摘 要：在档案保密工作中，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障，维护档案的完整与安全是档案工作人员的职责。在做好档案保密工作的同时，要正确处理好档案保密与利用的关系，利用必须是在保密基础上的利用，并在利用的过程中要做好监督工作。

关键词：档案工作 保密 利用 监督

在做好档案保管的保密工作中，做好档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障；而档案管理人员也要具备较高的素质，其工作职责是维护好档案的完整与安全，这既是档案工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。在做好档案保密工作的同时，要正确处理档案保密与利用的关系，做到档案要保密，利用必须是在保密基础上的利用，并在利用的过程中做好监督工作。

一、档案的库房管理是档案保密工作的重点

对于档案库房的管理，笔者可以从本学校人事部门管理的人事档案室来说，我们学校人事档案室管理的干部档案卷数现已达到了1000多卷，按照国家规定每1000卷应配置库房25平方米，我校现已具备了坚固、防火、防潮等标准的专用档案库房，并配置了铁质的档案密集架，库房内设置了空调、去湿、灭火等专用设备。根据档案保密的需要，还对档案库房的窗户进行了专门加固，并安装了专用防盗门和防盗器。在配备了专用档案库房的同时，我们还做到了库房与办公室分开、库房与阅览室分开、设置了专门的档案微机室，达到四室分开的标准。另外，按照要求，档案库房的管理由专门从事档案管理工作的人员来负责，并制定了严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。所以说从长期管理档案的实践来看，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、档案管理人员要具备较高的素质，其工作职责是维护档案的完整与安全，并为档案的利用提供物质基础

1、档案管理人员要具备较高的素质

一是政治素质，档案管理人员要有高度的政治责任心和全心全意服务于档案工作的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

2、档案保管人员工作的具体任务就是做到使档案“不坏、不丢、不散、不乱”

不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种因素而使档案损坏。对已经破坏的档案，要及时补救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有目可查。档案保管工作是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

三、正确处理档案保密与利用的关系

1、正确处理档案保密与利用关系的前提是加强档案基础管理工作

首先是加强档案的收集和管理工作，收藏并拥有丰富、齐全、完整、高质量的档案信息资源。有了齐全、完整的信息资源，档案工作的各个环节才有工作对象，才能在开展提供利用上掌握主动权，离开了这一点，档案的利用工作便失去了物质保障。因此，要加强档案的收集工作，确保档案原始资料丰富齐全，并要严把接收关，改变以往档案门类单一、多类档案是单位文书档案的现象；其次是要提高档案现代化水平，更好地服务于本单位各项工作的有序开展。档案管理部门要根据档案现代化管理的要求，采取积极有效的方法和措施，提高档案提供利用工作水平和质量，特别是要加快档案信息管理软件化，以电子技术为手段，加强对档案信息的综合管理和利用。

2、保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的光荣职责

平常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普通存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期存放无人问津，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况和有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况说明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。所以，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给国家或单位的安全和利益造成危害，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

四、在利用档案的过程中，要做好监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种坏现象，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

1、制度建设

档案利用 规章制度 一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。这就要求在利用档案的过程中对利用档案不同层次的人员要规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，确保在利用档案的过程中文件完好无损。

2、要有监督机制

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点保护。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤与利用者交谈，掌握其利用的目的和动机；二是眼勤，勤观察，对每一个利用者都要掌握在自己的视野中；三是手勤脑勤，要勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离开之前，仔细检查翻阅被利用的案卷和文件，发展问题及时解决，并在登记本上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，要及时上报有关领导，以便及时查处，挽回损失。

参考文献：

[1]何红．浅谈如何做好档案利用过程中的保密工作．档案工作论谈，2006，4．□

　导语：档案资料对于用户本身意义重大，因此档案管理的管理工作一定要做好，档案的开放并不意味着放弃保护，而是在遵循保密规则的基础上进行正确有序的开发档案。如何做好档案管理的开放工作，需要工作人员对保密法以及相关制度规定非常熟悉，此外还需要工作人员能够严格执行法律法规，进而做好档案的保密工作。

如何做好档案管理的保密工作

1 档案管理工作现状

　11 对档案管理的认识不足

　高校的档案涉及到高校教师与学生的信息安全，档案中记录了学校活动的全过程，其中包含着教师的工作细节、学生的奖惩事宜等等，在学校人事变动或者调查学生的详细情况时，可以进行参考，进而能够保障高校工作的顺利进行。但是很多学校都没有正视档案的重要性，在就是学校本身对档案管理人员的教育不足，进而导致档案管理人员忽视了档案的保密工作的重要性。

