进行备份一次，离职员工、岗位调动员工内的资料由职位变动时备份。由人事行政部统一管理，电子文档的复制由领导签字批准后，以人事行政部实施。 

3 目标及注意事项：及时归档，使用时由人事行政部监督复制。 

其它文件： 

1 责任人：商业城、物业各部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。 

2 文件管理：各部门形成的文件由人事行政部每年统一归档一次。整理、编号。 

3 目标及注意事项：分类管理方便查找。 

二、 保险工作：《保险申报、理赔工作流程》 

1 责任人：人事行政部责任商业城、物业的保险报险、理赔工作，营运部责任小商户的保险理赔工作。发现险情的第一人为报险第一人。 

2 保险的管理工作：发现险情的第一人，将险情严重程度告知公司主管副总/总经理及报保责任人。责任人接到报险后联系责任部门、安管部到现场查看，由责任人统一向保险工作报险等待保险公司出险，由责任人协调责任部门及保险公司直至保险赔付。 

3 目标及注意事项：保险工作努力将公司所受到的损失降到最小。注意：险情发生时应及时通知责任人报险，保持现场，留存保险证据。 

三、 总值巡场记录的跟踪 

1 责任人：人事行政部为总值班巡场的协调、跟踪部门。 

2 巡场的管理：人事负责对商业城、物业总值人员排班，每晚5：00由总值班组织，人事政部协调巡场，告知责任部门，并对巡场的内容进行跟踪落实。 

3 目标及注意事项：把问题及时反馈各部门，跟踪落实完成情况。对有规律，经常发生的问题汇总。 

四、 部分证件的年检工作 

1 责任人：对人事行政部的部门证件的年检工作（物业资质证书、排污费、污水处理费、物业企业营业执照等） 

2 按照政府部门的有关规定及时参加年检工作。 

3 目标：及时年检，保持证件的有效性。 

五、 考核管理工作： 

1 对商业城、物业各部门进行档案的考核工作。 

2 对商业城、物业各部门进行员工工装及工装佩带情况的考核工作。 

六、 写字间、公寓的交楼工作： 

1 责任人：物业管业部为交楼工作的主管部门，人事行政部为物业合同签订、资料收取的责任部门。 

2 主要流程：由售楼员带业主去财务办理完手续后，到人事行政部办理销售单、采暖认证单、维修基金收票，签订物业服务管理合同。增写业主资料卡。 

3 目标及注意事项：非正常出库要有财务负责人签字，所有证件必须齐全，方能出库。 

七、 外出登记台帐的管理： 

1 责任人：人事行政部为外出台帐的责任部门。 

管理：办公人员外出需登记外出台帐，内容要清楚，项目要完整，人事行政部 

档案扫描

档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

档案扫描流程

相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：

文档扫描

批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。

图像处理

对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。

提取有效信息

对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。

管理和利用

通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

参考资料：

具体工作要求：

1、档案资料、图纸的扫描及后期整理 。

2、档案资料录入、校验和数据挂接。

3、对扫描后的数据按照应用要求进行整理 。

4、数字化加工过程管理工作 。

以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑。

可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。

而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

-档案数字化

传统工业制造企业要实现数字化转型并以数字驱动实现高价值管理，需要确保企业拥有高效稳定的网络基础设施和数据存储能力。将为数据的采集、传输和处理提供必要的支持，并为数字化技术的应用奠定基础。包括建立高速稳定的网络基础设施、云计算平台和大数据分析能力，以支持大规模数据的采集、存储和处理。同时，企业还应探索和采用新兴技术，如物联网、人工智能和机器学习，以提高生产效率、质量控制和供应链管理的智能化水平。

以及通过收集、整理和分析大量的实时数据，企业可以获取有价值的洞察，为决策者提供准确的信息和支持。建立数据采集、分析和挖掘的能力，将数据作为决策的重要依据。通过收集和分析大量数据，企业能够识别潜在的优化机会、改进产品质量和提高生产效率。

