档案室设施设备的配置

档案保管的物质条件是档案所需一切物质装备的总称，大体有以下几种。

库房和相关设施设备：

库房即存放档案的空间场所（建筑物）。档案库房应符合档案保管的专业要求。但不同的档案机构在库房建筑配置上因受财力等因素的限制又有所不同。选择档案库房应注意这样几个基本问题：

①库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品；档案室要实行办公室、阅览室、库房三公开。

②档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，不能是临时建筑；

③库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此，全木质结构房屋不宜作档案库房使用。库房门窗应有较好的封闭性。

④档案库房要达到三铁；“铁门”、“铁窗”、“铁柜”。

⑤档案库房不能顶楼或一楼，更不能在地下室。⑥档案库房内应安装厚窗帘防光。

扩展资料：

地位：

档案室在各单位中的地位，既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位，也不是处在可有可无的低微地位，而是处在单位办公室（秘书科）内的与各业务部门有密切联系的地位。有的档案室是独立的职能部门，处在与各业务部门同等的地位。

它不同于直接从事物质生产的部门，而是为生产部门提供条件的后勤部门；它不同于履行单位主要职能的部门，而是为职能部门服务的辅助部门；它不同于直接创造精神财富的部门，而是精神财富的储存保管部门。

不能把档案室的地位提得过高，也不能把档案室的地位放得过低。过高了，不符合实际情况；过低了，不利于档案工作的开展。要正确认识档案室工作是单位各项工作中不可缺少的环节，把档案室放在适当的应有的地位上。

－档案室

法律分析：一、档案库房安全管理制度

1、贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫“八防”工作，确保档案的安全。

2、每年春秋季更换两次防蛀、防霉药、进行来年感次除尘工作，进行一次档案卷的检查，如发现档案有虫蛀、霉变、老化等现象，及时作出详细记录，并采取相应的补救措施。

3、库房内应装好遮光窗帘，严禁用明火。每年检查一次电源、电器设备，确保库房内电路畅通，使用安全。

4、严禁吸烟，严禁带入易燃易爆物品，严禁存放瓜果、食物和其它杂物。

5、配备适合档案用的消防器材（灭火器），由专人管理，并按要求定期检查更换，如因失职造成火灾是档案遭受损失者，应按有关规定追究责任。

6、控制好库房内的温湿度（温度摄氏14-24度，温度45-60度。）。并做好连续的温湿度记录，如出现误差，及时开启抽湿机和空调机，调节库房内温湿度。

7、档案室及其档案柜钥匙由专人负责保管，不得乱放或遗失，进出档案室应随手关锁门窗。非档案人员未经许可，不得进入档案库房和擅自查阅档案资料，查阅档案只能在阅档室进行，杜绝档案失窃现象。

8、档案人员工作调动或因公外出，必须与接替人员共同填写交接登记表，办好交接手续后方可离校。

二、档案管-理-员岗位责任制

1、认真学习、宣传，执行上级关于档案工作的方针、政策、规定和本校《档案管理实施办法》及工作制度，努力学习档案业务技术，不断提高自己和政治业务水平。

2、认真做好文件材料的收集、积累、整理、归档工作做到分类科学、组卷合理，期限确切、书写和装订规范。

3、指导和监督各部门、室、组和文件材料的形成、积累、整理工作，并按要求及时做好档案材料的交和进馆档案的进馆工作。

4、按“七防”要求，集中统一管理好本校各类档案。

5、认真做好档案信息的开发利用工作，记好台帐、搞好编研，对校内外查阅档案的同志做到接待热情，服务周到，并及时记好“查借阅档案登记薄”定期编写档案利用效果实例。

6、根据上级规定，做好档案的统计、鉴定和处理工作。

7、严格遵守档案保密纪律、不失密、不泄密。

法律依据：《中华人民共和国档案法》 第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

面对虫害，存入库房的古籍都是经过冰冻房一个礼拜的存放保证杀虫，降低纸张和墨迹的活性。

防灰尘也是很重要的，灰尘里有很多微生物的“食物”