　12 档案丢失现象严重

　由于上级领导对档案管理人员的保密教育不足以及档案管理人员没有认识到档案的重要性，导致档案丢失现象十分严重。其次造成档案丢失的原因还包括工作人员入职前为进行正规的`培训，从而造成档案不能够严格的执行登记、审核、签字以及复查等一系列工作程序，情况严重的还会造成档案丢失和损坏。学校档案管理人员的工作态度能够直接影响到学校档案的管理质量，档案管理质量的好坏会直接或间接的影响到学校的正常工作。

　13 学校保密措施力度不足

　计算机网络的不断发展，使得保险箱、防盗门、监控器以及防盗器等高科技产品应用到了学校的各种重要设施中。虽然档案管理同样加强了现代化设备大的使用，但是由于一些学校对档案管理的重视程度较低，进而投入的经费较少，从而导致硬件设施的落后，除此之外，一些学校仅仅加强了计算机在档案管理中的应用，但是对于档案管理的信息化建设还不完善，计算机中的漏洞等对档案保密工作的影响十分巨大。

　14 档案管理职责分工不明确

　学校档案管理工作需要极高的技术性和专业性知识。高校除了要建立完善的档案管理制度之外，还要明确工作人员的职责分工。健全的档案管理制度能够极大的防止档案管理过程中不良行为的出现。但是目前许多学校由于分工不明确，档案管理制度不健全，进而造成档案保密工作不到位。

　2 做好档案管理的保密工作的建议

　21 加强对学校档案管理的认识

　由于档案中的资料涉及到许多学校教师与学生的一些机密资料，学校的高层和档案管理人员要加强对档案保密工作的重视，特别是涉密档案。并且要能够正确的分析和认识学校档案中的资料具有的现实意义和历史作用。除此之外，学校还应该能够确定档案的保密级别以及保密期限，防止档案信息的泄露对学校造成重大的损失。

　22 完善档案库房管理

　随着科学技术的不断更新，学校应该引进一部分新型硬件设施到档案管理体系中来。学校想加强档案管理保密工作的进行，首先应该将档案库房建设好，档案库房应该采用专用的防盗门、加固窗户，除此之外，库房内外需要安装监控设备，从而能够极大的提高档案管理的保密性。除了防护措施外，还应该在档案存放地点建立索引以及文件保密级别目录，使档案能够科学的、有效的使用。

　23 加强档案监督工作

　加强档案监督工作应该首先建立完善的档案阅览制度、外界制度以及复制制度，从而规范档案利用的审批手续。其次根据人员的不同划分不同的使用范围，防止保密性级别高的档案被随意的阅览。此外档案管理人员要勤快，对于有问题的档案应该及时的处理，并且在档案登记簿上进行备注说明。档案管理人员还应该做好档案的审查工作，其中审查工作包括初审、中审以及终审。除此之外。还有做好方案的解密工作，对已过保密期限的档案列入可以查阅和使用的范围，进而有效的提高档案的使用效率。

　24强化档案管理人员的责任意识

　档案管理人员是档案管理体系中最重要的部分，提高档案管理人员的安全意识、责任意识以及保密意识是做好学校档案保密工作的前提和基础。除此之外，档案管理人员要具备极高的责任心和保密意识，档案管理人员不仅要保障档案完整和安全，还有能够避免档案的丢失，确保档案的安全，完成高校档案的管理工作。档案管理人员在日常工作中，要时刻保持警惕和保密意识，确保档案资料不外泄。

　3 结语

　总之，档案的保密管理问题是现实工作中经常遇到的一个实际问题，我们一定要严肃对待。在档案管理工作中，档案保密和档案维护安全始终是放在首位的，在能够保障档案保密以及维护安全的基础下，进行科学管理、解密等措施，能够极大的提高档案的使用价值，进而能够有效的避免由于档案的泄露造成重大损失这一情况。