通过数字驱动和实现高价值管理，传统工业制造企业可以通过数字化转型获得更大的竞争优势。这需要企业建立数据驱动的决策文化，采用智能化的生产和运营方式，优化供应链管理，加强客户关系

传统工业制造企业要实现数字化转型，需要明确战略、建设基础设施、数据驱动决策、推动物联网技术应用、建设数字化工厂，并进行组织文化和结构的改变。这样的转型将有助于企业实现数字驱动和高价值管理的目标。

可选择将工业制造企业与数字孪生技术相结合，进一步加速数字化转型并实现高价值管理。其中，数字孪生技术是一种将实体系统与其数字化模型相连接的技术，可以实时模拟、分析和优化企业的运营过程。结合三维可视化/数字孪生技术，传统工业制造企业可以实现以下方面的优势：

虚拟仿真与优化：通过数字孪生技术，企业可以在虚拟环境中建立实体系统的数字化模型，实时模拟生产过程，并进行优化分析。有助于预测和识别潜在问题，提前采取措施，减少生产中的损失和风险。

智能监控与维护：hIghtopo可以与实体设备相连接，实时获取设备的运行数据和状态信息。通过对数据进行分析，企业可以实现设备的智能监控和维护，预测设备故障，并进行及时维修，减少停机时间和维修成本。

跨部门协同与决策支持：数字孪生技术将实体系统与数字模型相连接，实现了企业内部各部门之间的信息共享和协同工作。这促进了企业内部的沟通与合作，提高了决策的准确性和效率。

新产品开发与创新：协助企业在虚拟环境中进行产品设计、模拟和测试。这使得企业可以更快地推出新产品，并对其性能和质量进行评估和改进，从而提高产品创新能力和市场竞争力。

数据驱动的决策支持：可视化图表能为决策者提供准确的信息和洞察。有助于企业进行数据驱动的决策，优化生产过程等方面，实现高价值管理。

将传统工业制造企业的数字化转型与数字孪生技术相结合，可以提供更强大的分析和优化能力，加速企业的数字化进程，并实现高价值管理。

数字化工作是IT与业务融合的概念，数字化不只是实现业务功能，还需要赋能业务发展，应用数字化手段进行运营等。数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。

数字化应用于产业，即产业数字化，是指传统产业应用数字技术所带来的产出增加和效率提升部分，包括工业互联网、两化融合、智能制造、车联网、平台经济等。

无论你做什么工作，你都需要经验，而所谓的经验不过就是在数据分析后得到结果。管理者需要每天去分析你的库存数据、财务数据、销售网络、产品生产流程、品质数据、售后数据。企业的库存是否合理、财务是否健康、销售网络是否正常、生产流程是否顺利，售后网络是否完善，企业都得从重视数据管理开始。

根据这些数据，你才能作出正确的判断，才能做出正确的决策。数据管理对应于内容管理、竞争情报、知识管理、商业智能、数据仓储，如何权衡效益和成本，综合各个业务子系统的信息，实现良好的数据管理。

数字化管理的主体

数字化管理的主体是人，不要因为数字化忘记了以人为本的原则。数据因人而存在，数据的采集方法和样本很智能很重要，但不能随心所欲，更不能伪造数据。在人的伦理行为尚不能自觉地成为真实数据的道德保障的时候，我们在对数据投入我们的信赖与依靠时不能忽视一个重要的方面，那就是如何以一个适当的概率范围来确证数据的有效性。

我们在数字化管理过程中一定要注意以人为本，要尊重人，激发人的积极性和创造性，挖掘人的潜能，充分发挥人的才干，以取得最好的工作绩效。注重情感管理，以塑造良好的人际关系；注重民主管理，提高企业职工的参与意识；注重自主管理，最大限度地调动人的主动性和积极性；增加人力资本，提高企业职工的素质；注重文化管理，建设企业文化，培养企业精神等。