1公文格式的组成

　公文格式的组成要素包括：

　(1)发文机关标识(版头、红头)

　(2)公文份数序号

　(3)密级

　(4)发文字号

　(5)签发人(主要用于请示)

　(6)标题

　(7)主送机关(内发可省略)

　(8)正文

　(9)附件

　(10)发文机关署名

　(11)成文日期

　(12)印章

　(13)附注(此件发至 xx级)

　(14)主题词

　(15)抄送单位

　(16)印刷机关和印刷时间

　印刷用纸和技术要求：用a4型纸(297x210)，正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

　 2发文字号

　编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。

　注意：年份不能省略，两边用六角括号;序号不编虚位，不加第。

　 3公文标题

　标准式：发文机关+发文事由+文种

　凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。

　特殊形式：

　(1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

　(2)发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

　 4成文日期

　成文日期确定原则：

　(1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

　(2)领导签发的，以签发日期为准。

　(3)联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。

　(4)法规性文件以文件批准日期为准。

　(5)一般信函、电文以实际发出日期为准。

　成文日期必须写年月日，且要用汉字。

　 5主题词

　《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。

　比如，《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：

　(1)一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。

　标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。

　(2)一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。

　(3)根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。

　(4)在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。

　 6用印

　一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。

　国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

在2012年7月1日之前，此题答案应选b

但2012年7月1日《党政机关公文格式》实施之后，此题就没有答案了。因为现在公文格式中，明确取消了主题词这一要素。

当然可能有的考试中还涉及到这类题，希望你知道答案，也知道事实的真相。

公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。

一、主题词标引程序三步走

第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。

第二步：提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性的主题概念，舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径：

（1）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。

（2）查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。

（3）查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。

第三步：标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。

在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：

（1）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；

（2）主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；

（3）同类型公文所选用的主题词是否一致；

（4）标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。

二、主题词标引三要

一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，

（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，

（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。

二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。黄委系统公文主题词标引深度不超过7个。

三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭失主题概念精度的一个重要因素。

三、主题词标引三不

一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。

二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。

三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。

主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需要从业人员严谨、认真、踏实的作风。限于篇幅，不再一一赘述。