档案密级划分暂行规定：

根据中央关于保密工作的规定，遵循“内外有别”，“既便利工作、又确保秘密”的原则，结合城乡建设档案的实际，特制定本规定。

第3条：保密等级分为“绝密”，“机密”、“秘密”和“内部”等四种：

1、“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使党和国家遭受严重危害和重大损失。

2、“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使党和国家遭受较大危害和较大损失。

3、“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄露会使党和国家遭受一定危害和损失。

4、“内部”是没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使用。

● 蔡红梅 档案信息涉及国家利益和安全、社会秩序、个人稳私等内容，档案保密工作也就显得尤为重要。然而在如今网络发展如此迅速的信息时代，如何既能充分发挥各类档案的效能，使其为社会主义建设服务，又确保不发生失泄密问题，是一个值得思考的课题。下面就如何在新时期下，做好档案管理的保密工作谈几点认识。 一、正确处理档案保密与使用的关系 档案的保密是为了更好的使用，但在传统保密观念的影响下，档案工作中普遍存在重保轻用、利用不足的现象。人们在查阅涉密档案时通常会有这样的顾虑“这些材料是涉密的，我能引用吗，会不会出什么问题呢，保险起见，我还是不用了吧”，甚至有些管理者也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长期下来，大量甚至是很有价值的档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于档案资源来说是一种浪费，档案管理人员的价值也无法在利用档案的效果中体现出来。事实上，涉密档案当然应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此，在理清档案保密与使用的关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到档案的科学使用，切实完善工作职能。对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。 二、加强对电子档案的科学管理 随着计算机技术及信息化的发展，档案形式已不再只是传统的纸质文件，取而代之的是各种电子表格，电子文档，档案材料的修改、定稿、整理、归档也不再是以手工抄写为主，而是计算机工具的运用。电子计算机的使用在给档案管理工作带来快捷、方便的同时也带来了安全的隐患。目前对电子档案的管理还存在许多不尽人意的地方，如存储在磁盘、光盘上的电子档案没有做好防消磁、防损坏及备份副本的工作，导致不能正常的使用；存有电子档案的计算机没有做到内外网的分离，没有对内外网服务器部署好防火墙，导致电子档案信息在网上的泄露；没有对电子档案的使用权限做好控制，导致内部人员可以随意更改、编辑电子档案等等。因此，要加强电子档案的科学管理，根据电子档案的秘密等级进行有效管理，明确借阅制度，使用权限，规范借阅手续，同时对存有涉密档案信息的计算机，存储载体与互联网物理隔离，这样才能保证对电子档案的安全管理与正常使用。 三、从发展的角度做好档案密级的调整工作 由于各个档案的特殊性及所涉及的内容不一样，而且随着时间的推移和文件贯彻情况的变化，档案保管过程中的密级常常会发生变化，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。因此我们要根据实际情况从发展的角度定时调整档案的秘密等级，以方便档案的借阅与使用。密级的变化通常有三种，即升密、降密和解密。调整密级的标准主要是解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，在调整密级的同时要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，切实搞好涉密档案的清查鉴定，做好密级调整工作。 四、以人为本，做好开放档案的保密工作 坚持以人为本，是科学发展观的本质和核心，也是做好档案工作的一个指导方针。档案的管理是为了更好的使用，要根据不同档案的性质、内容及实际的使用情况，确定可以开放的档案。比如：人事档案的部分信息可以向个人开放。虽说我国目前的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。但是在实际工作中经常遇到当事人需要查阅自己档案的事例，这按照人事档案的利用制度是绝对不允许的。然而，这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合。我们应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应该享有对自己档案的知情权，当然，知情权只是意味着个人可以查阅档案，并不具有修改权。因此，对于不同性质的档案，我们应该有不同的档案开放制度，有不同的档案开放人群，但无论怎样，以人为本是要放在第一位的，即档案工作是为了更好的为人服务，为我国改革开放和新时期社会主义现代化建设服务。对档案的合理开放，也有利于增强人们的档案意识，增强对档案工作的监督，对档案管理人员价值的肯定。当然，在档案开放之前，要做好档案开放前的各项工作，如对开放档案做严格的审查，确定哪些档案是可以开放的，哪些是绝对需要控制的。提高开放档案案卷内的质量，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求等等。 党的十七大提出要加强党的执政能力建设和先进性建设，贯彻落实科学发展观，构建社会主义和谐社会。

第一章　总 则第一条　为了加强对古籍的保护，促进对古籍的研究和利用，根据《中华人民共和国文物保护法》《江苏省文物保护条例》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本市行政区域内古籍的普查登记、保存修复和使用保护等行为，适用本办法。第三条　古籍保护应当坚持保护为主、抢救第一、合理利用、加强管理的原则。第四条　市、辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会统一领导、组织和协调本区域内的古籍保护工作。

　　市、辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会文化主管部门具体负责本区域内的古籍保护工作。

　　教育、民族宗教、史志、档案等部门和单位，在各自职责范围内做好古籍保护工作。

　　鼓励社会机构和个人参与古籍保护工作。第五条　市、辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会应当将古籍保护工作纳入本级国民经济和社会发展总体规划。

　　市、辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会应当为古籍保护工作管理机构和国有古籍收藏单位提供必要的人员保障。古籍保护所需经费列入本级财政预算。