防紫外线也是一个很重要的方面，导致古籍褪色，纸张变脆。措施很简单，防紫外线窗帘

补充一点，许多古籍也是保存在古建筑里，古建筑不能迁改，原有环境容易火灾与漏水，这也是很大的危害。譬如国家图书馆古籍馆，近北海也不是没有道理的。

哪怕国家图书馆新馆新建的库房，也是需要空房下全设备运转半年之久以观测是否存在火灾和漏水的隐患。

国图古籍的库房保存是 16-20度恒温（国外标准是18度），湿度50%，避光，驱虫，防水，保存。

四库全书之类重要古籍，具有其他特定防护措施。

古籍的数字化是保护古籍的最终出路。

指的是防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠，1档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。2档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案知张的破坏。3湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。4档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。5为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。6档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。档案管理是企业各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理具有不可分性，任何业务的发生，必然形成原始的文件材料、帐薄、凭证等资料，这就需要以一定的方式进行保管。而且任何业务活动，又必须遵照一定的方针、政策、原则，而一定的方针、政策、原则又是依据档案材料形成的。因此说档案管理和业务管理是密不可分的。同时，档案还是了解我行发展史、掌握企业发展过程的一个重要途径，因此，强化各类档案数据的管理，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性是档案管理工作的重要内容。随着企业各项管理制度和业务的发展，档案管理中也需要对其内容陈旧、不能适应业务发展需要的规章制度进行更新，因此应及时根据档案管理的实际情况，对《档案管理员岗位职责》、《档案人员工作守则》、《档案保管制度》、《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《库房管理制度》等各项制度重新进行梳理和完善。通过对相关管理制度的进一步梳理，可以使档案管理制度更加完善和健全，使系统档案管理工作向规范化、标准化进一步迈进。

法律依据：《机关档案工作业务建设规范》机关应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。机关档案部门应根据工作需要增置温湿计、复印机、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等。对声像档案的保管，应按《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》中的有关条款执行。

911档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

912 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。

913 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应预留15年档案存储需要。 921 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。

922 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。 阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。 941 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

942 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和GB/T 11821的要求。 951 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。

952 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。

953 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。 961 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

962 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。

963 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

964 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

档案库房选用人工光源照明以什么为光源为好：白炽灯。

一、档案库光的介绍

1、采光度分为自然光和人造光两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应用人造光来照明。库内照明必须坚持人走灯关原则，以减少人工光源对档案的破坏。

2、档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。

档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

3、防光远离紫外线，要求窗户尽可能小一些，尽量遮敝户外日光中的紫外线照射。不随意打开库房门窗，以防光的直射，减少紫外线的透过量。不要在阳光下整理、鉴定、利用档案；运输档案要采取遮阳措施。展览或陈列档案时，要用复印件，且尽量减少利用原件复印的次数。

二、档案库房要求

1、具备充足的照度：档案库房需要保持较高的照度，以方便工作人员进行资料查阅和整理。普遍标准为300lux。照明均匀：为了避免某些区域光照不足或光照过强，照明设计需要做到均匀照亮每个角落。

2、安全性要求：档案库房是涉及重要文献、实物等的机密场所，因此照明设备及配件的选用需要符合消防和安全规定，防止发生火灾、漏电等意外事故。档案库房应配备温湿度调控设备，安装温湿度智能控制系统。

3、温湿度调控设备须具备定时测量、自动调节温湿度、记录温湿度值和超标准范围报警等功能。库内温湿度值应保持在标准范围内，档案库房内应使用白炽灯作为人工照明光源，不准采用荧光灯具。

4、库房应安装防盗门窗，窗户要设纱窗，门窗要加密封条防止灰尘进入库房内。库房内应配备吸尘器。档案库房应设防光窗帘防止阳光直射库内。档案密集架、档案柜排列应避免阳光直射，垂直于有窗户的墙面摆放便于库房通风，柜间的通道应为迂回式，便于档案的搬运和取放。

01

档案室建设指导原则：安全、实用、方便。

02

档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。

（一）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。

（二）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。

03

档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。

04

档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。

05

档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱（架）。

档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。

主通道净宽不小于1m。

两行装具间净宽不小于08m，装具端部与墙之间走道净宽不小于06m。

装具背面与墙的间隔不小于01m，装具顶端与天棚间隔不小于05m。

06

档案室的防护设施：档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

（一）防火

档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识严禁烟火警示牌。

1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。

2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求。

3、独立的档案室建筑要有避雷设施。

4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。

5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。

6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

（二）防潮（水）、防高温

档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为5065%。

1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。

2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。

3、档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。

4、档案库房应安装空调。

（三）防盗

档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。

（四）防虫、防鼠

1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。

2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。

（五）防有害气体

档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。

（六）防光

1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。

2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。

（七）防紫外线

档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。

（八）防磁辐射

对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。

07

档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

08

使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。