　　古籍保护经费专款专用，任何单位或个人不得侵占、挪用。第六条　市人民政府文化主管部门组织成立古籍保护工作专家委员会，对全市古籍保护工作进行评定、论证和专业指导。第七条　市人民政府文化主管部门应当明确古籍保护机构，配备专职工作人员，负责全市古籍普查登记成果的汇总、古籍联合目录整理等工作，并向古籍收藏单位和个人提供古籍版本鉴定、保管、修复和使用等方面的咨询服务。第八条　对古籍与古籍收藏单位实行分级管理制度。对列入各级珍贵古籍名录的古籍，予以重点保护。对古籍重点保护单位、江苏省古籍保护单位和所藏古籍被列入各级珍贵古籍名录的单位，予以重点扶持。第九条　市、辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会文化主管部门应当对有下列情形的单位和个人予以奖励：

　　（一）长期从事古籍保护工作，成果显著的；

　　（二）将非国有古籍捐赠给本市行政区域内的国有古籍收藏单位的；

　　（三）在本市行政区域内利用古籍从事公益性服务，成果显著的；

　　（四）在古籍保护科学技术方面有重要贡献的；

　　（五）在古籍面临严重危险时，为抢救古籍作出重要贡献的；

　　（六）在古籍保护领域作出其他重要贡献的。第二章　普查与登记第十条　辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会文化主管部门负责本区域内古籍的普查、登记工作。

　　古籍收藏单位应当向所属辖市（区）人民政府或镇江新区、高新区管委会文化主管部门登记所藏古籍。鼓励收藏古籍的个人向所属辖市（区）人民政府或镇江新区、高新区管委会文化主管部门登记所藏古籍。第十一条　市、辖市（区）人民政府和镇江新区、高新区管委会文化主管部门应当对本区域内的古籍建立古籍保护档案。古籍保护档案应当包括各古籍收藏单位所保管古籍的书目、版本信息、保存状况，及古籍保护设施情况等。第十二条　市人民政府应当建立市珍贵古籍名录。市人民政府文化主管部门负责名录申报工作，古籍保护工作专家委员会对古籍收藏单位和个人申报的古籍进行评审，形成推荐书目，经公示后报送市人民政府公布。

　　本市行政区域内的古籍，凡列入省级以上人民政府公布的珍贵古籍名录的，应当收入市珍贵古籍名录。第三章　保存与修复第十三条　古籍收藏单位应当履行下列职责：

　　（一）按照国家相关规定和技术标准，配备防火、防盗、防自然损坏等设施，进行书库的建设与维护；

　　（二）建立古籍库房管理、古籍阅览等各项古籍管理制度；

　　（三）建立完备的古籍保护工作档案，包括古籍目录、接收档案和修复档案等；

　　国有古籍收藏单位应当配备专职的古籍保护人员。第十四条　国有古籍收藏单位，不得对所藏古籍实施赠予、出售、出租、担保等行为。第十五条　国有古籍收藏单位因科学研究、举办展览等原因需要将所藏古籍出借给其他单位使用的，应当报本级人民政府文化主管部门备案；出借的古籍列入各级珍贵古籍名录的，还应当报市人民政府文化主管部门备案。

　　出借国有所藏古籍时，出借双方应当签订借用协议，明确约定各自的权利义务，确保古籍不受损害。

汉龙实业公司在十年前引进了美国的大幅面纸浆补书机，用于修复许多种类的纸质文献，如古籍、印刷文件、报纸、档案、手稿和字画等。与人工修复相比，纸浆补书机可以大幅提高纸张修补效率，且有增强纸张物理强度的优势，修复破损与加固相结合。

中国古籍的纸张，多采用天然原料的手工制纸，而现今通用的化学胶水、化学浆糊及玻璃胶纸对中国式纸张具有极强的腐蚀力，一般不隔多时，便会使纸张变质黄脆，触手即碎，故而绝不可用。

正确方法应为采用天然面粉浆糊，调以麝香、花椒，可达到修复与避虫双重功能。如果藏家一时无法具备以上条件，也应宁可暂时不修，待请到行家里手，再行修复，绝不可仓促滥修，加厄典籍。

扩展资料

许多民国版本的拓片、字帖、纸墨拓工皆属精良，可版面之上却是黄斑累累，令人扼腕。这是因为民国时期的一些书贾作坊，贪求省惜工料费用，采用了一种叫做“油光纸”的纸张（当时流行的一种廉价的西式工业法制纸），作为字帖的衬纸。

由于西式纸酸碱性不合量，具有一定腐蚀力，以致许多民国旧帖惨遭“黄斑之厄”。这一遗憾也使得当今的古籍藏家得出了一条教训，即：中国古籍必须远离一切西式纸张，二者隔离，方为上策。

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